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Política de Protección de Datos de CWT

Última actualización, 12 de febrero de 2014

 

¿Por qué recogemos datos personales?

Esta Política de Protección de Datos y Privacidad explica cómo Carlson Wagonlit Travel (CWT Global B.V. y sus afiliados - CWT) utiliza la información personal. CWT es una empresa de gestión de viajes que opera en numerosos países en todo el mundo y que proporciona servicios de viajes de negocios y servicios de reuniones y eventos a sus clientes corporativos. CWT recoge datos personales de los viajeros de los Clientes, de los participantes en las reuniones y eventos de Cliente organizadas por CWT y de los usuarios de las páginas web de CWT. El propósito de esta recogida de datos es que CWT proporcione estos servicios.

 

 

¿Qué datos recogemos?

Cuando prestamos servicio a un determinado Cliente corporativo, se crea un ‘Perfil de Viajero’ electrónico en una herramienta propiedad de CWT, CWT Portrait, para cada viajero. Los datos personales se introducen a través de transmisiones de los clientes corporativos o de los viajeros (o de los organizadores de viajes autorizados). Los datos personales que recogemos de cada viajero pueden incluir: nombre, género, fecha de nacimiento, dirección, números de teléfono, direcciones de correo electrónico, referencias/números de tarjeta de crédito, destinos de viaje, horarios de viaje, preferencias de viaje (asiento, comida, fumador, etc.), detalles de pasaporte y visado así como información del familiar más cercano. Si un ‘perfil maestro’ es creado por un proveedor de servicio de herramienta de reservas online (OBT), CWT recibe los datos del perfil de la OBT y automáticamente se crea un perfil en CWT Portrait para permitir al consultor tramitar las peticiones del viajero. Cuando organiza una reunión o evento para un Cliente corporativo, CWT recoge datos personales para registrar a los participantes en la reunión o evento a través de herramientas que pueden ser seleccionadas por el Cliente, o CWT recibe listas de participantes del Cliente. CWT recoge datos personales de usuarios de sus páginas web a través del uso de formularios online y cuando el usuario nos envía por email sus datos de contacto CWT reenvía las peticiones de esos usuarios al equipo apropiado de CWT para que responda al usuario.

 

 

¿Cómo procesamos los datos personales?

Además de crear Perfiles de Viajeros y ‘registros del nombre del pasajero’ (PNR – Passenger Name Record), CWT utiliza los datos personales (normalmente el PNR) del viajero para el siguiente viaje y otros propósitos relacionados con el viaje.

Reservas: Los Perfiles de Viajero se almacenan en una base de datos como un documento de referencia para ser consultados cada vez que ha de realizarse una reserva. Cuando se realiza una reserva, CWT crea un PNR que contiene todos los datos personales así como la información de reserva que se necesita para llevar a cabo la petición de un viajero y para cumplir con los requisitos legales para viajar a ciertos destinos como el programa Secure Flight (Vuelo Seguro) de Estados Unidos y el Advanced Passenger Information System (Sistema de Información de Pasajeros Avanzado) de varios países como Reino Unido o China. Para hacer reservas, CWT necesita transferir datos personales a varios terceros proveedores de servicios (como líneas aéreas, hoteles, compañías de alquiler de coches, compañías de herramientas de reservas online y proveedores de seguimiento en materia de prevención y seguridad; así como sistemas informáticos de reserva), al país de residencia del viajero o a otro país al que el viajero vaya a viajar y a menudo a órganos de gobierno para determinados destinos (como la DHS en EE.UU.). Sin esta información, viajar no sería posible.

 

Consolidación de los Datos de Viaje: A petición del Cliente (la parte que abone el viaje), CWT o un tercero puede preparar informes informativos que resuman y analicen los gastos en viajes por destino, proveedor de viajes, etc. Tales informes pueden incluir determinados datos personales del perfil del viajero.

Transferencias a Terceros a Petición del Cliente Corporativo: CWT puede transferir datos personales a terceros a petición del Cliente. Por ejemplo, para la consolidación de datos o los servicios de rastreo de viajeros durante una emergencia. Estas transferencias pueden incluir transferencias de datos personales a otros países.

Transferencias dentro del grupo CWT: las transferencias se realizan entre CWT, sus subsidiarias, empresas conjuntas y socios internacionales para prestar apoyo a servicios relacionados con el viaje tales como servicios de reserva online, emisión de billetes aéreos y peticiones técnicas al centro de atención de usuarios de emergencia, así como para revisiones allí donde sea requerido para cumplir con la legislación.

