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Politique Globale de Confidentialité CWT

 

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Dernière mise à jour octobre 2016

 

Pourquoi recueillons-nous les données personnelles ?
La présente Politique Globale de Confidentialité indique l'utilisation faite par Carlson Wagonlit Travel (CWT Global B.V. et ses sociétés affiliées - CWT) des informations personnelles. CWT est une société de gestion de voyages qui opère dans de nombreux pays à travers le monde. Elle fournit des services de gestion des déplacements professionnels ainsi que des services d'organisation de réunions et d'événements à ses sociétés clientes. CWT recueille les informations personnelles des personnes voyageant pour le compte de ses Clients, des participants aux réunions et événements dont ses clients lui confient l'organisation ainsi que des utilisateurs des sites Web de CWT. Cette collecte des informations vise à permettre à CWT de fournir les services susmentionnés.


Quelles informations recueillons-nous ?
Lorsque nous fournissons nos services à une société cliente donnée, un « Profil Voyageur » électronique est créé pour chaque voyageur dans CWT Portrait, un outil exclusif de CWT. Les informations personnelles sont recueillies au moyen des flux émis par les sociétés clientes ou sont fournies par le voyageur (ou l'organisateur autorisé du voyage). Les informations personnelles que nous recueillons concernant chaque voyageur peuvent inclure : son nom, son sexe, sa date de naissance, son adresse, ses numéros de téléphone, ses adresses e-mail, ses numéros/références de cartes bancaires, ses destinations de voyage, ses programmes de voyage, ses préférences de voyage (types de siège, repas, fumeur, etc.), les détails relatifs à son passeport et son visa ainsi que des informations concernant sa famille proche. Si un « Profil Principal » est créé par un fournisseur d'Outils de réservation en ligne (OBT, Online Booking Tool), CWT reçoit les informations de ce profil via l'OBT et un profil est automatiquement créé dans CWT Portrait pour permettre au conseiller d'accéder aux demandes du voyageur. Lorsqu'elle organise une réunion ou un événement pour le compte d'une société cliente, CWT recueille des informations personnelles afin d'enregistrer les participants à la réunion ou à l'événement. Pour ce faire, elle a recours à des outils qui peuvent être choisis par le Client, ou reçoit des mains du Client les listes de participants. CWT recueille les informations personnelles des utilisateurs de ses sites Web par le biais de formulaires en ligne ou lorsque l'utilisateur envoie par e-mail à CWT des informations le concernant. CWT transmet ces demandes de l'utilisateur à l'équipe CWT qui est la plus apte à y répondre.


Comment traitons-nous les informations personnelles ?
Outre la création de Profils Voyageurs et de dossiers de réservation (appelés Passenger Name Records ou PNR), CWT utilise les informations personnelles (généralement le PNR) des voyageurs aux fins suivantes de gestion des voyages.


Réservations : Les Profils Voyageurs sont stockés dans une base de données pour servir de référence à chaque fois qu'une réservation est effectuée. À chaque réservation, CWT crée un PNR contenant toutes les informations personnelles du voyageur, ainsi que les détails de la réservation qui permettront de répondre aux demandes particulières du voyageur et de se conformer aux exigences réglementaires pour les voyages vers certaines destinations. C'est le cas du programme « Secure Flight » aux États-Unis et du système API (Advanced Passenger Information System) dans plusieurs pays, tels que le Royaume-Uni et la Chine. Pour pouvoir effectuer une réservation, CWT doit transférer les informations personnelles à divers fournisseurs de voyages tiers (tels que les compagnies aériennes, les hôtels, les sociétés de location de véhicules, les agences de réservation en ligne, les sociétés chargées de la sécurité et de la sûreté, ainsi que les systèmes de réservation informatisés), qu'ils soient basés dans le pays de résidence du voyageur ou dans tout autre pays où le voyageur pourrait se rendre, mais aussi souvent à des organismes gouvernementaux pour certaines destinations (comme le DHS, ou département de la Sécurité intérieure, aux États-Unis). Sans ces informations, tout voyage est impossible.


