Techniktrends bei Veranstaltungen 2019

CWT

Total phygital

Was bringen Apps, künstliche Intelligenz und Internet of Things für Veranstaltungen? Natürlich finden Meetings und Events offline und von Angesicht zu Angesicht statt. Doch moderne Technik kann bei Veranstaltungen die Prozesse davor, währenddessen und danach verbessern und den Erlebnischarakter für die Teilnehmenden steigern.

Arbeitserleichterung
Vor allem, wenn es um Prozesse geht, verlangen Veranstaltungsplaner Tools und Anwendungen, die ihnen das Leben erleichtern. Teilnehmermanagement, das Einholen und Auswerten von Feedback und ROI-Analysen macht kein Mensch mehr von Hand: Schon heute werden in rund 80 Prozent der Ausschreibungen und Anfragen für Veranstaltungen für diese Tätigkeiten technische Lösungen gefordert – Tendenz steigend. Online-Buchungssysteme erleichtern außerdem das Erfassen von Daten zur Abrechnung und Auswertung.

Erlebnisfaktor
Wer Teilnehmende fesseln will, muss mehr als ein Event mit Highlights und professioneller Organisation allein abliefern. Mit Apps lassen sich Gäste schon vor der Veranstaltung virtuell abholen und einstimmen, können Veranstalter während des Meetings für Interaktion sorgen und danach den Kontakt halten. Full-Service-Apps für Registrierung, begleitende Kommunikation und Datenerfassung mögen sich vielleicht nur für große Events rechnen. Doch auch kleinere Veranstaltungen können von schnell anpassbaren Microsites mit eigenem Branding profitieren. 


Grenzüberschreitung

Nur noch virtuelle Meetings anstelle von echten? Eher nicht. Aber bei komplexen Veranstaltungen mit mehreren Locations weltweit liegen virtuelle und hybride Events im Trend. Letztere werden auch als „phygital“ – eine Kombination aus physisch und digital – bezeichnet. Durch sie können Botschaften noch besser verbreitet werden. Virtual Reality hebt die Begrenzungen durch die Location auf und Augmented Reality ergänzt das reale Umfeld mit virtuellen Informationen. Das kann zum Beispiel zur Orientierung in komplexen Locations hilfreich sein. Chatbots können Teilnehmer bei der Registrierung unterstützen und sogar als virtuelle Gastgeber fungieren.

Unsere Tipps für den optimalen Einsatz von Technik bei Veranstaltungen:

  • Technik ist kein Selbstzweck: Stellen Sie sicher, dass eingesetzte Technik auf jeden Fall einen Mehrwert liefert und zu den Meetingzielen beiträgt.
  • Finden Sie einen Technikdienstleister, der Ihre Anforderungen flexibel und zügig umsetzen kann. Achten Sie auf geeignete Funktionalitäten und Unterstützung, die zu ihrem Event passt.
  • Denken Sie an stabiles WLAN! Das Netz muss in Kapazität und Geschwindigkeit Ihren Teilnehmerzahlen und Anforderungen entsprechen.
  • Planen Sie gut: Technik kostet zunächst Zeit und Geld, wird aber rentabel sein, wenn sie durchdacht und mit klaren Zielen zum Einsatz kommt.
  • Erleichtern Sie den Teilnehmenden die Nutzung von innovativer Technik wie z. B. Virtual Reality. Überlegen Sie, ob etwa Inhalte über Smartphones mit mobilen Headsets angeboten werden können.
  • Promoten Sie die Technik: Wollen Sie sie etwa einsetzen, um für mehr Anmeldungen zu sorgen, dann nutzen Sie Vorab-Kommunikation, um die Nutzung zu erläutern.

Spannende Tipps & Trends in der Studie

2019 CWT Meetings & Events Future Trends Report

Auch die anderen Erkenntnisse und Trends – von Gruppenreisen bis Wow-Effekt – aus der über 70 Seiten starken Studie sind interessant. In weiteren Beiträgen werden wir auf die spannendsten Themen eingehen. Hier können Sie den 2019 CWT Meetings & Events Future Trends Report in englischer Sprache online lesen oder als PDF herunterladen.

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