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Gastos, ¿una pérdida de tiempo?

10 razones por las que deberías considerar su automatización.

 

La automatización del proceso de administración de gastos trae consigo una serie de beneficios. Si todavía no estás seguro, te damos una lista de razones que te harán cambiar de opinión.

 

1. Costes reducidos

Al conectar varias fuentes de datos de gastos y reducir la necesidad de entrada manual de información, el coste del procesamiento de los informes de gastos puede reducirse hasta en un 78 % por transacción. Además, con datos precisos y consolidados, puedes tomar decisiones empresariales más inteligentes.

 

2. Integración de los gastos asociados a los viajes

La automatización de gastos también permite a tu empresa explorar la integración de los viajes. Gracias a un proceso de principio a fin, la información de viajes de negocios puede ser volcada en las hojas de gastos. Esto hace que sea mucho más fácil para los empleados tramitar sus gastos con rapidez y precisión.

 

3. Cumplimiento mejorado

El cumplimiento es una prioridad en la agenda de muchas empresas. Después de todo, el incumplimiento podría resultar en multas que perjudiquen a tu balance financiero y a tu reputación. La utilización de una solución automatizada te permite actualizar rápidamente tus políticas cuando sea necesario o avisar a los empleados cuando sobrepasen los umbrales de gasto establecidos.

 

4. Mitigación del riesgo

La exactitud de los datos es esencial. Utilizar una solución que importe la información de proveedores de viajes y tarjetas de crédito corporativas implica que los datos sean cada vez más fiables. Esta integración crea un registro de auditoría preciso que protege a tu empresa de cualquier sanción administrativa.

 

5. Ahorros constantes

Tener acceso a datos consolidados facilita el análisis del gasto y la identificación de ahorros potenciales. Esta información puede ayudar a tu empresa a la hora de desarrollar políticas, detectar dónde se pueden negociar mejores acuerdos con los proveedores o cuándo los empleados presentan reclamaciones de gastos inadecuadas.

 

6. Implementación simple  

Las soluciones en la nube ofrecen costes de implementación mínimos, por lo que el retorno de la inversión puede realizarse antes. Las herramientas móviles y basadas en la web precisan de poca o ninguna infraestructura adicional.

 

7. Preparado para el crecimiento  

La expansión de tu negocio puede conllevar la apertura de nuevas oficinas o la expansión en nuevos mercados. Esto trae consigo más reclamaciones de gastos, regulaciones más complejas y, a veces, más divisas que gestionar, de ahí que sea importante contar con una solución capaz de gestionar todo esto.

 

8. Aprobaciones imparciales

Diferentes empleados tienen distintas expectativas cuando se trata de reservar viajes y reclamar gastos. Lo que puede haber sido aceptable en su compañía anterior puede no serlo ahora. Las soluciones automatizadas garantizan que las reglas justas y coherentes se apliquen a todos y hacen que el fraude sea más fácil de detectar.

 

9. Aumento de la productividad

Cuando los gastos se vuelven digitales, los gerentes pueden acceder a ellos en cualquier lugar y momento. Los departamentos de administración también pueden ver todos los gastos abiertos pero no aprobados en el sistema, algo que les da visibilidad de su próximo flujo de efectivo. Además, pueden informar fácilmente sobre los gastos a cada departamento para identificar las áreas en las que se están excediendo los límites marcados.

 

10. Utilización del móvil

Existe una aplicación móvil que permite a los empleados administrar los viajes y gastos de manera rápida y fácil durante sus desplazamientos. Estos pueden incluso fotografiar recibos y adjuntarlos a su hoja de gastos. El tiempo que antes se invertía en liquidar los gastos se puede dedicar a actividades más valiosas

 

 

 

 

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