skipnavigation

Hoe zet je wereldwijd een zakelijk reisbeleid op?

Sabic vertelt

Uit ZAKENREIS nummer 475 /juli/augustus 2015
TEKST: Manuschka Hundepool

Wereldwijd reisbeleid betekent soms snoepgoed afpakken

Een global travel management programma kun je wel opstellen, maar het moet ook uitvoerbaar en controleerbaar zijn. Als de helft van het totale reisbudget op thuisland Saudi-Arabië betrekking heeft, moet je rekening houden met 's lands wijs, 's lands eer.

 

Vanuit Bergen op Zoom is Huib van den Durpel als global procurement manager bij SABIC verantwoordelijk voor alles wat met reizen en mobiliteit te maken heeft. Behalve het travel management vallen ook de overeenkomsten voor expats, leaseauto's en autohuur binnen zijn takenpakket. Van den Durpel beheert zo'n veertig global contracten met voorkeursleveranciers, zoals airlines, hotels en leasemaatschappijen. Van den Durpel heeft bijna tien jaar ervaring op het gebied van procurement, waaronder travel. Hij begon zijn carrière bij General Electric (GE) Plastics, dat in 2007 werd overgenomen door SABIC. "Na de overname van GE Plastics door SABIC is besloten om de twee bedrijven te integreren," zegt Van den Durpel. "Ik werd verantwoordelijk voor Travel & Living en heb na mijn benoeming gepleit voor geïntegreerde oplossingen naar het model van GE Plastics. Er gaat veel geld bij ons om in zakenreizen, dus de mogelijkheden om te besparen zijn evenredig groot. Het handhaven van onze principes stond echter centraal. De veiligheid van de medewerkers heeft voor SABIC de hoogste prioriteit. Mensen zijn onze belangrijkste asset. Dit moest ook worden geborgd in ons reisbeleid."

 

Support van stakeholders
Uit het benchmarkrapport dat Van den Durpel opstelde, bleek dat het wenselijk was om over te gaan op één global travel management company (TMC). Wereldwijd werd met meer dan twintig verschillende zakenreisagenten gewerkt. "Het werkt niet effectief om het travel management alleen op landenniveau te organiseren," zegt Van den Durpel. "We willen een gedetailleerd overzicht verkrijgen van de zakenreisuitgaven, inclusief van de aan SABIC gelieerde bedrijven." Twee maanden geleden heeft SABIC daartoe een contract getekend met Carlson Wagonlit Travel (CWT).
 

Het selectieproces werd twee jaar geleden gestart. Waarom heeft het zo lang geduurd? Van den Durpel: "De filosofie van SABIC is: of we doen het goed, of we doen het niet. Het is een complex traject, waar we niet alleen als Procurement verantwoordelijk voor wilden zijn. Daarom heb ik alle betrokken afdelingen wereldwijd bezocht om zowel top-down als bottom-up support te krijgen. Het was een hele uitdaging om iedereen op één lijn te krijgen en draagvlak te creëren. Maar zonder support van stakeholders, is zo'n omvangrijk project kansloos. Een beleid kun je wel opstellen, maar het moet ook uitvoerbaar en controleerbaar zijn."
 

Bij de selectie van een reisagent, heeft SABIC niet alleen gestuurd op de goedkoopste. Van den Durpel: "Eerst hebben wij bepaald of de kwalificaties die SABIC verlangt wel in orde waren en vervolgens hebben wij pas naar de commerciële aspecten van de dienstverlening van de TMC gekeken. We zijn begonnen met tien zakenreisagenten en hebben dat aantal gedurende het selectieproces teruggebracht tot drie. Uiteindelijk hebben wij gekozen voor Carlson Wagonlit Travel.

