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Por que gestores de viagens precisam de dados

Junho de 2017

 

Há uma infinidade de dados em viagens corporativas. Estes costumavam vir em extensos e volumosos relatórios, porém logo se tornaram automatizados e digitalizados, e, hoje, denominados Big Data. O problema, de fato, era o volume de informações que tornavam difícil sua utilização com eficiência. Por isso, mudamos para Dados Inteligentes (Smart Data), que logo se tornaram Análises Preditivas (Predictive Analytics).

 

É fácil cair na armadilha de se tornar obcecado por dados. Mas, não se trata, e nunca se tratou, propriamente dos dados. Trata-se de como os gestores de viagens podem usar estas informações para melhorarem a eficiência de programas de viagens, em benefício da companhia e do viajante, em última análise, para proporcionar valor diferenciado.

 

Porém, isso é se antecipar em demasia. Antes, é preciso chegarmos à maneira como podemos usar os dados de que precisamos para compreender por que devemos reservar tempo e esforços para tal.

 

Tenho trabalhado na indústria de viagens corporativas há apenas um ano; minha experiência se concentra no gerenciamento de dados em outras indústrias. Quando comecei, ficou imediatamente claro que a indústria de viagens gerenciadas necessitava de algo para melhorar a eficiência das viagens, e, portanto, dos programas de viagens.

 

O antigo paradigma era que gestores de viagens eram avaliados por sua conformidade com a política e por se manterem dentro do orçamento para as viagens. Afinal, para algumas empresas, o orçamento chega a milhões e, por isso, merece proteção. Mas, as coisas mudaram.

 

Primeiro, os viajantes estão melhor informados. Não somos mais considerados “pacotes” que devem ser enviados do ponto A ao B. Os produtos da Apple e do Google nos empoderaram – pense em quantas informações estão disponíveis em nossos celulares – e, compreensivelmente, nos tornamos mais exigentes. Muitos gestores de viagens também são viajantes. Não requer muita imaginação para perceber o quanto as coisas mudaram, por exemplo, e é óbvio que as pessoas querem ser guiadas em casos de atrasos de companhias aéreas rapidamente e de forma eficiente. E, mais do que isso, também querem se sentir no controle.

 

Estabelecer os processos corretos pode tornar estes pontos possíveis. A forma mais antiga de captura de dados era com a construção de perfis de viajantes, embora os resultados nunca tenham sido muito úteis, apesar de alguns relatórios sobre preferências demográficas. Porém, com análises preditivas, infere-se diretamente em comportamentos. Alguém sempre muda seu assento quando realiza check in? Alguma outra pessoa sempre solicita mudança de quarto para andares mais altos em hotéis? Você pode automatizar todas estas informações para refinar um perfil e, com isso, fazer reservas mais precisas. Isso não requer que alguém faça inclusões manuais e fará uma grande diferença ao viajante. Além de qualquer outra coisa, eles sentirão que alguém presta atenção em suas necessidades.

 

Este é um aspecto. O segundo é o retorno sobre o investimento. Se qualquer outro departamento solicitasse ao CFO meio bilhão de dólares, a primeira pergunta seria sobre o ROI. Então, por que isso não se aplica a viagens? O foco em custos voltou a atenção das pessoas aos orçamentos com viagens, somente pelo ângulo do custo com o bilhete aéreo, hotel e taxi.

 

O que não é menosprezar a importância da manutenção dos custos, e os gestores de viagens são tipicamente muito competentes na gestão destes. Todavia, não se compara ao fato de que precisamos também voltar nossas atenções ao retorno que será gerado. Há um manifesto de valor em proximidade e, por isso, trata-se de julgar tal proximidade. É importante compreender por que alguém viaja e, portanto, qual o valor desta viagem. Há, basicamente, poucas razões para se viajar: obter ou transmitir conhecimento, avançar e realizar acordos, e trabalhar em projetos colaborativos.

 

Se qualquer outro departamento solicitasse ao CFO meio bilhão de dólares, a primeira pergunta seria sobre o ROI. Então, por que isso não se aplica a viagens?

Todo o resto pode ser resolvido por e-mail, telefone, vídeo conferências, entre outros meios. Qual é a importância de sua viagem?

 

A questão principal é se o tempo em viagem tem sido bem gasto e, portanto, se existe um retorno sobre tal investimento.

Também é importante compreender a produtividade do viajante. Um exemplo muito simples seria que é mais custoso virar à esquerda na porta de um avião do que à direita. Mas, se ao viajar em classes executiva ou primeira classe você pode trabalhar durante todo o voo, as chances são maiores de você “pagar” pelos custos com o bilhete, e mais, em horas produtivas. Isso se estende também ao tempo gasto em trânsito. A questão principal é se o tempo em viagem tem sido bem gasto e, portanto, se existe um retorno sobre tal investimento. Se a reunião é de grande importância e o tempo gasto em viagem for produtivo, as chances são de você obter um ótimo ROI.

 

Se milhares de pessoas estiverem viajando, como você faz para medir seu retorno? A resposta é a análise preditiva de dados, que pode relevar o valor de reuniões e a produtividade das viagens. É por esta razão que gestores de viagens precisam explorar seus dados. A pergunta “como” é tanto difícil como simples. É difícil, pois envolve o engajamento de gestores de viagens com as divisões da companhia para construir o relatório completo. Porém, estamos falando potencialmente sobre meio trilhão de dólares de gastos com viagens: é claro que isso depende do envolvimento de toda a empresa.

 

Isso também requer saber as perguntas certas a se fazer, e garantir a utilização de dados para uma finalidade e não apenas tê-los. Não queremos retornar aos dias do Big Data. É difícil saber exatamente quais perguntas fazer, pois há muito potencial.

 

Na Carlson Wagonlit Travel, temos uma equipe de ciência de dados, conduzida por pessoas que recrutamos em indústrias que possuem requisitos para análise de dados altamente desenvolvidos.

O gestor de viagens, porém, não precisa ser um cientista de dados. É neste momento que uma Empresa de Gestão de Viagens intervém, para tornar as coisas simples. No passado, fomos facilitadores de transações, mas estamos nos tornando parceiros de dados terceirizados. Na Carlson Wagonlit Travel, temos uma equipe de ciência de dados, conduzida por pessoas que recrutamos em indústrias que possuem requisitos para análise de dados altamente desenvolvidos. Podemos trabalhar com você, utilizando os seus e os nossos dados, para garantir que você esteja utilizando dados para análises adequadas de seu programa de viagens, para destacar os números reais de ROI.

 

A recompensa possui alto valor. Gestores de viagens podem mudar a percepção de viagens, que não serão mais vistas como um custo. Mas, serão vistas, como devem ser, como facilitadoras de negócios. Com os dados certos, gestores de viagens podem apresentar a seus CFOs, um argumento viável para o aumento no orçamento de viagens, que ajudarão a aumentar os negócios. E, quando os orçamentos estiverem apertados ao final de cada ano, gestores de viagens podem resistir aos cortes no orçamento apresentando dados reais que mostrem todos os benefícios gerados com as viagens.

 

Análises preditivas trazem a eficiência das necessidades de viagens corporativas.

 

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