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Gutes Briefing für bessere Veranstaltungsangebote

Lohnende Investition – wie Sie mit einem guten Briefing Veranstaltungen besser einkaufen

Wer Veranstaltungen plant und entsprechende Angebote einholt, hat zuweilen Mühe, diese zu vergleichen – häufig sind die vorgelegten Konzepte zu unterschiedlich. Wenn Sie vorher Ihre Ziele genau definieren und sie klar an die bietenden Agenturen kommunizieren, ist schon viel gewonnen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie vor der Beauftragung die Weichen stellen.

 

Veranstaltungen in Unternehmen gibt es in unzähligen Varianten: Die Bandbreite reicht vom einfachen internen Meeting über Kundenevents und Pressekonferenzen bis zu großen Jubiläumsfeiern oder Kongressen. Damit Sie aussagekräftige und vergleichbare Angebote erhalten, müssen Sie vorab die folgenden Punkte genau definieren:

Eckdaten

Eckdaten

Die Basisfakten liefern das quantitative Gerüst und die Grundlage für die Planung. Folgendes sollten Sie im Briefing beantworten:

  • Um welche Art von Veranstaltung handelt es sich – Incentive, Konferenz, Teambuilding-Maßnahme oder andere?
  • Wann soll sie stattfinden und wie lange wird sie dauern – mit oder ohne Übernachtungen?
  • Wie viele Teilnehmer erwarten Sie und von woher reisen sie an?
  • Haben Sie bereits Ideen zum Veranstaltungsort?
  • Ist es eine einmalige Veranstaltung oder ist sie Teil einer regelmäßigen Veranstaltungsreihe?
Zielgruppe

Zielgruppe

Versuchen Sie, die potenziellen Teilnehmerinnen und Teilnehmer Ihrer Veranstaltung möglichst genau zu beschreiben. Mögliche Fragen sind:

  • Wer nimmt teil und in welchem Verhältnis stehen sie zum Veranstalter – sind es Mitarbeiter, Kunden, Partner, Händler etc.?
  • Gibt es kulturelle, religiöse oder hierarchische Besonderheiten zu beachten?
  • Welche möglichen Erwartungen haben die Teilnehmenden an die Veranstaltung? Ist es eine freiwillige oder eine Pflichtveranstaltung?

Ideal ist es, wenn Sie die Erwartungen zuvor in einer Umfrage ermitteln können. Wo Sie keine Erfahrungswerte haben, gehen Sie von Annahmen aus.

Ziele der Veranstaltung

Ziele

Die Ziele, und ob sie erreicht werden, sind angesichts zunehmenden Produktivitäts- und Kostendrucks ein wichtiger Faktor im Veranstaltungsmanagement. Klären Sie also:

  • Was soll die Kernbotschaft der Veranstaltung sein?
  • Welche Wirkung möchten Sie bei den Teilnehmerinnen und Teilnehmern erzielen? Sollen sie zum Beispiel ein neues Produkt als besonders innovativ wahrnehmen? Soll – etwa durch eine Pressekonferenz – die öffentliche Aufmerksamkeit erhöht werden? Oder geht es um eine interne Veranstaltung, die das Betriebsklima und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Standorten verbessern soll?
Mess- und Vergleichbarkeit

Mess- und Vergleichbarkeit

Häufig machen sich Unternehmen im Vorfeld in erster Linie Gedanken über die quantitativen Eckdaten. Die Erwartungen der Gäste und die angestrebten Ziele sind dabei oft unterschätzte Faktoren. Doch je genauer Sie sich vorab mit Ihrer Zielgruppe beschäftigen und je konkreter Sie Ihre Ziele definieren, desto besser können Sie das Ergebnis messen. Dabei ist es wichtig, dass Sie mögliche Messgrößen identifizieren, anhand derer Sie den Erfolg beurteilen können, und Maßnahmen festlegen, mit denen Sie diese Größen erheben können. Möchten Sie zum Beispiel die Mitarbeitermotivation verbessern, kann diese durch Befragungen vor und nach dem Event gemessen werden. Soll ein Produkt bekannter gemacht werden, lässt sich das anhand von Absatzzahlen ermitteln, und eine höhere Aufmerksamkeit kann sich im Presseecho oder in Website-Aufrufen niederschlagen.

Zimmerpreisen und Tagungspauschalen

Ein gutes Briefing zahlt sich mehrfach aus

Haben Sie alle Veranstaltungsinformationen gründlich durchdacht und gut vorbereitet, ist das in mehrfacher Hinsicht nützlich:

  • Anbietende Agenturen erhalten alle wichtigen Details, die sie in ihrem Angebot berücksichtigen müssen. Dadurch müssen diese weniger von Eigenannahmen ausgehen und Sie können die Angebote besser vergleichen.
  • Sie als beauftragendes Unternehmen erhalten Konzepte, die zum einen Ihren quantitativen Vorgaben entsprechen, zum anderen aber auch Ihre strategischen Unternehmensziele unterstützen.
  • In der Nachbereitung des Events ist das Briefing eine wichtige Grundlage für die Erfolgsmessung.
Investieren Sie also die Zeit in ein gründliches Briefing – es lohnt sich!

Die Expertinnen und Experten von CWT Meetings & Events unterstützen Sie gern von der Planung über die Durchführung bis zur Erfolgsmessung von Events www.cwt-meetings-events.de

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