Wij werken op basis van een transactie fee, die verschilt voor online en voor offline boekingen. Daarnaast hebben wij een service level agreement. Wij willen een eerlijke prijs betalen voor de dienstverlening van onze reisagent. Wij zijn niet geïnteresseerd in een model waarbij de fee bewust onder de kostprijs wordt gehouden, omdat via de achterdeur allerlei inkomstenstromen zijn waar wij geen zicht op hebben. Ik wil het verdienmodel van onze leveranciers snappen. Als blijkt dat een aspect van hun dienstverlening goedkoper of juist duurder is dan een soortgelijke aanbieder, vraag ik om een toelichting. Verder hebben wij ieder jaar audits op onze interne procedures, onder meer om te controleren of de externe uitgaven wel in de pas lopen met de afspraken."


Overhouden aan dagvergoeding

Hoewel SABIC haar travel management wereldwijd gaat consolideren met CWT als global TMC, is het doorvoeren van een global travel policy nu nog een stap te ver. Eén wereldwijd reisbeleid zou voor sommige regio's voelen als 'het afpakken van snoepgoed'.

Van den Durpel: "Wij hebben gekozen voor een werkbare oplossing, wat neerkomt op een reisbeleid voor Saudi- Arabië en een reisbeleid voor daarbuiten. Dat heeft vooral te maken met de per diem die in Saudi-Arabië wordt uitgekeerd. In Saudi-Arabië heeft een SABIC-medewerker die op zakenreis gaat van oudsher recht op een dagvergoeding, waarbij onder meer je functie bepaalt hoe hoog het budget is. Stel je bent een senior manager en je mag op lange afstanden business class vliegen. Als je vanaf het hoofdkantoor in Riyad naar New York vliegt en een paar dagen later weer terug, dan gaat de teller lopen vanaf het moment van vertrek tot aan terugkomst. Daarbij wordt rekening gehouden met transportkosten, hoteluitgaven, eten en drinken, et cetera. Dat bedrag wordt vervolgens in één keer uitgekeerd. Omdat de ticketprijs wordt toegekend op basis van een full fare-tarief, is het mogelijk om als reiziger een leuk bedrag over te houden door een goedkoper ticket te boeken. Omdat deze manier van werken past bij de cultuur van een deel van ons bedrijf, zullen wij daar rekening mee moeten houden. Dat kun je niet van de ene op de andere dag veranderen."
 

Buiten de financiële aspecten van de per diem-vergoeding, is ook het waarborgen van de duty of care een zorgelijk aspect van dit systeem geeft Van den Durpel aan. "De veiligheid en het welzijn van onze medewerkers staat voorop binnen ons bedrijf. Op dit moment staat het iedereen vrij in Saudi-Arabië om te boeken bij wie en hoe ze willen. We hebben daarom besloten om de mogelijkheid te onderzoeken om iedereen te verplichten om via een TMC te boeken. Ook hier is weerstand tegen. Maar door deze verandering zorgvuldig voor te bereiden, zullen onze mensen in Saudi-Arabië begrijpen dat het boeken via de TMC iets anders is dan het veranderen van het reisbeleid. Employee care staat immers los van de per diem-travel policy."


Andere opvatting over veiligheid

De motor voor consolidatie van het zakelijk reizen is sowieso de security & safety van de medewerkers, geeft Van den Durpel aan. "In de petrochemie zijn alle processen en veiligheidsvoorschriften in de fabrieken tot in detail geregeld. Onze verantwoordelijkheid zoals vastgelegd in ons beleid ten aanzien van EHSS – Environment, Health, Safety en Security – wilden we ook doorvoeren in ons reisbeleid. Daartoe hebben wij bijvoorbeeld een overeenkomst gesloten met International SOS. Wij willen onze mensen voordat ze op zakenreis gaan voorbereiden en support geven als ze onderweg zijn. Duty of care is iets wat SABIC hoog in het vaandel heeft."

De zwakke schakel is dat mensen zich wel moeten registreren bij International SOS en niet iedere reiziger ziet daar het nut van in, geeft Van den Durpel aan. "Daarom communiceren wij zoveel mogelijk op onze website en bij reizen naar landen met een hoog risico, worden de reizigers proactief benaderd door onder andere onze medische dienst. Daarbij moet je niet uit het oog verliezen dat een medewerker uit de Verenigde Staten een andere opvatting heeft over veiligheid dan een medewerker uit Saudi-Arabië. In het algemeen kun je stellen dat in de Verenigde Staten het bewustzijn om te boeken via een TMC heel groot is, Europa een volwassen markt is en dat Azië-Pacific en Saudi-Arabië met een inhaalslag bezig zijn."

