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Hacia la mejora del cumplimiento de la política de viajes 

 

Los viajes corporativos son una parte importante del presupuesto de tu empresa, de ahí que sea crucial diseñar correctamente la política de viajes ya que esta tendrá un impacto significativo de cara a los resultados finales.

 

Desde ayudar a tus empleados a entender la política hasta obligarles a acatar las directrices y procedimientos específicos que deben seguir, el cumplimiento de la política es clave para lograr tus metas y objetivos en lo que a viajes corporativos se refiere.

 

¿Qué hace que los viajeros de negocios respeten la política?

En lugar de aumentarlo, dar a los empleados mayor libertad y responsabilidad a la hora de gestionar sus propios viajes corporativos podría ayudarte a reducir el gasto total.

 

Si bien cada empresa posee su propio criterio a la hora de gestionar los asuntos relacionados con sus empleados, no existe una única forma de garantizar que se ciñan a su política de viajes corporativos. Analicemos las razones más frecuentes por las cuales algunos empleados podrían no cumplir con la política de viajes corporativa.

 

  • Mala comunicación de la misma
    Si tus empleados no conocen la política de viajes de tu empresa, no puedes esperar que la cumplan. El primer paso para que respeten la política de viajes corporativa es garantizando su difusión.

    Independientemente de que la entregues en un documento impreso, la compartas a través de la intranet o la envíes por correo electrónico –la relevancia de los canales varía en función de las organizaciones– es importante que conozcas cuál es la fórmula más efectiva en tu empresa para asegurarte de que la política llegue a todos tus empleados.

  • Los empleados no la entienden
    ¿Es tu política de viajes corporativa fácil de entender? Si invitas a los empleados a dar su opinión puedes ayudarles a comprender las directrices y los procedimientos que necesitan conocer y contestar a cualquier pregunta que puedan tener. Esto les ayudará a entender mejor cómo acatar la política.

    También podrás utilizar sus sugerencias para asegurarte de que tu política de viajes evolucione y mejore constantemente para reflejar las necesidades tanto de tu empresa como de tus empleados.

  • Los empleados la están incumpliendo de forma accidental
    En la mayoría de los casos, los viajeros de negocios quieren hacer lo correcto para su compañía, pero ocasionalmente pueden violar la política sin darse cuenta. A menudo esto se debe a que no tienen claro que ciertas reglas son de obligado cumplimiento.

    Mejora el cumplimiento de la política de viajes en tu organización informando a los empleados sobre las directrices y los procedimientos. Para hacer esto, primero debes tener una política de viajes corporativa que cubra todo, desde las reservas aéreas hasta las de hoteles y transporte terrestre.

    También debes ofrecer una orientación clara sobre temas como los procedimientos de aprobación, las áreas adicionales de gasto así como los regalos y favores para que tengan claro qué se espera de ellos en cada etapa de su viaje de negocios.

    ¿Necesitas ayuda para redactar una política de viajes corporativa? Echa un vistazo a esta útil guía.

  • Los empleados la están infringiendo a sabiendas
    Según un estudio de la London School of Economics, existen algunas áreas de la política que los viajeros de negocios tienden a ignorar más que otras. Obtener la aprobación correcta antes de hacer una reserva y cumplir con las restricciones en materia de tarifas aéreas y hoteleras son las reglas más comunes que los empleados tienden a ignorar.

    Puedes mejorar el cumplimiento de los requisitos de viaje en estas áreas utilizando software como tu herramienta de reserva en línea, haciendo que esta solo muestre los resultados aéreos y hoteleros que se ajusten a las directrices de la política, lo que hará que los viajeros no tengan otra opción más que trabajar dentro de los parámetros de la misma.

 

5 formas de mejorar el cumplimiento de tu política de viajes

Tus métodos para mejorar el cumplimiento de la política deben adaptarse a tu cultura empresarial y ser flexibles en lo que a tus empleados, industria y economía respecta. Sin embargo, existen varias estrategias generales para impulsar el cumplimiento de la política que constituyen un buen punto de partida para conseguir que las directrices y los procedimientos en materia de viajes de tu empresa sean respetados.

 

Educar a tus viajeros

Es una buena práctica involucrar a los empleados en cualquier iniciativa que les afecte, y esto es particularmente importante cuando se redacta una política de viajes corporativa. Si bien dicho documento puede enviarse íntegramente por correo electrónico, compartirse a través de la intranet o ser entregado impreso, dedicar tiempo adicional para guiar a los empleados en los procesos más relevantes para ellos puede garantizar el cumplimiento de la política en esas áreas.

 

Una manera de hacerlo sería organizando talleres sobre la forma correcta de reservar hoteles, cambiar de aerolínea y tramitar el proceso de aprobación. Mejor aún, si la capacitación en viajes corporativos fuera una parte clave del proceso de inducción de tu empresa, tus nuevas contrataciones estarían bien informadas sobre las directrices de tu política desde el primer día, lo que les permitiría mejorar el cumplimiento a lo largo del tiempo de forma natural.

 

Utilizar una agencia de viajes corporativa

Contratar a un especialista en gestión de viajes corporativos puede impulsar realmente el cumplimiento de la política. Trabajar en equipo con una empresa como Carlson Wagonlit Travel te dará acceso a un software innovador que te proporcionará una visión general de lo que se está gastando, dónde, cuándo y por quién. Así sabrás de forma inmediata si un viajero no ha cumplido con la política al realizar su reserva.

