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Medindo os KPIs de suas viagens corporativas

 

Na era digital de hoje, gestores de viagens têm mais recursos para medir o sucesso de seus programas de viagens. Com apenas um clique, é possível acessar os detalhes do itinerário de viagem, informações de fornecedores, custos de tarifas aéreas, e uma variedade de outras áreas com grande volume de informações.

Mas, números, tabelas e gráficos sozinhos não dizem nada. Para demonstrar melhorias em períodos determinados, gestores de viagens precisam estabelecer Indicadores Chave de Performance (KPIs) e usar dados de maneira inteligente, a fim de monitorar o progresso destes. Abaixo estão os principais indicadores de viagens corporativas que você deve considerar para medir o sucesso de seu programa de viagens:

  • Uso de canais de reservas autorizados
  • Conformidade do viajante com a política
  • Economias em acordos com fornecedores
  • Satisfação e segurança do viajante
  • Emissões de carbono

 

Gastos e economias em viagens corporativas

Quando você reúne o custo de tarifas aéreas, hospedagem, custos de transporte terrestre e gastos com refeições, é claro que sua empresa estará gastando uma parte significativa do orçamento destinado a viagens.

Por essa razão, rastrear seus gastos e fazer economias em viagens corporativas é um importante KPI a determinar. Você pode medi-los de diferentes maneiras, analisando como você tem negociado acordos com fornecedores, ou quanta ciência você tem sobre reservas e pagamento. Abaixo estão algumas das áreas que podem ser medidas:

  • Uso de canais de reservas autorizados

Quantos de seus viajantes corporativos estão usando canais de reservas autorizados para organizar viagens aéreas, quartos em hotéis e transporte terrestre? Divida seus gastos com bilhetes e reservas, por seu total de gastos com viagens e você obterá seu nível de visibilidade de reservas.

Quanto mais alto for o seu resultado, mais chances você terá de fazer grandes economias em suas viagens corporativas. Idealmente, 100% de seus funcionários usará canais de reservas autorizados, tais como ferramentas online de reservas (que mostram somente tarifas e opções dentro de sua política), por isso todos os gastos poderão ser gravados e medidos.

  • Uso de formas de pagamento autorizadas

É importante saber a extensão de uso de formas de pagamento autorizadas por seus viajantes corporativos, como cartões de crédito, para cobrir despesas de viagens, como refeições e custos com taxi. A visibilidade de pagamento é uma métrica chave, calculada pela divisão de gastos relacionados à viagem em um cartão de crédito corporativo, por seus gastos totais com a viagem.

Se todos os pagamentos forem concentrados em cartões de crédito corporativos, você descobrirá que é muito mais fácil monitorar despesas e fazer ainda mais economias. Com a ferramenta CWT AnalytIQs, gestores de viagens podem fazer isso em tempo real, e ainda responder instantaneamente quando uma reserva estiver fora da política.

  • Economia negociada realizada

Quanto você tem conseguido reduzir em gastos com viagens corporativas por meio de descontos com os seus fornecedores preferenciais? Para conciliar as economias que você pode negociar em acordos com terceiros, multiplique a diferença entre as tarifas disponibilizadas ao mercado e suas tarifas negociadas com o valor unitário.

Certifique-se de usar dados realistas e precisos do mercado, trabalhando com a tarifa que um viajante pagaria na ausência de uma tarifa negociada.

 

Política e conformidade para a gestão de viagens corporativas

Economias em viagens corporativas caminham em paralelo a uma política consistente. De acordo com uma pesquisa feita pela CWT, empresas sem uma política robusta para as suas viagens corporativas podem ter cerca de 15% de gastos em excesso.

Uma política de viagens corporativas proporciona regras claras que ajudam a reduzir seus gastos com viagens e atingir seus objetivos de negócios, bem como melhorar a segurança e o bem estar de seus viajantes. O sucesso de sua política pode ser definido pela mensuração de KPIs de conformidade, que analisam:

  • Cabine não-conforme

O quanto seus viajantes estão em conformidade com as suas regras de cabines? Com bilhetes em classe executiva, em geral, mais caros que assentos em classe econômica, este componente fornece a você quanto poderia ser economizado se você limitasse mais as condições de sua política.

