Nederland


 

Effectief reismanagement

De acht speerpunten voor het optimaliseren van reisprogramma's

CWT maakt zich samen met haar klanten sterk om in te spelen op de complexe uitdagingen binnen het zakelijk reismanagement, daarbij tegemoet komend aan de wensen en verwachtingen van reizigers. CWT beschouwt reismanagement als een veelzijdige onderneming met acht speerpunten die zorgen voor kostenbesparingen terwijl tegelijkertijd de service wordt gegarandeerd en de veiligheid vergroot:

  • Het bieden van uitmuntende diensten aan reizigers en het optimaliseren van transactieverwerking. Door de inzet van online boekingtools kunnen bedrijven voor eenvoudige transacties hun totale reiskosten tot 15 procent terugdringen. Bij complexe reisschema’s en speciale diensten zijn de vaardigheden en expertise van onze professionele reisadviseurs bepalend voor de klanttevredenheid. Een ander belangrijk punt voor zowel travelmanagers als reizigers is toegang tot relevante informatie van luchtvaartmaatschappijen, hotels, treinen en autoverhuurbedrijven. Daarnaast is het van belang om reizigers te voorzien van een compleet dienstenaanbod dat ontwikkeld is om aan al hun behoeften te voldoen, vanaf het moment van de boeking tot aan hun thuiskomst. Het implementeren van een specifiek dienstenaanbod dat het beste aansluit op de behoeften en gewenste kostenbesparingen per bedrijf speelt een primaire rol bij het ondersteunen van deze doelstellingen.

  • Het in kaart brengen van hoteluitgaven. De kosten voor hotelovernachtingen, die doorgaans 30 - 50 % van het totale reisbudget uitmaken, kunnen aanzienlijk teruggebracht worden als bedrijven hun hotelprogramma op een gedegen en professionele manier opzetten. Door optimalisatie van onderhandelingen met zowel eigenaars van onafhankelijke hotels als ketens, en implementatie van een beleid waarbij de behoefte aan kostenbesparingen gepaard gaat met reiscomfort, -gemak en -veiligheid, kunnen bedrijven navolging van het hotelbeleid verbeteren en hun hoteluitgaven effectiever beheren.

  • Het optimaliseren van Air & Ground transport. Luchtvaartuitgaven maken meestal het grootste deel uit van de reisuitgaven en er bestaan nog steeds mogelijkheden voor grotere besparingen. Zorgen dat reizigers meer vooruit boeken en gebruik maken van een beperkt aantal tarieven, en bij last-minutes van onderhandelde tarieven, helpt bij het besparen van kosten. Ook is het van belang om meer volume bij een kleiner aantal voorkeursleveranciers af te nemen om grotere kortingen gebaseerd op volume te verkrijgen, alsmede te onderhandelen met airline allianties. Het grondtransport (bijv. per trein, huurauto, limo, taxi etc.) krijgt niet altijd even veel aandacht als luchtvaart, terwijl het wel minstens 10% van het totale reisbudget kan vertegenwoordigen. Op vele markten biedt het reizen per trein een effectief alternatief voor vliegen in termen van kosten, reisduur en verminderde uitstoot van kooldioxide (CO2). Met een grondige analyse van de grondtransportgegevens van een bedrijf en met relevante informatie over leveranciers en concurrerende afspraken kan men heel ver komen bij het onderhandelen van de beste voorwaarden en het stabiliseren van de kosten gedurende de contractsperiode.

  • Verhogen van beleidsnaleving en demand management.Een helder en eenduidig geformuleerd reisbeleid en naleving daarvan is de basis van een effectief geleid reisprogramma. In de meest gunstige gevallen kan het leiden tot besparingen van gemiddeld 20 % op de totale reisuitgaven. Deze besparingen komen na verbeteringen op vijf belangrijke gebieden: vooruit boeken van vliegtickets, beperkte vliegtarieven, voorkeursleveranciers, reizigerscomfort (vliegklasse/hotel categorie) en het sturen op een bepaalde boekingswijze. Bedrijven evalueren steeds meer de redenen waarom zakenreizen worden gemaakt en wat ze opleveren, alsmede de gevolgen voor het milieu en de werk/privébalans van de reiziger. Door het integreren van demand management in hun reisprogramma, introduceren sommige bedrijven alternatieven zoals video-conference in het reisbeleid.

  • Verbeterde consolidatie van reisprogramma's. Bedrijven kunnen gemiddeld zo’n 20 % besparen en de dienstverlening en veiligheid verbeteren, wanneer zij hun reisprogramma’s regionaal of internationaal consolideren. Derhalve standaardiseren steeds meer bedrijven hun reisbeleid, -processen en –instrumenten en consolideren zij hun inkoop. Ter ondersteuning van dit proces, werken zij steeds vaker met één travelmanagementbedrijf dat hun bedrijf wereldwijd kan bedienen.

  • Verhogen van veiligheid en zich richten op Maatschappelijk verantwoord ondernemen. Vooraanstaande bedrijven houden hun reizigers goed op de hoogte van zaken op het gebied van veiligheid voorafgaand aan, tijdens en na afloop van een zakenreis. Ze zijn goed uitgerust om hen te lokaliseren en bij te staan in geval van nood. Dergelijke bedrijven hebben ook de eerste stappen gezet op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen ten opzichte van het milieu en hun zakenreisprogramma’s. Zij stellen de reizigers in staat om de CO2-uitstoot per vervoermiddel te vergelijken op het moment van boeken. Rapportage achteraf maakt het voor bedrijven mogelijk om de CO2-uitstoot te volgen, te compenseren en beter om te gaan met de milieuproblematiek.

  • Het in kaart brengen van uitgaven aan meetings & events. Door meetings en events te integreren in hun reisprogramma’s krijgen bedrijven inzicht in een belangrijke bron van gemiste besparingen. Zij profiteren zo ook van vele reisdiensten die hun travelmanagementbedrijf aanbiedt.

  • Het meten van performance. Travelmanagers hebben belangrijke prestatiemaatstaven en regelmatig bijgewerkte rapportages nodig om de voortgang van hun reisprogramma te kunnen bewaken. Een adequate meting van de tevredenheid van reizigers is eveneens van het grootste belang, aangezien travelmanagement professionals zo hun reisprogramma’s voortdurend kunnen verfijnen en naleving ervan te verbeteren.