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As 10 Melhores Formas de Economizar em Viagens Corporativas

 

Fazer economias em viagens corporativas pode parecer desafiador, especialmente se você possui muitos colaboradores voando para diferentes destinos, em momentos diferentes. Mas, há maneiras de manter seus custos controlados, sem comprometer a segurança e a assistência aos seus viajantes.

Com a implementação de um processo inteligente, você pode economizar em todas as viagens, e deixar seus viajantes e acionistas ainda mais satisfeitos. Confira 10 das formas mais efetivas de reduzir seu gasto geral com viagens corporativas.

 

1. Reforce sua política de viagens corporativas

Da reserva de voos às permissões de refeições e à gestão de despesas, há muito a considerar ao redigir uma política de viagens corporativas. Isso significa que muitos pontos podem ser esquecidos. Analise atentamente sua política existente e avalie se ela já é robusta o bastante para cobrir todas as áreas de seus gastos com viagens, levando em conta o perfil de sua empresa.

Foque primeiro em organizar as bases de sua política, como um processo apropriado de aprovações, diretrizes sobre reservas, despesas e gastos nos destinos, entre outras. Estabelecer procedimentos claros ajudará seus viajantes a tomarem decisões em cumprimento com a sua política, sem que haja custos adicionais que impactem em seu orçamento total. Se você não possuir uma política de viagens, leia o nosso guia de como redigir uma política adequada para a sua empresa.

 

2. Estabeleça um fluxo de aprovação pré-viagem

Uma das formas mais simples de reduzir seus gastos com viagens corporativas é tendo um sistema de aprovação para todas as reservas. Determinando quem são os responsáveis pelas aprovações necessárias, você não terá problemas com a necessidade de cancelar reservas, levando a gastos indesejados.

Se você contar com uma empresa parceira para a gestão de suas viagens, faça uso integral de sua ferramenta de reservas online. Isso pode lhe proporcionar melhor visão geral para seus planejamentos de viagens. A ferramenta da CWT permite que você escolha quais colaboradores podem reservar seus próprios hotéis e voos, e monitorar todas as reservas realizadas facilmente. Isso significa que você pode tomar ações imediatas caso note processos fora de sua política de viagens.

 

3. Faça economias em voos

Bilhetes de voos podem ser muito caros, por isso aja com inteligência quando reservá-los. Você pode fazer economias sendo flexível quanto às datas da viagem e à companhia aérea escolhida, e reservando apenas em voos econômicos. Porém, uma vez que você reservar, é comumente mais barato ter um plano determinado de viagem. Compre apenas bilhetes que lhe ofereçam flexibilidade de datas de retorno se forem realmente necessárias para a sua viagem.

Configurar alertas para promoções e descontos em tarifas aéreas pode também reduzir massivamente seus custos. Por exemplo, o software inovador de gestão de viagens da CWT busca os melhores preços e as tarifas mais competitivas em companhias aéreas. Nossa ferramenta adicional de rastreamento de preços, desenvolvida pela Yapta’s FareIQ, cancelará automaticamente e fará nova reserva de bilhetes quando encontrar variações inferiores de tarifas para o mesmo destino, economizando ainda mais em seu orçamento. Em média, nossos clientes são capazes de economizar US$170 por bilhete.

 

4. Corte o custo de hotéis

Tarifas de quartos podem variar enormemente, mesmo dentro do mesmo hotel, por isso, fazer análises inteligentes pode levar a grandes economias. Você pode optar por permitir que seus viajantes escolham onde querem se hospedar. Apenas certifique-se de ter estabelecido um limite de orçamento ou de classificação de estrelas. Você também deve especificar que o tipo de quarto obrigatório deve ser standard, e destacar de forma clara se despesas com minibar e wi fi serão cobertas pela empresa ou pelo viajante, entre outros pontos.

Se você quiser se manter no controle das reservas, pesquisar as opções também é importante. Nossa plataforma CWT Hotel Intel fornece opiniões genuínas e independentes de viajantes de negócios, que de fato se hospedaram nos hotéis elencados. Se você visitar o mesmo destino regularmente, podemos ajudá-lo a negociar descontos especiais nas tarifas de hotéis. Você pode ainda observar as economias aumentando com a nossa ferramenta de rastreamento de tarifas hoteleiras, desenvolvida pela Yapta’s RoomIQ, que cancelará e reservará novamente a acomodação em caso de queda de preços das tarifas. Em média, nossos clientes são capazes de economizar US$135 por estadia.

