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Das perfekte Tagungshotel

Gezielt auswählen: So finden Sie die besten Tagungshotels

Wenn Sie regelmäßig Meetings und Tagungen veranstalten, wissen Sie: Die Auswahl des passenden Hotels ist nicht immer leicht – gilt es doch viele unterschiedliche Punkte zu beachten. Hier lesen Sie, worauf es ankommt.

 

Location, Zimmer, Meetingräume, Tagungsverpflegung – das sind die Themen, um die es bei der Buchung von Tagungshotels geht:

Location

Muss zur Veranstaltung passen: die Location

Der Launch eines neuen innovativen Software-Produkts: klar, dass ein Landhaushotel dafür nicht den geeigneten Rahmen darstellt – ein schickes Stadthotel mit geradlinigem Design passt hier besser. Bei der Wahl der geeigneten Location muss also immer auch berücksichtigt werden, was der Inhalt oder das Ziel der Veranstaltung ist. Darüber hinaus sind folgende Punkte wichtig:

 

  • Das Hotel sollte für alle Teilnehmer gut erreichbar sein, damit sie die An- und Abreisezeiten optimal nutzen können.
  • Der Standard des Hotels muss alle wichtigen, zuvor definierten Kriterien erfüllen.
  • Wenn besondere Rahmenprogramme stattfinden sollen (zum Beispiel eine Teambuildingmaßnahme in einem Hochseilgarten), muss das Umfeld des Hotels die entsprechenden Möglichkeiten bieten.
Sicherheit und Datenschutz

Sollten ausreichend vorhanden sein: die Zimmer

Falls die Veranstaltung zwei oder mehrere Tage dauert, muss das Hotel genügend Zimmer haben!

 

  • Alle Teilnehmer sollten im Haus selbst übernachten können.
  • Wenn nicht genügend Übernachtungskapazitäten vorhanden sind, weichen Sie besser auf ein anderes Hotel aus, das allen Teilnehmern Platz bietet.
Veranstaltungstechnik

Technisch auf dem neusten Stand: die Meetingräume

Egal, was Sie an Veranstaltungstechnik und Raumausstattung brauchen – ob Flipchart, Beamer, Tische oder Stuhlkreis, Tageslicht oder dimmbare künstliche Beleuchtung: Die Meetingräume müssen es bieten. Fangen Sie nicht an, hier Kompromisse zu machen und selbst die erforderliche Technik herbeizuschaffen. Konzentrieren Sie sich lieber auf die Inhalte der Veranstaltung! Ebenfalls wichtig: Wenn Sie bestimmte Branding-Anforderungen haben – also beispielsweise Aufsteller o. Ä. platzieren möchten –, dann sind die Möglichkeiten dafür auch ein Kriterium, auf das Sie bei der Auswahl des Tagungshotels achten sollten.

Sicherheit und Datenschutz

Stimmig und gut: die Tagungsverpflegung

Erlaubt der Zeitplan der Tagung, dass die Teilnehmer ein gesetztes Mittagessen einnehmen? Oder reicht es nur zu einem kleinen Stehimbiss im oder vor dem Tagungsraum? Wichtig dabei: die gute Qualität des Essens und eine schmackhafte vegetarische Auswahl. Leichte Küche ist für Meetingteilnehmer immer besser als schwere Kost – ein voller Bauch lässt wenig Energie für Kopfleistungen übrig.

Zimmerpreisen und Tagungspauschalen

Günstige Tagungspauschalen und weitere Vorteile

Die Veranstaltungsprofis von CWT Meetings & Events beraten Sie gern bei der Auswahl eines geeigneten Tagungshotels. Wir haben einen großen Pool an Tagungshotels in ganz Deutschland und Europa, mit denen wir seit vielen Jahren zusammenarbeiten. Wir kennen somit die Qualität und Möglichkeiten der Hotels – dies schützt Sie vor unliebsamen Überraschungen. Auch Sonderwünsche sind dadurch leicht realisierbar. Ein weiteres großes Plus, das wir Ihnen bieten: Neben vergünstigten Zimmerpreisen oder Tagungspauschalen verhandeln wir auch erfolgreich bestimmte Vergünstigungen wie beispielsweise kürzere Stornofristen und längere Zahlungsziele.

Sprechen Sie uns an!
www.cwt-meetings-events.de

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