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Como Redigir uma Política de Viagens Corporativas Efetiva

Tudo o que você precisa para acertar em suas viagens corporativas

Elaborando uma política de viagens corporativas efetiva

 

Há muito a que se considerar quando se organiza uma viagem a negócios, por isso é importante que se tenha uma política robusta para viagens corporativas. Destacar todos os procedimentos relevantes ajudará a manter seus colaboradores em segurança enquanto trabalham, reduzindo seus gastos com viagens corporativas. Alguns passos importantes para criar sua política de viagens ideal incluem:

  • Definir seus objetivos

Estes podem incluir manter custos baixos, garantindo, porém, a segurança e o conforto dos colaboradores, e ajudando-os a tomar decisões em suas viagens.

  • Garantir que sua política de viagens reflita as necessidades dos viajantes

Considere os destinos mais comuns para seus viajantes e a melhor forma deles chegarem lá, há necessidades especificas ou considerações relacionadas às atividades de sua empresa?

  • Dar opções aos seus colaboradores

Todos gostam de ter opções, por isso tente dar a seus colaboradores uma seleção de hotéis ou companhias aéreas. Você pode manter os custos baixos limitando a classificação de hotéis ou a classe de bilhetes de companhias aéreas.

  • Estabelecer diretrizes claras para todos os aspectos das viagens e mais

Sua política de viagens deve ser abrangente o suficiente para não deixar dúvidas, isso inclui todas as regras sobre reservas aéreas para a política, em áreas como gastos adicionais e a aceitação de presentes.

  • Garantir que todos tenham conhecimento sobre a política de viagens

Todos os documentos relevantes precisam estar disponíveis a todos dentro da empresa, seja via intranet ou uma plataforma de viagens. A política precisa ser claramente comunicada a todos, incluindo lideranças, para que possam reforça-la aos seus subordinados.

 

As melhores práticas para políticas de viagens corporativas

Ao documentar uma política de viagens corporativas, é preciso analisar suas particularidades. Você deve começar pensando sobre a natureza de sua organização, trata-se de uma empresa mais rigorosa ou bastante flexível? Assegure-se de que sua política de viagens acompanhe este perfil.

Destaque o quão importante é a leitura deste documento aos seus colaboradores, não somente para a própria segurança deles, e esclareça o que eles precisam fazer em situações de emergência, bem como quem eles devem contatar.

Outras informações que você deve incluir é como viajantes a negócios devem se dirigir a e de aeroportos, e até onde eles são permitidos a combinarem viagens a negócios com viagens a lazer.

Empodere seus colaboradores dando a eles opções de hotéis, limitando a classificação de categoria do hotel ou custo por quarto. Reforce a eles que cumprindo com sua política de viagens garantirá o reembolso simples e fácil de despesas adicionais. Finalmente, reveja constantemente sua política. Flexibilidade é a chave, e sua política e procedimentos para viagens devem estar abertos a mudanças, solicitadas por seus colaboradores ou necessárias aos seus negócios.

Lembre-se de que sua política deve ser aplicada a líderes e viajantes regulares, e, seguindo-a corretamente, sua empresa poderá fornecer o suporte adequado aos seus parceiros estratégicos, bem como favorece o melhor gerenciamento de seu orçamento.

 

O que incluir em sua política de viagens corporativas

Há diversos aspectos que devem ser considerados antes de se redigir sua política de viagens corporativas. Esta deve refletir as necessidades de seus negócios e colaboradores, por isso você precisará estabelecer procedimentos para as seguintes áreas:

  • Reservas aéreas, de hotel e aluguel de carro.
  • O uso de outros meios de transporte, como taxis.
  • Regras para gastos durante a jornada, incluindo refeições, entretenimento e ligações telefônicas.
  • Segurança relativa a viagens, tanto em termos de segurança pessoal como de materiais de trabalho.
  • Regras sobre presentes e favores que podem ser adquiridos ou recebidos durante as viagens a negócios.
  • O processo de aprovação que colaboradores e gerentes devem seguir.
  • O sistema de pagamento de quaisquer despesas incorridas durante as viagens.

 

Definindo sua política de gastos com viagens

É importante estabelecer uma política clara e justa de gastos, pois o gerenciamento precário de gastos com viagens pode custar ao seu negócio. Aqui estão algumas recomendações sobre a abordagem de sua política para os principais tipos de gastos:

 

Viagem adicional

Indique que os custos com viagens cobrirão somente o propósito corporativo da viagem, seja ele para eventos, reuniões ou treinamentos, e que momentos de lazer do colaborador não serão de responsabilidade da empresa. Você deve ainda engajar viajantes corporativos a usarem o meio de transporte com melhor custo-benefício, levando em conta o tempo esperado para a viagem.

Acomodação

Empodere seu viajante de negócios proporcionando a ele controle sobre seus gastos, limitando seu orçamento pela classificação de categoria de hotéis ou valor de diária por quarto. Você pode fornecer tarifas médias em cada localização, e pedir que eles façam sua escolha dentro deste intervalo. Especifique o tipo de quarto que deve ser escolhido, e destaque se sua empresa arcará com cobranças de minibar, custos de Wi Fi, etc.

Refeições

Dependendo da cultura de sua empresa, você pode ser muito claro quanto à sua política de refeições aceitas. Muitas empresas oferecem um subsídio diário que cobre o café da manhã, almoço e jantar, e sua política também deve incluir uma observação sobre bebidas alcoólicas, se serão se responsabilidade do colaborador, a menos que estejam na presença de um cliente.

