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Effective Travel Management

Le otto leve per ottimizzare la gestione dei viaggi d’affari
      

CWT lavora a fianco dei suoi clienti per rispondere in modo efficace alla complessità e alle sfide del business travel management e soddisfare i bisogni e le aspettative dei viaggiatori.
CWT agisce su tutte le componenti che possono generare un risparmio economico tangibile, garantendo un servizio qualificato e migliorando al contempo la sicurezza dei viaggiatori e la sostenibilità. 

In particolare, abbiamo identificato otto fattori su cui intervenire.

Ottimizzare i processi e offrire ai viaggiatori i migliori servizi esistenti sul mercato. Utilizzando gli strumenti di prenotazione online per le transazioni semplici, le aziende possono ridurre il totale dei costi di viaggio fino al 15%; consulenti esperti sono invece a disposizione nel caso di itinerari più complessi e servizi speciali. Fondamentale risulta poi per travel manager e viaggiatori avere accesso a tutte le tariffe di compagnie aeree, hotel e compagnie di autonoleggio.
E’ inoltre importante fornire ai viaggiatori una gamma completa di servizi che soddisfino le loro esigenze dal momento della prenotazione fino al ritorno dal viaggio. Implementando la configurazione del servizio che meglio risponde alle richieste dell’azienda in termini di servizio e sicurezza, si ottimizza il processo di transazione.

Tenere sotto controllo l’intera spesa alberghiera. I costi dei pernottamenti, che incidono mediamente per il 30-50% sul budget totale di viaggio, possono essere ridotti se le aziende ricorrono a un hotel program strutturato e professionale.
Ottimizzando le negoziazioni con hotel di proprietà e catene alberghiere e implementando una policy che coniughi l’esigenza di risparmio con il comfort e la sicurezza dei viaggiatori, le aziende possono migliorare la compliance e il traveler tracking e gestire in modo più efficace la spesa alberghiera.

Ottimizzare la spesa aerea e i trasporti via terra. La biglietteria aerea rappresenta la voce più consistente del budget di viaggio, ma è ancora possibile ottenere maggiori risparmi. Prenotazioni anticipate e impigo di tariffe restrittive, così come un maggior bilanciamento tra acquisti spot e tariffe negoziate consentono di ridurre i costi.
Inoltre, è importante cercare di concentrare la spesa su un numero limitato di fornitori preferenziali per ottenere maggiori sconti sui volumi.
Il trasporto su terra, che comprende treni, auto a noleggio, limousine, auto con autista e taxi, non gode solitamente della giusta attenzione, anche se rappresenta almeno il 10% del totale della spesa di viaggio.
In molti mercati, i trasporti ferroviari offrono una valida alternativa. L'equilibrio ottimale tra viaggi aerei e via terra deve essere considerato in termini di costi, tempi di percorrenza ed emissioni di anidride carbonica (CO2) con l’obiettivo di migliorare gli acquisti di servizi di trasporto, la mobilità dei viaggiatori e la protezione dell'ambiente.

Incrementare la compliance alle politiche di viaggio e intervenire sulle linee guida aziendali. La disponibilità di una travel policy efficace e l'effettivo rispetto delle norme in essa contenute costituiscono la base di una gestione efficace del business travel. L'adozione di best practices in queste aree consente di ottenere risparmi medi pari al 20% del totale della spesa destinata ai viaggi d'affari. Tali livelli di risparmio sono riconducibili a 5 aree fondamentali: prenotazioni aeree anticipate, tariffe restrittive, fornitori preferenziali, comfort dei viaggiatori (classe di servizio del volo/categoria hotel) e canali di prenotazione preferenziali. 
                  

Favorire il consolidamento della spesa. Le aziende possono ottenere risparmi medi del 20% e miglioramenti nel livello di servizio e di sicurezza se consolidano i loro programmi di viaggio a livello regionale o globale. Di conseguenza sono sempre più numerose le aziende che standardizzano la loro travel policy, i processi e gli strumenti e concentrano gli acquisti. E che, per supportare questo sforzo, lavorano con una sola travel management company a livello mondiale.
           
Migliorare la sicurezza dei viaggiatori e promuovere la corporate social responsibility. Le aziende leader informano i propri viaggiatori dei potenziali rischi prima, durante e dopo un viaggio d’affari, e sono ben attrezzate per localizzarli e assisterli in caso d'emergenza.
Queste società hanno cominciato a dare importanza anche al tema della corporate social responsibility riguardo all’ambiente e ai viaggi d’affari. Di conseguenza hanno reso possibile per i loro viaggiatori confrontare, al momento della prenotazione, le emissioni di anidride carbonica generate dai diversi mezzi di trasporto. Report successivi alla trasferta permettono inoltre alle aziende di tracciare e compensare le emissioni di CO2 e gestire al meglio le problematiche ambientali.
                    
Focalizzarsi sulle spese per meetings and events. Gestendo in modo integrato anche i meeting e gli eventi, le aziende possono tenere sotto controllo un’altra fonte di possibili risparmi e conseguire importanti sinergie, beneficiando degli stessi servizi al viaggiatore che la travel management company già offre loro.
                     
Attivare strumenti di misurazione delle performance. I travel manager hanno necessità di misurare le performance raggiunte sulle variabili chiave e di disporre di “cruscotti di gestione” costantemente aggiornati per monitorare i progressi effettuati.
Ugualmente importante è una valutazione accurata della soddisfazione dei viaggiatori che permetta al travel manager di ridefinire e migliorare nel continuo i travel program.