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Ocho factores clave en la optimización del programa de viajes

En un entorno tan cambiante como el actual, Carlson Wagonlit Travel trabaja conjuntamente con sus clientes para ayudarles a identificar sus prioridades y optimizar su programa de viajes. La mejora de éste último aporta, tanto a las empresas como a sus viajeros, un valor añadido en términos de prevención de riesgos, servicio y seguridad. En esta ecuación, la sostenibilidad juega también un papel importante. Hoy en día, al mitigar el impacto que ejercen los viajes de negocios sobre el medio ambiente, las compañías pueden ayudar a dar forma al futuro.

Estos ocho factores clave para una gestión eficaz de los viajes han de estar muy presentes en cualquier programa de viajes bien gestionado ya que proporcionan un marco sólido para trabajar con éxito. Desde el CWT Travel Management Institute llevamos a cabo estudios que subrayan los principios de una gestión eficaz de los viajes e identifican las mejores prácticas que las compañías pueden implementar con ayuda de CWT. 

 

Ofrecer los mejores servicios a los viajeros y optimizar el modo en el que se procesan las transacciones. El uso de herramientas de auto reserva para las transacciones más sencillas junto con el uso de asesores de viajes expertos para los itinerarios complejos y los servicios especiales traen consigo ahorros e incrementan el nivel de satisfacción y productividad de los viajeros.

                                                                    

Capturar el gasto de hotel. A pesar de que el gasto de hotel representa entre el 30 y 40% del presupuesto destinado a los viajes, normalmente no se gestiona con tanta atención como el gasto en transporte aéreo. Con el fin de incrementar el margen de negociación con los proveedores hoteleros, es necesario establecer un programa con hoteles preferentes y monitorizar que los viajeros se adhieran a él. La seguridad de los viajeros también se incrementa cuando los viajeros cumplen con un programa bien diseñado y ajustado a sus necesidades. 

                                              

Continuar optimizando el gasto aéreo y de transporte terrestre. Optimizar las fuentes y gestionar el cambio en la manera de viajar puede acarrear ahorros significativos. Negociar con un número limitado de compañías aéreas y exigir  que los viajeros reserven tarifas restrictivas con al menos dos semanas de antelación son sólo dos ejemplos de ello. La integración del transporte ferroviario en el programa de viajes puede también traer resultados tangibles en términos de ahorros, confort del viajero y conveniencia y reducción de las emisiones de dióxido de carbono. Un programa de viajes bien pensado tiene asimismo en cuenta el alquiler de coches, limusinas, coches con chófer y taxis.

                                              

Incrementar el cumplimiento de la política de viajes y optimizar la gestión de la demanda. Una política de viajes bien gestionada y un cumplimiento estricto de la misma pueden generar ahorros de aproximadamente un 20 % sobre el total de los gastos en viajes. Las directrices han de ser claras y el cumplimiento debe exigirse en cinco áreas principales: reservas anticipadas de aéreo, tarifas aéreas restrictivas, proveedores preferentes, confort del viajero (clases autorizadas para las reservas aéreas y categoría de los hoteles) y canal preferente de reservas. La gestión de la demanda es también un medio muy efectivo de controlar los costes al alinear los viajes con las necesidades del negocio. En este sentido, muchas veces las teleconferencias pueden sustituir a algunos viajes y lograr los mismos objetivos. Ajustar la política de viajes, incrementar el cumplimiento de la misma y monitorizar indicadores de rendimiento pueden también contribuir a optimizar la cantidad, frecuencia y especificaciones de los viajes para una mejor gestión de la demanda.

 

Aumentar la consolidación del programa de viajes. Las empresas pueden disfrutar de un ahorro medio del 20%, mejorar el servicio y seguridad cuando consolidan sus programas de viajes regional o globalmente. Una política de viajes estándar, unos procesos de reserva y operativos sólidos y unas fuentes fiables en las que sólo exista una única compañía de gestión de viajes son claves para el éxito.

 

Tener en cuenta la seguridad y la responsabilidad social corporativa. La responsabilidad de una empresa no sólo atañe a sus empleados sino que se extiende al entorno en el que opera. Para empezar, esto significa, gestionar con éxito los riesgos asociados a los viajes de negocios, practicar una logística responsable y reducir la huella del carbono. 

                

Incluir las reuniones y los eventos dentro del programa de viajes. Las reuniones y los eventos pueden representar entre un 25 y un 40% del presupuesto total destinado a viajes y entretenimiento. Integrándolos en el programa de viajes y aplicando los principios para una gestión eficaz de los viajes, las compañías pueden controlar y optimizar los gastos destinados a estas actividades.

 

Medir el rendimiento. Sin indicadores de rendimiento relevantes ni datos consolidados disponibles de manera rápida, fiable, y de fácil interpretación es imposible evaluar un programa de viajes e implementar medidas correctivas cuando sea necesario.