 

5. Defina permissões realistas para alimentação e transportes

Você pode achar que deixar o controle nas mãos do colaborador sobre seus gastos com alimentação e transportes pode, de fato, reduzir gastos excessivos. Despesas com alimentação pode ser determinada por dia de viagem, dando ao colaborador a opção do quanto gastar individualmente no café da manhã, almoço e jantar. Sempre haverá exceções, por isso, reserve aquele restaurante cinco estrelas para reuniões com seus clientes mais importantes. Tratando de transportes, você deve claramente recomendar que os colaboradores escolham o método de melhor custo-benefício, distribuindo ao longo da viagem. Isso pode incluir a utilização de seus próprios veículos para chegar de A a B, e reembolsando-os pelo trajeto.

 

6. Planeje com antecedência

Esta é a regra de ouro quando se trata de economia, em qualquer sentido. No universo das viagens corporativas, é sempre inteligente reservar voos e hotéis com antecedência, uma vez que estes podem alterar drasticamente seus preços com a proximidade da data da viagem.

Com o CWT Trip Estimator você pode compreender melhor a dinâmica de preços com antecedência, bem como tendências de reservas, tarifas de hotéis e mais. Além disso, faça decisões inteligentes sobre quem cobre seus eventos de clientes, note se há a necessidade de enviar um colaborador a longas distâncias, e se já há alguém que possa realizar esta função no local.

 

7. Compreenda as cobranças adicionais das viagens

Cobranças adicionais, tais como Wi Fi e estacionamento, facilmente forçam o aumento de sua previsão de orçamento para a viagem, especialmente quando você deseja ter o controle da previsão de gastos. Alguns fornecedores de serviços podem englobar estes custos em um único pacote combinado, ajudando você a integrá-los em sua previsão de orçamento e mantendo você no controle de seus gastos.

 

8. Ajude seus colaboradores a serem mais produtivos em suas viagens

Se seus viajantes corporativos gastarem menos tempo organizando suas viagens, eles investirão esse tempo nos negócios, o que é positivo para a sua empresa.

Softwares podem desempenhar importante papel para isso, como nosso aplicativo gratuito CWT To Go, que sincroniza as programações de viagens dos colaboradores com os calendários de seus smartphones, dando a eles detalhes importantes das viagens, como informações e descontos para usarem no destino, sempre que eles precisarem.

 

9. Considere um serviço de gestão de viagens

Contratar um especialista em viagens corporativas pode ajudá-lo a controlar os gastos gerais com as viagens de sua empresa. Na Carlson Wagonlit Travel, trabalhamos com organizações globais para implementar programas e serviços personalizados de gestão de viagens, que ajudam você a economizar em seu orçamento e tempo.

Estabelecendo uma parceria com uma empresa como a CWT pode render diversos benefícios à sua empresa, com tarifas preferenciais negociadas para voos e hotéis, bem como ofertas e promoções nos destinos. Além disso, nosso software CWT AnalytIQs reúne dados de despesas de viagens, emitindo relatórios completos. Estes permitem que você tenha visibilidade de todos os planejamentos de suas viagens, ajudando em suas decisões e em reduções de custos.

 

10. Gratifique seus colaboradores, e seus negócios

Sempre que seu viajante fizer uma escolha eficiente, sua empresa se beneficiará com as economias. Com o decorrer de um ano, os benefícios serão ainda maiores. Então, que tal oferecer um incentivo para entregarem ainda mais economias? Este pode ser um voucher de compras, dias de folga, apenas uma maneira de agradecer ao colaborador por reduzir seus custos com viagens e encorajá-los a manter o bom trabalho.

Outras formas de retribuição incluem pontos/milhas, que podem ser convertidas em voos, upgrades em hotéis e aluguel de carro.

Estas são apenas algumas opções que você pode considerar para obter economias em seus custos com viagens corporativas.

Todos os negócios possuem suas particularidades, e, como especialistas, podemos trabalhar com sua empresa para criar um pacote robusto de gestão de viagens, desenvolvido especialmente para seus colaboradores, indústria e economia, que manterá seus gastos controlados em longo prazo.

 

 

 

 

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