 

Transferencias a proveedores de servicio de CWT: las transferencias son para que CWT obtenga servicios de apoyo en conexión con servicios de viajes y reuniones y eventos para sus clientes (tales como administración, tecnología de la información y plataformas tecnológicas para herramientas de CWT, telecomunicaciones, servicios de pago).

Transferencias regulatorias: CWT podría, por ley, ser obligada a transferir datos a gobiernos y agencias de ejecución de las leyes siempre que sea requerido.

 

Cumplimiento con la Política de Viajes: a petición del Cliente, CWT podría informar sobre el cumplimiento de los viajeros de la política de viajes del Cliente e identificar cualquier excepción al cumplimiento.

 

Recaudación de los Pagos de Viaje: CWT podría transferir datos personales a terceros del país de residencia del viajero o a otro país con el fin de recaudar pagos relacionados con reservas de viajes.

 

Bases de datos de CWT: los Perfiles de Viajeros electrónicos que CWT mantiene están almacenados en una base de datos central en una instalación de CWT en Estados Unidos. Para los clientes que utilicen un proveedor de OBT, los datos personales podrían ser almacenados por esos terceros.

 

Nuevos Productos y Servicios: con el objetivo de mejorar el servicio y en base a los datos proporcionados a CWT, CWT podría enviar información adicional al viajero si es relevante para su viaje o con antelación a futuros viajes. Un ejemplo podría ser un listado de restaurantes cerca de un hotel específico en la ciudad de destino o aparcamiento en el aeropuerto de salida.

 

Aplicación de la Política

Transferencia a Terceros: antes de una transferencia, los terceros (excepto para proveedores de viajes y transferencias autorizadas, como por ejemplo dentro de la UE) son obligados a firmar un acuerdo de transferencia de datos con CWT que les exige cumplir con las leyes de protección de datos vigentes.

 

Seguridad: CWT ha implementado medidas técnicas y organizativas apropiadas para proteger los datos personales obtenidos de los viajeros de nuestros Clientes frente a cualquier divulgación o destrucción accidental o ilegal.

 

Retención y Borrado: CWT mantiene los datos personales solo durante el tiempo necesario para proporcionar los servicios solicitados por sus Clientes. CWT podría necesitar mantener ciertos datos para cumplir con leyes de información financiera o consultas de Clientes sobre actividades de viaje pasadas.

 

Situaciones excepcionales: existen ciertas situaciones, sin embargo, en las que el procedimiento normal será  imposible de seguir tal y como en el caso de grupos y tripulaciones de barcos y personal del sector minero. En estos casos la información para el viaje (incluyendo los datos personales) no serán proporcionados por el viajero sino por un tercero. Si el cliente nos proporciona datos personales acerca de un viajero, el Cliente debe asegurarse de que puede revelarnos estos datos y que, sin tomar nosotros otros pasos requeridos por leyes de protección de datos y privacidad, podemos recoger, utilizar y desvelar dicha información para los propósitos descritos más adelante. Los Clientes deben tomar medidas razonables para garantizar que el viajero individual afectado conoce los diversos aspectos detallados en esta Política de Protección de Datos y Privacidad de CWT[.2] , incluidos nuestra identidad, datos de contacto, propósitos de recogida, nuestras prácticas de revelación de la información, el derecho del individuo de obtener acceso a los datos y las consecuencias para el individuo si los datos no son proporcionados.

 

Viajeros de ocio: en muchas instancias, nuestras operaciones de vacacional también requieren que almacenemos los perfiles de los viajeros.

 

Derechos de Acceso de los Viajeros

El viajero tiene derecho a acceder a sus datos personales. El viajero puede actualizar su Perfil de Viajero directamente en CWT Portrait. Para ponerse en contacto con CWT con preguntas o cuestiones acerca de la forma en la que CWT procesa los datos, el viajero debe ponerse en contacto con su contacto principal en CWT, bien el consultor de viajes que normalmente se encarga de sus reservas, bien el gestor del programa, principal contacto del Cliente.

 

Preguntas más frecuentes


¿Cómo notifica CWT a los viajeros?

CWT notifica a los viajeros acerca del modo en el que CWT procesa los datos a través de su Política. CWT también está añadiendo un ‘Comunicado a los Clientes’ en sus herramientas de cara al viajero y enviará actualizaciones por email anualmente.


¿Por qué no es suficiente el acuerdo de viaje entre CWT y el Cliente para proteger los datos personales de los viajeros?