Regroupement des données de voyage : À la demande du Client (la partie qui finance le voyage), CWT ou une société tierce peut préparer des rapports qui résument et analysent les dépenses de voyage par destination, par fournisseur de voyages, etc. Ces rapports peuvent inclure certaines informations personnelles contenues dans le Profil Voyageur.


Transfert de données à des tierces parties à la demande de la société cliente : CWT peut transférer des informations personnelles à des tierces parties à la demande du Client, par exemple à des fins de regroupement des informations ou de localisation en urgence des voyageurs. Ces transferts d'informations personnelles peuvent être effectués vers des pays étrangers.


Transferts d'informations au sein du groupe CWT : Des transferts sont effectués entre CWT, ses filiales, ses joint-ventures et ses partenaires internationaux afin de l'aider à fournir ses services de gestion de voyages, comme les réservations en ligne urgentes, l'émission de tickets d'avion et les demandes d'assistance technique, et à des fins de contrôle dans le cadre de la conformité à la loi.


Transferts d'informations aux prestataires de service de CWT : Ces transferts permettent à CWT d'obtenir des services d'assistance en lien avec les services de gestion de voyages et d'organisation de réunions & événements qu'elle fournit à ses clients (par exemple, des plateformes administratives, informatiques et technologiques pour les outils de CWT, des services de télécommunications et de paiement, etc.).


Transfert d'informations dans le cadre de la règlementation : CWT peut être contrainte par la loi de transférer des informations aux gouvernements et aux organismes d'application de la loi, le cas échéant.


Conformité avec la Politique de Voyage : À la demande du Client, CWT peut vérifier que les voyageurs se conforment à la Politique de voyage du Client et identifier tout manquement à la conformité.


Collecte des paiements dans le cadre du voyage : CWT peut transférer des informations personnelles à des tierces parties basées dans le pays de résidence du voyageur ou dans tout autre pays afin de collecter les paiements des réservations inhérentes au voyage.


Bases de données de CWT : Les Profils Voyageurs électroniques conservés par CWT sont stockés dans une base de données centrale, dans un site de CWT aux États-Unis. Si le Client utilise les services d'un fournisseur d'OBT, les informations personnelles peuvent être stockées par ce fournisseur tiers.


Nouveaux produits et services : Dans le but d'améliorer ses services et sur la base des informations fournies à CWT, CWT peut envoyer des informations complémentaires au voyageur si celles-ci s'appliquent à son voyage ou en prévision de voyages futurs. Ces informations peuvent prendre la forme d'une liste de restaurants situés à proximité d'un hôtel donné dans la ville de destination, ou de renseignements sur le stationnement à l'aéroport de départ.

 

Application de la Politique
Transfert de données à des tierces parties : CWT exige des tierces parties traitant les informations personnelles des voyageurs de l'UE de satisfaire aux normes énoncées par les lois sur la protection des données personnelles au sein de l'UE.
Sécurité : CWT a mis en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les informations personnelles obtenues auprès des voyageurs de nos clients contre leur divulgation ou destruction accidentelle ou illicite.
Conservation et effacement : CWT conserve les informations personnelles uniquement le temps nécessaire, dans le but de fournir les services sollicités par ses Clients. CWT pourrait être amenée à conserver certaines informations afin de se conformer aux lois sur la publication des informations financières ou de pouvoir répondre aux demandes de ses Clients concernant des voyages passés.


Droit d'accès des voyageurs
Tout voyageur jouit d'un droit d'accès aux données personnelles le concernant. Le voyageur peut mettre à jour son Profil Voyageur directement dans CWT Portrait. Pour toute question concernant le traitement des informations effectué par CWT, le voyageur peut contacter privacy@carlsonwagonlit.com.

 

Résolution des litiges : Toute question concernant l'utilisation et la divulgation d'informations personnelles doit être adressée à privacy@carlsonwagonlit.com. CWT enquêtera et tentera de résoudre les plaintes et litiges concernant l'utilisation et la divulgation de vos informations personnelles.

 

La présente politique est sujette à modifications. Les modifications seront publiées sur ce site Web ; veuillez donc le consulter régulièrement.