skipnavigation
CWT Business Travel: Tipps für Reiseeinkäufer

Reiserisiken reduzieren, Folgekosten vermeiden

Reisesicherheit ist keineswegs nur ein Thema für Geschäftsreisende, die in Krisengebieten unterwegs sind oder in Länder reisen, die häufig von Naturkatastrophen heimgesucht werden. Und auch wenn die Terrorgefahr in europäischen Metropolen gestiegen ist, haben doch die ganz einfachen Störungen oft die nachhaltigsten Auswirkungen: Streiks oder Unwetter können so manche Geschäftsreise platzen lassen und erhebliche Aufwände verursachen, um sie neu zu organisieren – und das kostet direkt oder indirekt Geld.

 

Erstaunlich und beunruhigend ist dabei, dass immer noch zu viele Unternehmen ihre Reisenden über Risiken im Zielland nur unzureichend informieren und nur halbherzig etwas gegen Reiserisiken tun. Dabei profitieren beide von einem professionellen Risikomanagement: Reisende sind sicherer, stressfreier und produktiver unterwegs und Unternehmen erreichen ihre geschäftlichen Ziele besser. Noch wichtiger ist: Sie kommen ihrer unternehmerischen Fürsorgepflicht nach.

 

Wir zeigen Ihnen, welche Schritte Sie befolgen sollten, um Reiserisiken und deren Folgekosten zu reduzieren:

 

Analysieren Sie ihre Reiseziele und das Reiseverhalten:

Analysieren Sie im ersten Schritt die Reiseziele und das Reiseverhalten bzw. typische Reiseverläufe. Denn natürlich hängt die Auswahl der passenden Sicherheitslösungen und Reiseinformationen stark davon ab, zu welchen Zielen und in welchem Umfang gereist wird. Wenn z. B. vor Ort lokale Airlines benutzt werden müssen, die nicht über die globalen Reservierungssysteme buchbar sind, fehlen Daten für die Lokalisierung von Reisenden. Hier hilft eine Reisesicherheits-App, um den Kontakt herzustellen. In anderen Regionen reicht es vielleicht, die Reiserichtlinie entsprechend anzupassen und die Reisenden aktiv zu informieren, damit sie stressfreier und produktiver unterwegs sind.

 

 

Informieren Sie Ihre Reisenden frühzeitig:

Damit Ihre Reisenden gut vorbereitet sind, sollten Sie sie gut informieren und in riskovermeidendem Verhalten (siehe auch Kasten) unterweisen: Stellen Sie ihnen vor und während der Reise Einreise- und Sicherheitshinweise zum Zielgebiet zur Verfügung und versorgen Sie sie mit Informationen zu aktuellen Ereignissen, die Reisen beeinträchtigen können. Durch gute Vorbereitung und frühzeitiges, weltweites Monitoring vermeiden Sie Risiken und unvorhergesehene Kosten. Sind zum Beispiel Mitarbeiter nicht umfassend genug über notwendige Impfungen im Zielland informiert, kann es passieren, dass sie ungeimpft einreisen und erkranken – das wiederum verursacht hohe Kosten für die Behandlung vor Ort oder den Rücktransport.

Buchen Sie alle Reiseleistungen über einen Geschäftsreiseanbieter:

Buchen Sie ihre Geschäftsreisen über einen Anbieter anstatt über verschiedene Websites. Denn dann profitieren Sie von lückenlosen Buchungsdaten und können Sie jederzeit sehen, wo sich Ihre Reisenden aufhalten. So können Sie Ihre Mitarbeiter im Notfall schnell unterstützen. Fallen etwa Flüge wegen Streiks oder Unwettern aus, kann das Reisebüro zügiger helfen und Reisende auf andere Transportmittel umbuchen, wenn alle Daten vorliegen. Das spart Zeit, Nerven und Geld für alle Beteiligten.

 

 

Nutzen Sie webbasierte Anwendungen zur schnellen Kommunikation:

Technische Entwicklungen werden immer besser und hilfreicher: Zum Beispiel können Sie mit einem interaktiven landkartenbasierten Traveler Tracking Reisende lokalisieren. Tools helfen bei der Kommunikation zwischen Unternehmen und Reisenden oder ermöglichen die Dokumentation der ergriffenen Maßnahmen. Über Reise-Apps wie z. B. CWT To Go  können Reisende bei kurzfristigen Reiseplanänderungen auch unterwegs ihre aktuellen Buchungsdaten einsehen. Über eine Reisesicherheits-App können sie bei Notfällen Kontakt mit ihrem Unternehmen aufnehmen – damit gelingt das Traveler Tracking auch bei Reisen, die außerhalb der globalen Reservierungssysteme gebucht wurden, was bei manchen Destinationen unvermeidbar ist.


Fünf Tipps für Reisende

 

  1. Gut versichert?
    Prüfen Sie, ob der Versicherungsschutz ausreicht (z.B. Auslandskrankenschutz, Gepäckversicherung, Dienstreise-Haftpflicht, Assistance-Service).

  2. Dokumente vollständig?
    Reise- und Ausweisdokumente müssen gültig, vollständig und korrekt sein, Visa- und Impfvorschriften müssen beachtet werden. Sichern Sie wichtige Dokumente zuhause und nehmen Sie eine zusätzliche Kopie mit. Hilfreiche Informationen finden Sie auch unter: www.bmeia.gv.at/reise-aufenthalt

  3. Kontaktadressen dabei?
    Wichtige Telefonnummern und Adressen sollten Reisende nicht nur im Smartphone speichern, sondern sie für den Fall eines Diebstahls separat mit sich führen (z.B. zuständige österreichische Botschaft, Polizei, Notruf, Reisebüro, Versicherung, Assistance, Hotelanschrift).

  4. Umsichtig verhalten?
    Wer die wichtigsten Begriffe in der Landessprache kennt und über lokale Sitten und Gesetze informiert ist, reist sicherer. Reisende sollten gefährliche Gegenden kennen und meiden, ihre Mobilgeräte vor Einsicht durch Fremde schützen und den Zugriff verschlüsseln.

  5. Daten aktuell?
    Daten wie Terminkalender, Kontaktmöglichkeit, Reisendenprofil müssen stets aktuell gehalten werden, damit der oder die Reisende im Notfall kontaktiert werden kann.
Der Geschäftsreiseanbieter Carlson Wagonlit Travel bietet umfassende Sicherheitsdienstleistungen für Unternehmen. Haben Sie Fragen dazu? Kontaktieren Sie uns:   

Irene Kothbauer

Irene Kothbauer
Senior Sales Manager

Tel.: +43 (0)1 240 600
sales@carlsonwagonlit.at