Dividindo a quantidade de reservas aéreas e de trem foram de sua política, pelo total gasto, você obterá sua taxa de não-conformidade. É ideal que você obtenha zero como resultado deste cálculo.

  • Não-conformidade de tarifa aérea mais baixa

Quanta economia você tem perdido em função da indisponibilidade de tarifas aéreas mais econômicas? Subtraindo a tarifa aérea mais baixa do preço atual do bilhete, e dividindo o resultado por seu total gasto com o bilhete adquirido, você obterá seu nível de não-conformidade.

Mais uma vez, este resultado deve ser idealmente zero. Você pode trabalhar para diminuir este quadro com a ferramenta CWT Price Tracking  – powered by Yapta’s FareIQ – que cancela automaticamente e realiza nova reserve de bilhete quando encontra tarifas mais baixas para o mesmo destino, ajudando você a fazer importantes economias em suas viagens.

  • Visibilidade de hotéis

Quantas reservas de hotel têm sido feitas via canais oficiais? Quanto mais reservas forem feitas por canais autorizados, mais controle você terá para direcionar seus viajantes para hotéis preferenciais, aumentando a conformidade.

Para descobrir seu nível de visibilidade de hotéis, divida seu gasto com reservas pelo seu total de gastos com hotéis. Idealmente, 100% de seus funcionários utilizarão canais aprovados de reservas, tais como o aplicativo CWT To Go™, que permite que o viajante reserve hotéis pertencentes às regras de sua política, dispostos por categoria ou preço de diária.

Se seus funcionários reservarem seus próprios hotéis, o CWT’s Hotel Intel oferece três níveis de informações que você pode selecionar, com opiniões sobre hotéis escritas por viajantes corporativos que realmente se hospedaram nas propriedades, permitindo que seus funcionários tomem a melhor decisão sobre onde se hospedarão.

  • CWT Hotel Intel Directory permite que o viajante veja a pontuação geral e a popularidade das propriedades, baseadas em opiniões.
  • CWT Hotel Intel Core mostra tarifas negociadas pela CWT e pela sua empresa, além de todas as opiniões de viajantes da própria empresa, e sugere que os viajantes deixem suas opiniões também após cada viagem.
  • CWT Hotel Intel Enhanced incorpora os elementos da funcionalidade Core, e oferece relatórios trimestrais ao gestor de viagens. Você também pode ativar ou desativar a captura de opiniões, mostrar o nome do viajante da opinião ou mantê-la anônima, e limitar os hotéis mostrados para conteúdo somente preferencial de sua empresa.

Para ainda mais tranquilidade, seus viajantes serão sempre guiados para propriedades preferenciais e em conformidade com a sua política de viagens corporativas.

Fornecedores

Uma proporção significativa de seu orçamento será destinada aos fornecedores de viagens que você usa, predominantemente para viagens aéreas, hotel e transporte terrestre. Escolhendo o fornecedor certo, você pode cortar custos em todas as viagens, adicionando economias significativas.

Este KPI de viagens corporativas indicará como você está negociando as melhores ofertas com fornecedores, monitorando:

  • Suporte ao contrato

Você está de acordo com o contrato firmado com seus fornecedores preferenciais de viagens? Divida seu gasto com reservas com um fornecedor pelo total contratado, quanto mais alto for seu resultado, maior é o suporte que você tem dado ao seu fornecedor e mais forte será a sua posição na negociação.

  • Economias em contratos

Faça uma comparação entre suas tarifas negociadas de hotel, aéreo e locação de carro, com as tarifas regulares oferecidas pelas empresas. Seus acionistas certamente lhe cobrarão boas negociações com seus fornecedores.

Compare os preços de um fornecedor preferencial com as tarifas regulares do mesmo fornecedor, e multiplique a diferença pelo volume unitário produzido. Faça este cálculo para todas as reservas já feitas com o mesmo fornecedor, e você saberá de quanto são as economias que você tem feito.

  • Satisfação do viajante

Quão satisfeitos estão seus viajantes com o seu programa de viagens? É importante que eles se sintam apoiados e seguros quando viajarem a trabalho, para que sejam ainda mais produtivos.

