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¡Eh, financiero, las manos fuera de mi presupuesto de viajes!

 

Los presupuestos de viajes se encuentran constantemente bajo escrutinio, a menudo muy exhaustivo, algo que no es de extrañar teniendo en cuenta que los viajes suelen estar entre los cinco gastos más importantes de una empresa, de ahí que muchas veces terminen convirtiéndose en el blanco de los directores financieros en busca de ahorros.

 

Dicho esto, si eres gestor de viajes, ¿cómo puedes defender tu trinchera?

 

En primer lugar, tienes que ir más allá del coste de los desplazamientos y presentarlos como una inversión con retorno. Esta sencilla maniobra te permitirá tomar la delantera.

 

La evaluación de los viajes de negocios debe ser realizada en función del contexto de las operaciones, flujos de ingresos e impacto en las personas y, lo que es más importante, de su papel en la estrategia corporativa. Si puedes demostrar que la apoyan, irás por buen camino.  

 

Para ir más allá, mide el ROI de los viajes en términos cuantificables. Por ejemplo, evalúa y demuestra la relación entre los gastos en viajes y los ingresos. No hay mejor forma de probar el retorno de la inversión en viajes. Además de proteger tu presupuesto, esto te permitirá ampliarlo.

 

La clave está en combinar los datos de los viajes tradicionales (hotel, transporte aéreo, gastos) con otras fuentes de datos como recursos humanos, finanzas, etc. Así podrás ver la política de viajes y los viajes como parte integrante de un todo.

Una de las formas más sencillas de cuantificar el ROI es correlacionando los gastos en viajes con los ingresos. Para ello es necesario casar los datos de tus viajes (desplazamientos, gastos y tarjetas) con el código de coste o centro de costes de los viajeros. Una vez hecho esto, podrás obtener información de los ingresos por código/centro de costes. Quizás esta maniobra no te permita cubrir todos los viajes, pero sí una buena parte. Y si consigues obtener el historial de datos para ver la evolución en el tiempo, aún mejor.

 

El objetivo aquí es mostrar la relación entre viajes e ingresos. Si consigues hacerlo, es mucho más difícil que te recorten el presupuesto de viajes. ¡Nadie quiere que los ingresos se vean afectados!

 

Siempre que dispongas de datos cuantificables y de buena calidad puedes repetir el proceso anterior con otros indicadores corporativos o departamentales de desempeño claves tales como el crecimiento y la eficiencia y efectividad operativa.

 

Para muchas empresas los viajes constituyen una poderosa herramienta para llevar a cabo una gran proporción de sus negocios y operaciones. Sin embargo, dado que los viajes se consideran a menudo como un coste y no una inversión, es demasiado fácil recortarlos hasta el punto de que ahorros no compensen los daños ocasionados.

 

Por lo tanto, demostrar el retorno de la inversión de los viajes es la mejor manera de seguir volando.

 

Autor: Eric Tyree, Chief Data Scientist, Carlson Wagonlit Travel

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