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Política de Proteção de Dados da CWT

Última atualização em 12 de Fevereiro de 2014


Por que nós coletamos dados pessoais?

Esta Política de Proteção de Dados e Privacidade explica como a Carlson Wagonlit Travel (CWT Global de B.V. e suas subsidiárias - CWT) utiliza as informações pessoais. A CWT é uma empresa de gerenciamento de viagens com operações em muitos países ao redor do mundo e presta serviços de viagens corporativas e serviços de reuniões e eventos aos seus Clientes corporativos. A CWT coleta os dados pessoais dos viajantes dos Clientes, dos participantes em reuniões e eventos dos Clientes organizados pela CWT e dos usuários de sites da CWT. O objetivo desta coleta de dados é para que a CWT preste tais serviços.

 

Quais são os dados que coletamos?

Ao prestar serviço a um determinado Cliente corporativo, é criado para cada viajante um "Perfil eletrônico do Viajante" na ferramenta de propriedade da CWT, o CWT Portrait. Os dados pessoais são inseridos através dos feeds dos clientes corporativos ou pelo viajante (ou organizador de viagens autorizado). Os dados pessoais que coletamos para cada viajante podem incluir: nome, sexo, data de nascimento, endereço, números de telefone, endereços de e-mail, referências/números de cartão de crédito, destinos de viagem, horários de viagem, preferências de viagem (assento, refeição, opção de fumante, etc), detalhes de passaporte e visto, bem como as informações sobre parentes mais próximos. Caso um "perfil mestre” seja criado por um prestador de serviços de ferramenta de reservas online (OBT), a CWT recebe os dados do perfil da OBT e um perfil é criado automaticamente no CWT Portrait para permitir que o consultor atenda às solicitações do viajante. Ao organizar uma reunião ou evento para um cliente corporativo, a CWT coleta os dados pessoais para inscrever os participantes na reunião ou evento por meio de ferramentas que podem ser selecionadas pelo Cliente ou recebe as listas de participantes do Cliente. A CWT coleta os dados pessoais dos usuários de seus sites por meio de formulários online e quando os usuários nos enviam suas informações por e-mail. A CWT encaminha essas solicitações dos usuários para que a equipe CWT adequada responda ao usuário.

 

Como processamos os dados pessoais

Além de criar Perfis de Viajantes e os "Registros de Identificação dos Passageiros” (PNRs), a CWT utiliza os dados pessoais (geralmente o PNR) do viajante para os seguintes fins de viagem e outros fins relacionados à mesma.

 

Reservas: Os Perfis de Viajantes são armazenados em um banco de dados como um documento de referência a ser consultado cada vez que uma reserva tenha que ser feita. Quando uma reserva for feita, a CWT cria um PNR que contenha todos os dados pessoais junto com as informações de reserva que forem necessárias para efetuar a solicitação de viagem de um viajante e cumprir os requisitos de regulamentação com relação às viagens para certos destinos, tais como o Programa Secure Flight [Voo Seguro] nos Estados Unidos e o Advanced Passenger Information System [Sistema Avançado de Informações de Passageiros] em vários países, tais como o Reino Unido e China. Para fazer reservas, a CWT precisa transferir os dados pessoais para vários prestadores de serviços de viagens terceiros (tais como companhias aéreas, hotéis, locadoras de automóveis, empresas de ferramenta de reservas online e provedores de monitoramento de segurança, bem como sistemas informatizados de reserva) dentro do país de origem do viajante ou em outro país para onde o viajante venha a viajar e, muitas vezes, também para os órgãos governamentais em determinados destinos (como DHS – Departamento de Segurança Nacional – nos EUA). Sem tais informações, a viagem não será possível.

 

Consolidação dos Dados de Viagem: A pedido do Cliente (a parte pagante da viagem), a CWT ou terceiros podem elaborar relatórios de informações que resumem e analisam os gastos com viagens por destino, por prestador de serviços de viagem, etc. Tais relatórios podem incluir determinados dados pessoais do perfil do viajante.

 

Transferências para Terceiros a Pedido do Cliente Corporativo: A CWT pode transferir os dados pessoais para terceiros a pedido do Cliente. Por exemplo, para fins de consolidação de dados ou serviços de monitoramento do viajante durante emergência. Essas transferências podem envolver transferências de dados pessoais para outros países.

 

Transferências dentro do Grupo CWT: As transferências são feitas em toda a CWT, suas subsidiárias, joint ventures e parceiros internacionais para dar suporte aos serviços relacionados a viagens, tais como serviços de reserva online de emergência, emissão de passagem de companhia aérea e solicitações de help-desk técnico e para monitoramento, onde for necessário para o cumprimento da lei.