Você pode medir a satisfação de um viajante enviando uma pesquisa periodicamente, que questiona suas opiniões sobre os fornecedores atuais para viagens, quão seguros eles se sentem e se há áreas que poderiam ser melhoradas.

Calculando a diferença entre a média de satisfação e a pontuação mais alta fornecida por seus viajantes, você terá uma ideia de quanto trabalho deve ser feito para melhorar a satisfação do seu viajante.

 

Segurança

A segurança do seu viajante é uma parte muito importante de sua política de viagens. Seus funcionários são sua responsabilidade, portanto é essencial que você tenha processos adequados para medir sua efetividade nesta área.

De conflitos políticos a problemas climáticos, seus viajantes podem enfrentar diversos riscos quando estiverem em trânsito. Este KPI de viagem corporativa medirá a habilidade de sua empresa em protege-los. Você precisará monitorar:

  • As informações fornecidas nos perfis de viajante

Os perfis de seus viajantes são completos e detalhados? Ter registros atualizados de dados pessoais dos viajantes é um passo essencial na segurança de viagens corporativas.

Você pode medir seu progresso nesta área, criando uma pontuação para cada status de perfil, levando em conta o nome, endereço, telefone e outros campos, e então, dividindo este resultado pelo total mais alto.

Se os perfis de viajantes estiverem 100% completos, você poderá encontra-los mais rapidamente, onde quer que estejam, em caso de qualquer emergência.

  • A localização

Você sabe onde seus funcionários estão quando viajam? Quando um incidente acontece, quer seja um ataque terrorista ou um cancelamento de voo, é necessário que você reaja imediatamente.

Meça a sua prontidão de resposta, dividindo o número de viajantes cuja localização é conhecida pelo número total de viajantes em trânsito. O CWT Messenger permite que você entre em Contato imediatamente com qualquer de seus viajantes, sendo essencial em uma emergência.

Já o aplicativo gratuito CWT To Go permite que seus funcionários façam reservas de última hora e verifiquem seus compromissos caso enfrentem uma situação de risco, dando a você ainda mais tranquilidade e a eles mais autonomia.

Responsabilidade Social Corporativa

Responsabilidade Social Corporativa (Corporate Social Responsibility - CSR) é muito importante nos dias de hoje. Muitos clientes potenciais estão mais propensos a escolher uma empresa que tenha uma estratégia clara de CSR, que declare seu compromisso com questões sociais, ambientais, éticas e de direitos humanos.

Você pode estabelecer um KPI de viagens corporativas que meça a capacidade de sua empresa em manter emissões mínimas de carbono, observando:

  • Visibilidade de carbono

Quais são os impactos de carbono de seu programa de viagens, e como você os mensura? Defina uma escala padrão acerca de cada categoria de viagens corporativas, sendo elas viagem aérea, estadias em hotéis e transporte terrestre, variando de “excelente”, a “adequado” e “inadequado”.

Dando uma classificação “excelente” à sua empresa, se você utiliza uma forma de calcular o carbono emitido para determinar seu impacto em cada jornada, “adequado” se você utilizar um método aprovado pelo Protocolo GHG para estimar as suas emissões, ou “inadequado” se você não tiver um método para cálculo. Atribua pontos para cada categoria e meça a sua pontuação média em períodos determinados.

  • Trens vs aéreo

Com que frequência seus viajantes utilizam o método de transporte por trens em relação a aéreo em mercados que oferecem ambas as opções? Como viagens de trem, em geral, produzem menos carbono por passageiro que viagens aéreas, você pode calcular os benefícios ambientais de seu programa de viagens, dividindo o número de bilhetes de trem pelo número total de bilhetes aéreos e de trem emitidos.

Embora você não possa contar com 100% de bilhetes de trens em suas viagens corporativas, o resultado mais alto que você obtiver será o melhor esperado.

As métricas específicas de viagens corporativas e componentes chave sugeridos neste guia ajudarão você a mensurar o sucesso de seu programa de viagens.

Quando se trata de configurar os KPIs para as suas viagens, não há um padrão pré-determinado, pois deve-se levar em consideração a cultura, os objetivos e as necessidades dos viajantes de sua empresa. É importante que você defina os KPIs certos para o seu negócio.

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