El acuerdo de servicio de viajes es entre el Cliente corporativo y CWT, no entre el viajero y CWT. Las leyes de protección de datos protegen los derechos del viajero individual y al procesar los datos del viajero individual, CWT tiene obligación bajo esas leyes de respetarlas y no puede pasar la responsabilidad al Cliente.


¿Cuándo necesita CWT obtener el consentimiento de los viajeros?

Desde un punto de vista práctico, resultaría muy difícil y en algunos países incluso imposible para CWT proporcionar servicios de viaje a un viajero individual que se niegue a permitir que CWT procese sus datos de viaje.

 

¿Qué obligaciones tiene CWT a la hora de procesar los datos?

CWT debe garantizar, al menos, que los datos personales:

  • Se procesen de manera cuidadosa y legítima.
  • Se obtengan únicamente para propósitos específicos y legítimos y no se procesen de ningún modo que sea incompatible con estos propósitos.
  • No sean excesivos (en términos del tipo de datos solicitados) en relación con los propósitos para los que son recogidos y procesados.
  • Sean exactos.
  • Sean almacenados de forma segura y no se almacenen más tiempo del necesario.

 

¿Puede utilizar CWT los datos para llevar a cabo sus propios análisis?

CWT no podrá utilizar los datos para promociones y acciones de marketing de terceros a no ser que el viajero dé su consentimiento. No obstante, CWT podría, por ejemplo, utilizar los datos para analizar las tendencias de viaje de sus clientes corporativos a fin de proporcionar otros servicios CWT a sus clientes, como por ejemplo los servicios de CWT Solutions Group, sin recibir el consentimiento del viajero.


Notas


Las siguientes notas sirven para detallar ciertos puntos y especificidades de ciertos países.

'Carlson Wagonlit Travel' se refiere al grupo de empresas cuya empresa matriz es CWT Global B.V., una compañía holandesa y sus afiliadas en más de 50 países de todo el mundo. CWT valora la protección de los datos personales de todos nuestros viajeros independientemente de dónde estén ubicados.


Australia. Utilizaremos y desvelaremos datos personales para el propósito para el que fueron recogidos. También podríamos utilizar y desvelar datos personales para propósitos relacionados o complementarios a las principales razones por las que los hemos recogido.


Unión Europea. Bajo las reglas de la U.E., los datos personales pueden pasar entre estados miembros de la Unión Europea y tres países del EEE (Noruega, Liechtenstein e Islandia) así como a un listado de terceros países designados (incluidos Argentina, Israel, PNRs al U.S. Bureau of Customs and Border Protection, PNRs al Australian Customs Service) sin que sea necesaria ninguna salvaguarda adicional. CWT ha suscrito Cláusulas Modelo de la U.E., al igual que con sus afiliados de EE.UU. y con su afiliado en India.


United States Safe Harbor. La U.E. ha negociado con el Departamento de Comercio de los EE.UU. determinados principios y directrices para transferir datos. Los Principios de Privacidad Safe Harbor de EE.UU.-U.E. guían a las entidades de EE.UU. a la hora de proporcionar un nivel adecuado de protección de los datos disponibles. Carlson Wagonlit Travel, Inc. y sus subsidiarias en EE.UU. cumplen con el marco de trabajo del Safe Harbor de EE.UU. –U.E. y con el marco de trabajo del Safe Harbor de EE.UU.-Suiza en lo referente a la recogida, uso y retención de información personal desde países miembros de la Unión Europea y Suiza. Carlson Wagonlit Travel, Inc. y sus subsidiarias en EE.UU. certifican que cumplen con los Principios de Privacidad del Safe Harbor de notificación, elección, transferencias en curso, seguridad, integridad de los datos, acceso y aplicación. Para aprender más acerca del programa Safe Harbor y ver la certificación de Carlson Wagonlit Travel, Inc., por favor visite http://www.export.gov/safeharbor/.

 

Resolución de conflictos para reclamaciones de Safe Harbor: cualquier pregunta o preocupación sobre el uso o revelación de información personal debe ser dirigida a su contacto habitual, bien sea un consultor de viajes, bien sea un gestor de programa. CWT investigará y tratará de resolver quejas y disputas referentes al uso y revelación de su información personal de acuerdo con los principios de Safe Harbor. Para reclamaciones que no puedan resolverse entre CWT y el demandante, CWT ha accedido a cooperar con las Autoridades competentes en materia de Protección de Datos de la Unión Europea o el Comisionado Federal de Protección de Datos e Información Suizo.


Esta política está sujeta a cambios. Los cambios se publicarán en esta página web así que asegúrese de visitar esta página de forma regular.