 

Transferências para prestadores de serviços da CWT: as transferências são para que a CWT obtenha os serviços de suporte relacionados a serviços de viagens e Meeting & Events prestados a seus clientes (tais como administrativos, tecnologia da informação e plataformas de tecnologia para as ferramentas, telecomunicações, serviços de pagamento).

 

Transferências de regulamentação: Por lei, pode ser exigido que a CWT transfira os dados para governos e órgãos de execução legislativa, sempre que necessário.

 

Compliance da Política de Viagens:  A pedido do cliente, a CWT pode reportar sobre o compliance do viajante em relação à política de viagens do Cliente e identificar qualquer exceção em seu cumprimento.

 

Recolhimento de Pagamentos de Viagem: A CWT pode transferir os dados pessoais a terceiros no país de origem do viajante ou para outro país com a finalidade de recolher os pagamentos relacionados às reservas de viagens.

 

Bases de Dados da CWT: Os Perfis eletrônicos de Viajante que a CWT mantém são armazenados numa base de dados central em uma localidade da CWT nos Estados Unidos. Para clientes que utilizam um provedor OBT, os dados pessoais podem ser armazenados por esses terceiros.

 

Produtos e Serviços Novos: Com o objetivo de melhorar o serviço e com base nos dados fornecidos à CWT, a CWT pode enviar as informações adicionais ao viajante, caso se aplique a sua viagem ou antes de futuras viagens. Um exemplo pode ser uma lista de restaurantes perto de um hotel específico na cidade de destino ou estacionamento no aeroporto de partida.

 

Aplicação da Política

Transferência para Terceiros: Antes de uma transferência, os terceiros (exceto prestadores de serviços de viagens e transferências autorizadas, tais como no interior da UE) devem assinar um acordo de transferência de dados com a CWT que os obrigue a seguir as leis de proteção de dados aplicáveis.


Segurança
: A CWT implementou medidas técnicas e organizacionais adequadas à proteção contra divulgação ou destruição acidental ou ilícita dos dados pessoais obtidos dos viajantes de nossos Clientes. 


Retenção e Exclusão:
 A CWT mantém os dados pessoais apenas enquanto for necessário para o cumprimento dos serviços solicitados pelos seus Clientes. A CWT pode precisar manter certos dados para cumprir as leis de relatórios financeiros ou para consultas de Clientes sobre as antigas atividades de viagem. 


Situações excepcionais: 
No entanto, há algumas situações em que será impossível seguir o procedimento normal, tais como com grupos e tripulações de navios e de mineração. Nesses casos, as informações de viagem (incluindo os dados pessoais) não serão dados pelo viajante, mas por terceiro. Caso o Cliente nos forneça os dados pessoais de um viajante, o Cliente deverá garantir que ele tem o direito de compartilhar esses dados conosco e sem que nós tomemos quaisquer novas medidas exigidas por lei de proteção de dados e privacidade, nós podemos coletar, utilizar e divulgar tais informações para os fins descritos acima. O Cliente deve tomar medidas razoáveis para garantir que o viajante individual em questão esteja ciente dos vários assuntos detalhados nesta Política de Proteção de Dados e Privacidade da CWT, como aquelas questões relacionadas a tal indivíduo, incluindo a nossa identidade, como entrar em contato conosco, os efeitos da coleta, nossas práticas de divulgação de informação, o direito do indivíduo de obtenção de acesso aos dados e as consequências para o indivíduo, caso os dados não sejam fornecidos.


Viajantes a Lazer: 
Em muitos casos, nossas operações de lazer também mantêm perfis dos viajantes.

 

Direitos de Acesso dos Viajantes

O viajante tem direito de acesso a seus dados pessoais. O viajante pode atualizar seu Perfil de Viajante diretamente no CWT Portrait. Para entrar em contato com a CWT em caso de dúvidas ou problemas sobre o processamento de dados da CWT, o viajante deve falar com o seu contato principal na CWT, seja o consultor de viagens habitual que reserva as viagens ou o gerente do programa, o contato principal do Cliente.

 

Perguntas Frequentes

 

Como a CWT informa os viajantes?

A CWT informa os viajantes sobre o processamento de dados da CWT por meio desta Política. A CWT também está adicionando um “Comunicado ao Viajante” em suas ferramentas voltadas para o viajante e anualmente enviará e-mails com atualizações.


Por que o contrato de viagem entre a CWT e o Cliente não é suficiente para proteger os dados pessoais dos viajantes?


