skipnavigation

Conduzindo o Sucesso na Gestão Estratégica de Eventos

Junho de 2016

 

Introdução à SMM

Flexibilidade do programa de SMM

Múltiplos benefícios

 

Conceitos para a gestão estratégica de conferências e eventos existem desde a metade dos anos 1990.1 Em 2004, O Comitê de Grupos e Eventos da Global Business Travel Association (GBTA) — até então conhecida como a National Business Travel Association — esboçou uma relação de trabalho para programas de gestão estratégica de eventos. O grupo lançou uma série de relatórios para guiar empresas no desenvolvimento de SMM, sua implementação e maturidade.

 

O Comitê da GBTA de Grupos e Eventos agora define o seguinte conceito: “gestão estratégica de eventos (SMM) é uma abordagem disciplinada para gerenciar atividades de conferências e eventos no âmbito empresarial, processos, fornecedores e dados, a fim de alcançar objetivos mensuráveis de negócios alinhados com a visão/metas estratégicas das organizações, e proporcionar valor na forma de economias quantitativas, mitigação de riscos e qualidade de serviços.”

 

O que é importante notar na definição é que SMM não é somente um conjunto de regras, mas uma abordagem holística para conferências e eventos.

 

 
Flexibilidade do programa de SMM

Embora a definição por si só seja bastante focada e direcionada, na prática muitos modelos de SMM têm surgido. Isto ocorre, pois há um número de fatores que influenciam o desenvolvimento de um programa de SMM. Fatores internos, como as metas, configuração e cultura da companhia desempenham papel crucial na estrutura de um programa de SMM, assim como fatores externos, tais como indústria e geografia. O resultado é uma continuidade de programas que abrangem de modelos globais integralmente maduros a modelos híbridos que envolvem alguns componentes chave.

 

Infelizmente, muitas empresas consideram a falta de um modelo único ou padrão, tornar o modelo de SMM complexo. Na verdade, o oposto é correto. Há muitas configurações potenciais ressaltando a flexibilidade destes programas. Incorporar um programa não precisa ser uma tarefa onerosa ou difícil. Muitos programas eficientes atuais começaram pequenos e cresceram, tendo sido construídos por seus bons resultados.

 

Múltiplos benefícios

Os benefícios de SMM para uma empresa são numerosos, razão pela qual há robusto e contínuo interesse. Economia de custos é tipicamente o maior impulsionador, uma vez que novos programas tendem a reportar gama de gastos economizados de 10 a 25%, em relação aos gastos originais. Benefícios adicionais, tais como transparência dos gastos, diminuição de riscos e melhoria na conformidade regulatória, para muitas companhias são tão importantes, se não mais, quanto economia de custos. Conforme os programas evoluem, especialistas enfatizam que economias se tornam esperadas e não devem mais servir como partes efetivas de relatórios de métricas à gerência sênior. Ao invés disso, cuidados, gestão de riscos, satisfação do consumidor e, especialmente entre aqueles que estendem SMM a eventos de marketing, gestão de marca são benefícios de grande valor da SMM.

 

Compliance, enquanto regulamentação, incluindo o U.S. Foreign Corrupt Practices Act, ou políticas corporativas, é também um aspecto importante e crescente dos resultados de SMM para muitas organizações. Para outros, os resultados ligados à marca e a customer service que uma abordagem estratégica pode proporcionar são críticos.

 

Por fim, todos estes benefícios contribuem para o principal resultado de uma SMM bem sucedida: satisfação do cliente e melhoria no retorno sobre eventos (ROE - Return on Event). Fornecer ferramentas e tecnologia a organizadores de eventos, que garantam maior eficiência, faz com que estes sejam capazes de utilizar melhor o tempo para a logística na gestão de eventos, se concentrando mais no conteúdo das reuniões, na experiência dos participantes e em atingir as metas do evento.

 

 

1 Bondurant Consulting, “The Evolution of Strategic meetings management in Small and Medium Businesses,” 2011, p. 4
 

2 Bondurant Consulting, “The Evolution of Strategic meetings management in Small and Medium Businesses,” and CWT Travel Management Institute, “Meetings and Events: Where Savings Meet Success,” 2010, p9

 

Voltar ao relatório

 

Baixe o relatório completo (PDF - em inglês)