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Conduzindo o sucesso da Gestão Estratégica de Reuniões

 

Veja o vídeo introdutório para o estudo:

 

 

Sumário Executivo

 

Esta pesquisa global explora os condutores de sucesso na gestão estratégica de reuniões.

 

'Early adopters' de programas de SMM (Strategic Meetings Management) descrevem uma gama de benefícios, que incluem transparência de gastos, economia de custos e atenuação de riscos. Porém, apesar destes benefícios, a indústria de SMM não atingiu um alto nível de maturidade de mercado.

 

Especialistas concordam que implementando um programa de SMM é uma jornada em constante evolução. Cada programa é e deve ser único, desenvolvido para alinhar metas, objetivos e cultura corporativos.

 

Não há necessidade de ser algo complexo, principalmente em estágios iniciais: muitos dos programas eficientes de hoje começaram pequenos e cresceram.

 

Recomendações chave e descobertas dos especialistas incluem:
 

Foco na estratégia, não na tática

Determine o que você gostaria de obter primeiro e construa um mapa para chegar lá

Acionistas, acionistas, acionistas: identifique-os e engaje-os

 

 

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Introdução à SMM

Conceitos para a gestão estratégica de reuniões existem há décadas. SMM (Strategic Meetings Management) é definida como "gestão estratégica de processos relacionados a eventos e reuniões de uma empresa, gastos, volumes, padrões e fornecedores, para alcançar economia de custos, gestão de riscos e serviço superior.” (GBTA)

 

Flexibilidade do Programa de SMM

Há diversos tipos de programas de SMM. Isso porque há muitos fatores que podem ter um impacto.

 

Muitas companhias acreditam que a falta de padrões torna o modelo de SMM complexo. Na realidade, o contrário é verdadeiro: programas de SMM são, em última análise, flexíveis.

Infinidade de Benefícios

Há muitos benefícios da SMM, por isso é tão interessante.

 

Economia de custos podem alcançar de 5 a 25 porcento, ou até mais. Benefícios adicionais, como transparência, mitigação de riscos e melhoria do compliance regulatório possuem grande importância para muitas empresas.

A Jornada para o Sucesso da SMM

Especialistas concordam que é imprescindível lembrar que programas de SMM evoluem constantemente. Mercados em constante mudança, tecnologia e objetivos de negócios significam prioridades de SMM também em constante aprimoramento.

 



Fornecimento Centralizado

O ponto de partida para muitas organizações tende a ser a centralização de fornecedores – tanto gerido por uma equipe interna dedicada como por um parceiro terceirizado.



Revisão de Contrato

Para algumas companhias, iniciativas de SMM iniciaram com a revisão centralizada de contratos.

 

Opções de Terceirização

Mais de 60% dos respondentes dizem ter terceirizado alguns aspectos de seu programa de SMM. A forma como esta prática é configurada varia, dependendo das exigências específicas de cada cliente. Bem como suporte tático, companhias de gestão de viagens também fornecem serviços de consultoria.

 

 

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O que define o Sucesso em SMM? 

 

Indicadores de Sucesso

 

Participantes da pesquisa claramente indicaram que economia de custos é a métrica mais relevante. Na sequência, economia advinda de iniciativas de fornecimento, satisfação do consumidor ou patrocinadores de reuniões.

Sucesso de Programas

 

Companhias que possuem programas de SMM os classificam como muito bem sucedidos. 
Em uma escala de 1-5, onde 5 foi ‘muito bem sucedido’ - 65% classificaram seus programas como 4 ou 5.

Condutores de Sucesso

 

Uma grande quantidade de fatores contribui para o sucesso de um programa. Os resultados da pesquisa destacaram os 3 melhores:

 

  1. Apoio da gestão sênior
  2. Funções de relatórios e dados
  3. Contar com um parceiro terceirizado / engajamento do stakeholder

Fatores de Sucesso e Melhores Práticas

Especialistas especulam que uma das razões da falta de maturidade da indústria é o uso excessivo do termo "estratégia" para incluir todos os elementos táticos de um programa. A estratégia é princípio guia de um programa e de seus objetivos. As táticas são simplesmente as ações e ferramentas que suportam tais objetivos.

 



Políticas e Obrigações

Política não é uma simples declaração, e o que funciona para uma empresa, pode não funcionar para outra. Enquanto pontos de vista diferem na maneira de impor as políticas de SMM, uma coisa é certa – estas podem ser bastante complicadas.



Cuidados Necessários

Profissionais de SMM concordaram que cuidados com os participantes são essenciais a qualquer programa bem sucedido. Companhias que viajam a áreas com riscos geopolíticos significativos precisam ser particularmente cuidadosas com o bem estar de seus viajantes.

Insights de Hotéis Parceiros

O sucesso de um programa de SMM também é altamente dependente de parcerias estratégicas com fornecedores.