 

Al estar a la vanguardia de las tendencias y mejores prácticas en materia de cumplimiento podemos ayudarte a destacar y a sobrepasar a tus competidores a la hora de esbozar y hacer cumplir una política de viajes efectiva.

 

Comunicar las directrices de la política

El éxito de tu política de viajes corporativa depende de la eficacia con la que se comunique. Esto no solo implica enviar un correo electrónico a todos tus viajeros adjuntando la política, sino que significa tratar con ellos activamente para garantizar que la entiendan.

 

Puntualiza qué canales de reserva preferentes hay, qué tipo de gastos pueden reclamar y cuáles son los puntos de contacto clave explicando además la razón detrás de cada una de las decisiones adoptadas. Para mejorar el cumplimiento de la política, la comunicación con tus empleados sobre la misma debe ser un proceso continuo.

 

Puedes hacerlo utilizando aplicaciones como CWT Program Messenger para ponerte en contacto con tus viajeros durante sus desplazamientos siempre que necesites recordarles la política o notificarles cualquier cambio.

 

Utilizar herramientas de reserva de viajes

Gracias a la abundancia de tecnología de vanguardia en el mercado tu empresa cuenta con una gama de softwares innovadores que puedes aprovechar para mejorar el cumplimiento de la política de viajes corporativa. Ciertas herramientas permiten a los gestores de viajes asegurarse de que los empleados se mantienen dentro de los parámetros recogidos en la política.

 

Por ejemplo, el software CWT AnalytIQs te permite ver en tiempo real si los viajeros están reservando fuera de la política y ponerte en contacto con ellos a través de mensajes personalizados dirigidos a ayudarles a tomar mejores decisiones. Esta tecnología te permite ver cuándo se ha producido una infracción de la política y reaccionar instantáneamente para controlar tus gastos en viajes corporativos.

 

Limitar el reembolso de gastos

Unas normas claras y concisas sobre los gastos son esenciales en toda buena política de viajes corporativa. Cualquier confusión sobre si, por ejemplo, los cargos por servicio de habitaciones están incluidos en la lista de gastos permitidos, podría dar como resultado que tu compañía o el viajero se enfrenten a un desembolso significativo en concepto de costes innecesarios.

 

Para evitar esto, todos los aspectos de alojamiento, comidas, propinas, representación y viajes adicionales deben incluirse en un sólido procedimiento de reembolso. Negarse a reembolsar a los viajeros por reclamaciones erróneas es una forma sencilla pero eficaz de disuadirlos de incumplir la política, algo que se traduce en una mejora del cumplimiento de las normas de viaje en este ámbito.

 

Medir tu cumplimiento

Para mejorar el cumplimiento de la política de viaje es necesario que seas capaz de medir su rendimiento estableciendo metas y parámetros para:

 

  • Ser más eficiente con el tiempo
    Toma nota de cuánto tiempo invertís tú y tus viajeros en planificar y hacer viajes de negocios y compara los datos durante un período de semanas y meses. Quizás descubras que puedes ayudar a sus empleados a ser más productivos durante sus desplazamientos gracias a aplicaciones como CWT To GoTM.

    Esta aplicación sincroniza la agenda de viajes de los empleados con el calendario de su smartphone de trabajo, lo que les permite contar con información de viaje crucial cuando la necesiten para ahorrar tiempo e invertirlo en trabajar.

  • Optimizar el presupuesto de viajes
    CWT AnalytIQs te ofrece un análisis detallado de tus gastos en viajes corporativos que te otorga una visión precisa en tiempo real. Esto te permite medir tus gastos en función de tus objetivos presupuestarios, extraer conclusiones y tomar decisiones financieras en una amplia gama de áreas.

  • Reducir los gastos en viajes
    El software CWT AnalytIQs también te brinda información en tiempo real acerca de cómo se gasta tu presupuesto de viajes corporativos para ayudarte a identificar oportunidades clave de ahorro. Además, te permite mantenerte al tanto de tus directrices y procedimientos de reembolso.

  • Mejorar la satisfacción de los empleados
    Mediante la realización de encuestas periódicas entre los viajeros para ver si sus necesidades se están viendo satisfechas, tu empresa puede realizar los cambios necesarios en las directrices y procedimientos, mejorar el compromiso de los empleados y, en última instancia, impulsar el cumplimiento de la política.

 

Una política de viajes corporativa te ayudará a reducir los gastos en viajes de tu empresa, a cumplir tus objetivos y a mejorar la seguridad de los empleados. Lamentablemente, no obtendrás ninguno de estos beneficios si tus viajeros de negocios no la acatan.

 

Basta con analizar los datos: las empresas con tasas de cumplimiento de más del 80 % invierten menos en gastos por viajero de negocios, según el  Chartered Institute of Procurement and Supply. Para lograr esto, debes ser flexible para adaptarte a las necesidades de tus empleados, negocio e industria.

 

Como líder del sector en gestión de viajes corporativos, Carlson Wagonlit Travel te ayudará a conseguir mejoras en el cumplimiento de tu política de viajes, manteniendo a tus empleados satisfechos y reduciendo tu gasto en viajes. Obtén más información sobre cómo comenzar a aumentar el cumplimiento de tu política de viajes corporativa hoy mismo

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