CWT Traveler

Januar 2019

CWT

Digital + physisch = phygital: Techniktrends bei Veranstaltungen

Meetings und Events finden naturgemäß offline und von Angesicht zu Angesicht statt. Doch Apps, künstliche Intelligenz und Internet of Things können bei Veranstaltungen die Prozesse davor, währenddessen und danach verbessern und den Erlebnischarakter für die Teilnehmenden steigern.

Einfachere Prozesse

Von der Online-Registrierung über ROI-Analysen bis zum Einholen und Auswerten von Feedback: Hier sind Tools und Anwendungen gefragt, die Veranstaltungsplanern die Arbeit erleichtern. Auch das Erfassen von Daten zur Abrechnung und Auswertung wird durch Online-Buchungssysteme viel einfacher.

Erlebnisfaktor

Eine Veranstaltung mit professioneller Organisation allein genügt nicht mehr allen Ansprüchen. Wer mehr bieten will, stimmt Gäste per App schon vor dem Event virtuell ein und sorgt während des Meetings für mehr Interaktion. Großveranstaltungen setzen auf Full-Service-Apps für Registrierung, begleitende Kommunikation und Datenerfassung. Kleinere Veranstalter können auf schnell anpassbare Microsites mit eigenem Branding zurückgreifen.

Fließende Grenzen

Die Befürchtung, es könne in absehbarer Zukunft nur noch virtuelle Veranstaltungen geben, ist unbegründet. Doch virtuelle und hybride Meetings (phygital = physisch + digital) liegen vor allem bei komplexen Veranstaltungen mit mehreren Locations im Trend. Die virtuelle Unterstützung hilft beim Verbreiten von Botschaften. Virtual Reality hebt die Begrenzungen durch die Location auf und Augmented Reality ergänzt das reale Umfeld mit virtuellen Informationen, etwa zur Orientierung in komplexen Locations. Chatbots können als virtuelle Gastgeber die Teilnehmer unterstützen.

So setzen Sie Technik bei Veranstaltungen sinnvoll ein:

  • Kein Selbstzweck: Die eingesetzte Technik muss einen Mehrwert liefern und zu den Meetingzielen beitragen.

  • Es muss passen: Finden Sie geeignete Funktionalitäten und genau die Unterstützung durch externe Dienstleister, die Ihren Anforderungen entspricht.

  • Online, nicht offline: Ein stabiles WLAN ist ein Muss – achten Sie auf ausreichende Kapazitäten und Geschwindigkeit.

  • Gut planen: Am Anfang kostet neue Technik Geld und Zeit, doch durchdacht und zielgerecht lohnt sie sich.

  • Leicht machen: Geben Sie den Teilnehmenden passende Hilfen an die Hand, damit sie mit der Technik klarkommen.

  • Fürsprache: Kommunizieren Sie bestimmte Tools vorab, um die Nutzung zu fördern, etwa bei der Online-Anmeldung.

Noch mehr Tipps zum Einsatz moderner Tools bei Veranstaltungen finden Sie im 2019 CWT Meetings & Events Future Trends Report. Hier können Sie die Studie in englischer Sprache online lesen oder als PDF herunterladen.

Oder Sie sprechen uns einfach an, wir unterstützen Sie gern:CWT Meetings & Events
Tel +49 (0) 69 15321 1031
events.sales@cwt-me.com
www.cwt-meetings-events.de

Photo by Patrick Schneider on Unsplash

 

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