“Fornecedores auxiliam no decorrer da jornada”, diz uma vice presidente de vendas globais para uma grande rede hoteleira. Como esperado, houve um consenso que parcerias de SMM funcionam melhor quando há um canal que oferece transparência e benefícios mútuos.

 

Tecnologia Integrada

As pessoas estão habituadas a sistemas integrados para reservas de viagens, com sistemas de registro de despesas e de reuniões para simplificar os processos aos viajantes e a participantes de eventos. Todavia, esforços passaram a integrar tecnologias mais complexas para eventos, com relação a gastos, contabilidade geral e sistemas de planejamento de recursos empresariais.

 

 

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Desafios

Até mesmo o estrategista de gestão de eventos mais impetuoso sabe que implementar ou avançar um programa depende de diversos fatores, desde obter ou manter o engajamento de acionistas até expandir a iniciativa globalmente.

 

 

Comprometimento do Acionista

Programas de SMM tipicamente envolvem praticamente todas as disciplinas de uma empresa, embora 60 porcento dos respondentes com programa de SMM identificaram que líderes sênior são o grupo chave de acionistas. Porém, alguns grupos de acionistas podem ser difíceis. Trabalhar com acionistas desafiadores para identificar pontos potenciais de problemas e engajá-los a ser parte da solução é, em geral, a melhor forma de obter os recursos necessários.
   
 

Volume Insatisfatório, Recursos, Tempo, Dados

Muitos respondentes da pesquisa que não possuem programas de SMM indicaram que não possuíam também volume suficiente para justificar um programa. Todavia, ficou claro que há benefícios para qualquer companhia que gaste até US$1 milhão em eventos a cada ano. E, o que se torna evidente é que gastos em geral são, na verdade, maiores que o volume projetado no início do programa.
   
 

Desafios Globais

Mais de 70 porcento dos respondentes com um programa de SMM buscam expandi-lo – muitos, globalmente. Assim como, metas regionais flexíveis continuam importantes. Com relação à complexidade percebida, especialistas concordam "Não se sinta intimidado pelo conceito de tornar-se global". Programas não precisam estar totalmente maduros em todas as regiões para provar seu valor. Uma forma de iniciar a jornada global é considerar programas piloto em primeira instância. E, lembrar-se de comemorar sucessos durante o processo.

 

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O que virá a seguir?

Conforme a jornada de SMM continua evoluindo, muitas empresas se perguntam 'o que virá a seguir?'

 

Integração de Marketing e SMM

Os primeiros programas de SMM não incluíam eventos de marketing e apresentações. Porém, conforme os programas passaram a mostrar resultados, gestores de programa e de marketing começaram a ver a sinergia que cresce ao incluir eventos no programa de SMM.

Quando profissionais de eventos são permitidos pelas partes de logística, eles são capazes de empregar mais tempo e energia nos objetivos de negócio e no conteúdo das conferências.

   

Impacto da Consolidação da Indústria

A indústria experimentou - e tende a continuar experimentando - sua consolidação.

Espera-se que isso dificulte um pouco para companhias sem uma abordagem estratégica. Elas não serão capazes de garatir espaços, ou negociar boas tarifas.

Por outro lado, um número ainda menor de fornecedores poderia levar a um nível mais alto de inovação e de alcance do programa.

 

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Sobre a pesquisa

O CWT Travel Management Institute (TMI) em parceria com o BTN Group conduziu este estudo global sobre os condutores de sucesso na gestão estratégica de reuniões (SMM).

  

Objetivos

Oferecer uma visão geral de "Strategic Meetings Management" (SMM) e seus benefícios às empresas

Defiir fatores chave para conquistar sucesso sustentável em programas de SMM

Fornecer exemplos de melhores práticas de companhias que implementaram estratégias bem sucedidas de SMM

Identificar obstáculos enfrentados pelas empresas e promover formas de transpassá-los

 

Veja aqui os gráficos



Metodologia

A CWT e o BTN Group utilizaram uma quantidade de metodologias de pesquisa ao redigirem este relatório, incluindo:

 

Entrevistas e 'focus groups' com dezenas de especialistas em gestão estratégica de reuniões e eventos

Uma pesquisa online com 246 profissionais de organização de eventos

Estudos de caso com proprietários de programas de SMM bem sucedidos

Gostaríamos de estender um agradecimento especial aos contribuintes abaixo, por seus insights valiosos e pela participação em nosso estudo:

 

  • Carolyn Pund, CMP, CMM, Senior Manager Global SMM and Event Technologies, Cisco Systems
  • George Odom, President, Strategic Travel and Meetings Group
  • Kevin Iwamoto, Senior Consultant at GoldSpring Consulting
  • Erin Stahowiak, Global Meetings Manager, McDonald’s Corporation
  • Danny Meier, Director, Global Travel, Honeywell