 

Inzicht in de uitgaven
Voor Van den Durpel zal de komende tijd in het teken staan van stap voor stap de global travel management company implementeren. "Ik verwacht dat dit rust geeft en duidelijkheid schept," zegt Van den Durpel. "Zoals aangegeven, is deze beslissing niet alleen genomen op basis van financiële doelstellingen. Maar als je goed inzicht hebt in de uitgaven, dan is het uiteindelijke resultaat vanzelf kostenbesparing en efficiency."


Vervolgens komt er wereldwijd één corporate credit card voor de SABIC-reizigers en zullen de efficiency en consolidatie van luchtvaarten hotelcontracten onder de loep worden genomen. Ook wordt gekeken naar een oplossing voor het expense management, dat op SAP gebaseerd moet zijn. Ondertussen lopen er nog andere projecten, zoals het uitbreiden van Telepresence, faciliteiten voor videoconferencing ten behoeve van interne meetings. "Dit hebben wij inmiddels op meerdere locaties geïnstalleerd en wij zijn heel tevreden over het resultaat." Van den Durpel denkt dat SABIC er klaar voor is om stapje voor stapje het Midden- Oosten in te passen in de nieuwe global mindset. "Onze business strategy is meer entrepreneur en zal ervoor zorgen dat het bedrijf nog efficiënter wordt gerund. Mede door de snelle internationale groei van SABIC, ontstaat er een open cultuur met cross functioneel denken."


Op het programma voor het eerste kwartaal van 2016 staat dat ook Saudi-Arabië mee gaat doen aan het boeken via CWT, de global TMC. "Vanaf dat moment zullen we data en kennis vergaren op wereldwijd niveau en zullen we in staat zijn om nog efficiënter te werk te gaan," zegt Van den Durpel. "Voldoende mogelijkheden dus voor verdere verbetering en verfijning van de processen en procedures. Ik sta te popelen om hiermee aan de slag te gaan."

 

 

 

SABIC is een petrochemisch bedrijf dat wereldwijd actief is in de productie van plastics, chemicaliën, metaal en kunstmest. Het bedrijf komt uit Saudi-Arabië en heeft haar Europese hoofdkantoor in Sittard. SABIC heeft bedrijfsoperaties in meer dan vijftig landen.

SABIC geeft meer dan 100 miljoen euro per jaar uit aan zakelijk reizen. Daarvan wordt zo’n veertig procent besteed aan luchtvervoer, 40 procent aan hotels en 20 procent aan maaltijden en grondtransport. Saudi-Arabië is verantwoordelijk voor de helft van de zakenreisomzet. De verdeling tussen de overige regio’s is 30 procent in de Verenigde Staten, 15 procent in Europa en 5 procent in Azië.

Van de ruim 40.000 medewerkers bij SABIC wereldwijd zijn er zesduizend zakenreizigers. Ongeveer 2.500 medewerkers zijn zeer frequente reizigers. Dit betreft vooral mensen in de verkooporganisatie, waarvan sommigen wel meer dan twintig reizen per jaar maken.

 

 

 

Huib van den Durpel, senior manager, Global Procurement, Travel and Living and Global Mobility SABIC:“Wij zijn niet geïnteresseerd in een model waarbij de fee bewust onder de kostprijs wordt gehouden, omdat via de achterdeur allerlei inkomstenstromen zijn waar wij geen zicht op hebben. Ik wil het verdienmodel van onze leveranciers snappen.”

 


Bent u benieuwd hoe wij u kunnen helpen uw zakenreizen te conlideren? Bent u op zoek naar een manier om de reizigersveiligheid voor uw medewerkers te verbeteren? Of wilt u meer inzicht in de kosten voor zakenreizen?

 

We denken graag met u mee. Bel direct +31 (0)20-2000 275 of neem contact op via ons contactformulier.
 

Contact