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Tipps für Reiseplaner

Effizient mit Geschäftsreisenden kommunizieren


Kennen Sie das? Sie haben alles organisiert und gebucht – aber Ihre Geschäftsreisenden fragen nach weiteren Informationen und brauchen vorab oder unterwegs Unterstützung, etwa wenn Streiks die Reisepläne zunichtemachen. Das kann viel Zeit kosten.
Hier finden Sie eine Checkliste mit Tipps, wie Sie Ihre Kommunikation mit Reisenden effizienter machen und wieder mehr Zeit für Ihre eigentlichen Aufgaben haben:

 

 

Vor der Reise


 

Die Einhaltung der Reiserichtlinie sicherstellen
Prüfen Sie die folgenden Schritte:

  • Wird das Online-Buchungssystem (sofern vorhanden) genutzt?
  • Werden die Vertragsraten von Hotels und Airlines in Anspruch genommen oder wird immer die günstigste Rate gebucht?
  • Werden bevorzugte Anbieter genutzt?
  • Werden Vorausbuchungsfristen berücksichtigt?

 

Tipp: Verwenden Sie ein System zur Überwachung der Reiserichtlinie. Der CWT Program Messenger verschickt automatisch Nachrichten an Buchende/Reisende, wenn die Reiserichtlinie nicht eingehalten wird. So erhält z. B. eine Reisende, die gerade telefonisch ihren Flug telefonisch gebucht hat, eine E-Mail mit Informationen zum Online-Buchungssystem des Unternehmens. Oder Reisende erhalten, wenn sie nicht die vereinbarte Vertragsrate gebucht haben, eine Nachricht mit der Aufforderung umzubuchen. Weitere Informationen erhalten Sie hier.

 

Änderungen kommunizieren und damit Kosten sparen
Manchmal ändern sich Bedingungen oder Angebote innerhalb Ihres Firmenreiseprogramms, wie z. B.:

  • Ihr Unternehmen hat vergünstigte Parktarife an Flughäfen verhandelt.
  • Ihr Unternehmen hat eine internationale Flatrate mit Ihrem Mobilfunkunternehmen abgeschlossen.
  • Eine oft gebuchte Airline erhebt jetzt Gepäckgebühren. Durch Onlinebuchung können Kosten eingespart werden.

 

Tipp: Geben Sie Ihren Reisenden frühzeitig Informationen über neue Services, Angebote und Bedingungen. Mit dem CWT Program Messenger können Sie Informationen über ein Tool effizient an alle Reisenden, die es betrifft, gleichzeitig schicken.

 

Reisende mit wichtigen Informationen versorgen
Damit sie möglichst gut vorbereitet sind, brauchen Ihre Geschäftsreisenden eine Menge Informationen, wie z. B.:

  • Risikohinweise und Informationen zum Zielgebiet
  • Gesundheitshinweise wie Impfempfehlungen
  • Wetterbedingte Flugplanänderungen
  • Informationen zu aktuellen Streiks

 

Tipp: Nutzen Sie ein System, das Ihren Reisenden schon vor der Reise Informationen zum Zielgebiet und Hinweise auf Reisestörungen liefert. So sparen Sie sich die mühevolle Recherche und haben mehr Zeit für andere Aufgaben. Weitere Informationen zum Angebot CWT Safety & Security erhalten Sie hier.

 

Während der Reise

Mit mobilen Lösungen Zeit sparen
Mit der kostenfreien App CWT To Go bleiben Ihre Reisenden unterwegs gut organisiert und informiert. Sie ...

  • Haben jederzeit Zugriff auf alle Reisedaten
  • erhalten Hinweise zu Flugplanänderungen
  • können bequem bei mehr als 250 Fluggesellschaften online einchecken
  • erhalten nützliche Zielgebietsinformationen auf Ihr Smartphone
  • haben Profilinformationen und Vielfliegerkarten in der App hinterlegt

 

Tipp: Und das Beste? Mit der Reiseplaner-Funktion haben Sie alle Reisepläne Ihrer Reisenden auf Ihrem iPhone im Blick. Sie erhalten automatisch Benachrichtigungen bei Flugplanänderungen und können diese bequem per SMS an Ihre Reisenden weiterleiten. Mit der App sparen Sie Zeit, denn viele Informationen liegen Ihren Reisenden automatisch vor. Mehr Informationen über CWT To Go.

 

Für Sicherheit auf Reisen sorgen
Damit Ihre Reisenden sicher unterwegs sind, sollten folgende Punkte gewährleistet sein:

  • Das Unternehmen weiß immer,  wo sich die Geschäftsreisenden aufhalten.
  • Es gibt eine 24-Stunden-Hotline.
  • Reisende können weltweit medizinische Hilfe bekommen.
  • Sie erhalten Warnhinweise bei Reisen in Hochrisikogebiete.
  • Bei politischen Unruhen oder Naturkatastrophen werden sie evakuiert und zurückgeführt.

 

Tipp: Mit Hilfe der Sicherheitslösungen von CWT können Sie jederzeit sehen, wo sich Ihre Reisenden befinden. Automatische Nachrichten mit Warnhinweisen sorgen für eine schnelle Kommunikation mit Ihren Reisenden. Im Ernstfall unterstützt der 24-Stunden-Notfallservice Ihre Reisenden jederzeit – von einfachen Umbuchungen bis hin zur Evakuierung im Ernstfall. So sorgen Sie rund um die Uhr für Sicherheit, auch wenn Sie nicht persönlich erreichbar sind. Weitere Informationen erhalten Sie hier.

 

Nach der Reise


 

Leistungen überprüfen und Feedback einholen

 

Damit Sie wissen, ob Ihr Firmenreiseprogramm gut läuft, sollten Sie auch nach der Reise einige Punkte beachten:

  • Holen Sie regelmäßig Feedback von Ihren Reisenden ein.
  • Überprüfen Sie, ob gebuchte Leistungen erfüllt wurden.
  • Fragen Sie nach, ob das gebuchte Hotel den Erwartungen der Reisenden entsprochen hat.
  • Erinnern Sie Ihre Reisenden daran, eine Hotelbewertung abzugeben.

 

Tipp: Nutzen Sie ein onlinebasiertes Bewertungssystem, in dem Bewertungen Ihrer Reisenden hinterlegt sind und das  möglichst die eigene Firmenrate oder die vergünstigten Preise des Geschäftsreisebüros anzeigt. So sorgen Sie gleichzeitig auch für die Einhaltung der Reiserichtlinie bei neuen Buchungen. Das System fordert Ihre Reisenden automatisch auf, genutzte Hotels zu bewerten – so geht kein Feedback verloren. Weitere Informationen über das Leistungsangebot von CWT erhalten Sie hier.  

Kontakt  

CWT unterstützt Sie gerne und optimiert mit Ihnen gemeinsam den Einkauf von Reiseleistungen.

Irene Kothbauer
Irene Kothbauer
Senior Sales Manager