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Checkliste für die Reiseorganisation

Geschäftsreisen stressfrei organisieren?

Mit dieser Checkliste sparen Sie Zeit!

Die Planung und Durchführung von Geschäftsreisen ist dank einer Vielzahl digitaler Helfer für fast alle Aspekte der Reise viel einfacher geworden. Doch im gleichen Masse sind die Ansprüche der Reisenden gestiegen: Alles von der Planung über die Buchung über die Reise selbst bis zur Abrechnung danach soll möglichst reibungslos und schnell verlaufen. Gerade für Reiseplaner und Assistenzen nimmt der Arbeitsaufwand also häufig zu. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Geschäftsreisen organisieren, damit es auch für Sie stressfrei läuft – und nicht nur für Ihre Reisenden.

Vor der Reise:

1. Nutzen Sie einen Buchungskanal
Wer Flug, Hotel und Mietwagen über unterschiedliche Kanäle bucht, verliert Zeit, da bei Umbuchungen alle Änderungen einzeln vorgenommen werden müssen. Wenn Sie hingegen alle Reisen über den gleichen Weg buchen, haben Sie es leichter, haben immer alle Daten zur Hand und sparen Servicegebühren. Bei Bedarf helfen Ihnen erfahrene Reiseprofis.

2. Halten Sie Profildaten aktuell
Bestimmt kennen Sie das: Die Vielfliegernummer oder die Kostenstelle hat sich geändert, und Sie müssen herumtelefonieren, um eine Buchung abschließen zu können. Eine Menge Zeit beim Planen und Buchen sparen Sie, wenn alle Daten Ihrer Reisenden in einem zentralen System verwaltet werden. Ausserdem können Reisende ihre Angaben und Präferenzen dort selbst aktualisieren – das entlastet Sie.

3. Stellen Sie Informationen zur Verfügung
Reisende wollen gut informiert werden: Visabestimmungen, Warnhinweise, Gesundheitsempfehlungen – es kann eine Weile dauern, bis man das zusammengestellt hat. Wenn Sie diese Informationen von Ihrem Geschäftsreisebüro bekommen, sparen Sie Zeit. Prüfen Sie aber auf jeden Fall die Buchungsbestätigung genau, denn sie liefert weitere wichtige Informationen und sollte vollständig sein.

 

In unserer kostenlosen Checkliste finden Sie weitere hilfreiche Tipps für die Organisation während und nach der Reise.