O contrato de serviços de viagem é entre o Cliente Corporativo e a CWT, e não entre o viajante e a CWT. As leis de proteção de dados protegem os direitos do viajante individual; e no processamento de dados do viajante individual, a CWT tem obrigações perante essas leis as quais ela própria tem de cumprir e não pode repassar para o Cliente.


Quando a CWT precisa obter o consentimento do viajante?

Em termos práticos, será muito difícil e, em alguns países, até mesmo impossível para a CWT prestar serviços de viagem a um viajante individual que não autorize a CWT a processar seus dados de viagem.

 

Quais são as obrigações que a CWT tem no processamento dos dados?

A CWT deve assegurar, no mínimo, que os dados pessoais:

  • Sejam processados justa e legalmente;
  • Sejam obtidos apenas para fins específicos e legítimos, não devendo ser posteriormente manuseados de qualquer forma incompatível com esses fins;
  • Não sejam excessivos (em termos do tipo de dados solicitado) em relação aos fins para os quais são recolhidos e, posteriormente, manuseados;
  • Sejam precisos;
  • Sejam mantidos em segurança e não sejam mantidos por mais tempo do que o necessário.

 

A CWT pode usar os dados para realizar suas próprias análises?

A CWT não pode utilizar os dados para fins de promoção e marketing por terceiros, a menos que o viajante permita. No entanto, a CWT pode, por exemplo, usar os dados para analisar as tendências de viagem de seus clientes corporativos, a fim de propor outros serviços da CWT para os clientes, tais como os serviços do CWT Solutions Group, sem obter o consentimento do viajante.

 

Notas

As notas a seguir são para detalhar certos pontos e especificidades de países.

 

'Carlson Wagonlit Travel' refere-se ao grupo de empresas do qual a CWT Global B.V. é a controladora, uma empresa holandesa, e suas subsidiárias em mais de 50 países ao redor do mundo. A CWT valoriza a proteção de dados pessoais de todos os nossos viajantes onde quer que eles estejam localizados em todo o mundo.

 

Austrália. Nós utilizaremos e divulgaremos os dados pessoais para o fim principal pelo qual eles foram coletados. Nós também podemos usar e divulgar os dados pessoais para fins relacionados ou associados às principais razões pelas quais nós os coletamos.

 

União Europeia. Segundo as normas da U.E., os dados pessoais podem ser transferidos dos estados membros da União Europeia e dos três países do EEE (Noruega, Lichtenstein e Islândia) e para uma lista de países terceiros designados (incluindo Argentina, Israel, PNRs para o Bureau of Customs and Border Protection [Departamento de Aduana e Proteção de Fronteira], PNRs para o Australian Customs Service [Serviço Aduaneiro Australiano]), sem que seja necessária qualquer salvaguarda. A CWT celebrou Cláusulas Modelo da UE, tais como com suas subsidiárias nos EUA e sua subsidiária indiana.

 

Safe Harbor dos Estados Unidos. A U.E. negociou com o Departamento de Comércio dos EUA certos princípios e diretrizes para a transferência de dados. Os Princípios de Privacidade de Safe Harbor dos EUA e da UE orientam as entidades na prestação de um nível adequado de proteção dos dados pessoais. A Carlson Wagonlit Travel, Inc. e suas subsidiárias nos EUA cumprem a Estrutura do Safe Harbor dos EUA e da EU e a Estrutura de Safe Harbor dos EUA e da Suíça, em relação à coleta, uso e retenção de informações pessoais de países membros da União Europeia e da Suíça. A Carlson Wagonlit Travel, Inc. e suas subsidiárias nos EUA certificam que adotam os Princípios de Privacidade Safe Harbor com relação ao aviso, escolha, transferência, segurança, integridade de dados, acesso e execução. Para saber mais sobre o programa Safe Harbor e para visualizar a certificação da Carlson Wagonlit Travel, Inc., acesse o site t http://www.export.gov/safeharbor/.

 

Resolução de disputas para reivindicações sob o Safe Harbor: Quaisquer questões ou preocupações em relação à utilização de divulgação de informações pessoais devem ser dirigidas ao seu contato habitual, consultor de viagens ou gerente de programa. A CWT investigará e tentará resolver as reclamações e disputas a respeito do uso e divulgação de suas informações pessoais de acordo com os princípios do Safe Harbor. Para reclamações que não possam ser resolvidas entre a CWT e o autor da denúncia, a CWT concordou em cooperar com as Autoridades de Proteção Dados da União Europeia ou a Comissão Federal Suíça de Proteção de Dados e Informação.

 

Esta política está sujeita a alterações. As alterações serão publicadas neste site, portanto, certifique-se de verificar regularmente.