Gorjetas

Muitas políticas de viagens corporativas cobrem até 20% do valor para gorjetas, somente quando incluídas na conta como uma taxa de serviço. Se um viajante corporativo decidir adicionar uma gorjeta para qualquer outro fim, esta será de responsabilidade do colaborador, ou mediante aprovação gerencial.

Entretenimento

Entretenimento pode considerar alimentação, bebidas ou qualquer outra forma de hospitalidade. A maneira mais efetiva de gerenciar gastos com entretenimento é determinando um limite ou margem, e informando que a aprovação gerencial será solicitada para reembolsos acima deste valor.

 

Como prever seu orçamento

Utilizar dados sobre o comportamento de viagens e despesas anteriores é a forma mais efetiva para estabelecer previsões inteligentes para seu orçamento anual. Diferentes colaboradores viajarão de diferentes maneiras, para diferentes destinos, e com frequências distintas. Todavia, reunir dados sobre custo médio de voos por distância, de noites em hotéis, média de custos para refeições e para transporte terrestre, permitirá que você preveja de forma precisa e com antecedência seu orçamento para gastos com viagens nos anos à frente.

Determinando limites de gastos

Para a grande maioria, viajantes corporativos querem fazer o melhor por suas empresas, e muitas companhias acreditam que proporcionar controle aos colaboradores sobre seus gastos reduz gastos extras. Encontre um meio termo dado controle aos colaboradores, estabelecendo limites chave.

Por exemplo, gastos com refeições podem ser estabelecidos por dia, dando ao colaborador a opção de quanto gastarão individualmente no café da manhã, almoço e jantar.

Quanto se trata da reserva de acomodações, dê aos colaboradores a opção de uma categoria padrão de quartos em qualquer hotel de uma certa categoria/estrelas, ou um preço máximo por noite.

Para transporte terrestre, uma política de viagens corporativas deve claramente aconselhar o viajante a escolher o método de melhor custo-benefício, considerando o tempo de viagem. A maioria dos viajantes corporativos aceitará a restrição para viajar em classe econômica em viagens de curta distância.

 

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Lidando com solicitações de reembolso de despesas

É importante que viajantes corporativos tenham um método claro de solicitar o reembolso de suas despesas. Peça a eles que preencham um relatório de despesas para a data, quantia, categoria, localização e propósito de negócio de sua solicitação, e defina se eles devem lhe entregar recibos de todas as despesas, ou somente daquelas que excederem determinado valor.

Estabeleça um prazo para que seus colaboradores enviem seus relatórios de despesas, isso ajudará seu negócio a manter um fluxo de caixa estável e preciso. Além disso, informe-os o prazo para receberem o reembolso em suas contas. Dependendo do valor gasto, pode ser uma boa ideia especificar um aprovador para cada caso de despesa.

 

Definindo suas diretrizes e procedimentos

Não há uma única política uniforme de viagens corporativas. Se sua política não se encaixar à natureza de sua organização, é improvável que esta satisfaça as expectativas de seus acionistas. Fundamentalmente, sua política e procedimentos de viagens devem ser adaptadas à sua cultura de negócio, e ser flexível com as necessidades de seus colaboradores, indústria e economia. As especificações devem ainda ser amplamente comunicadas e compreendidas.

Suas diretrizes e procedimentos ajudarão seus viajantes corporativos a tomar decisões na estrutura de trabalho de sua política de viagens corporativas. Estes devem incluir procedimentos para todas as reservas, pois é importante que os colaboradores compreendam o que é esperado deles em cada etapa de suas viagens.

Também pode ser necessário incluir informações sobre as consequências do não cumprimento das diretrizes e procedimentos de sua política.

 

Considerando procedimentos de segurança e assistência

A assistência, segurança e bem-estar dos colaboradores é imprescindível em qualquer política de viagens corporativas. Em sua jornada de viagem a negócios, seus colaboradores são sua responsabilidade, por isso, é importante que sua política inclua procedimentos para responder adequadamente a riscos pessoais, situações climáticas ou agitação política em países estrangeiros.

Destaque a importância da leitura de sua política de viagens corporativas, e esclareça o que é preciso ser feito em situações de emergência e quem o viajante deve contatar. Se seus colaboradores viajarem frequentemente a países de alto risco, organize treinamentos adicionais de segurança e assistência em viagens. Trabalhamos em parceria com a International SOS para oferecer assistência médica e seguro viagem, para manter seus colaboradores seguros quando em trânsito.

 

Veja como podemos ainda oferecer suporte aos seus colaboradores em cada etapa de sua jornada.

 

A entrega da política de viagens aos colaboradores

Para divulgar sua política de viagens em sua empresa, você precisa garantir que o documento seja devidamente lido e compreendido. Se você optar por entregar a política de forma impressa, via intranet ou e-mail, crie formas de garantir sua comunicação efetiva sempre que possível.

Uma vez criada sua política de viagens corporativas, solicite comentários e destaque os principais benefícios aos colaboradores. Esclareça os canais preferenciais para reservas, e explique o motivo destas decisões. Envolva os colaboradores em iniciativas que os afetem, isso ajudará a desenvolver sua política de viagens para torna-la ainda melhor com as sugestões incorporadas em posteriores iterações do documento.

 

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