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Tipps für den Flugeinkauf

Flugpreise: Günstig ist nicht immer günstiger


Der Global Travel Price Outlook für dieses Jahr sagt in EMEA und Nordamerika steigende Flugpreise voraus und noch dazu hat der Flugmarkt nichts von seiner Unübersichtlichkeit eingebüßt: Tarifstrukturen, die auf den ersten Blick günstige Basistarife mit zuweilen schwer kalkulierbaren Zusatzkosten kombinieren, sind für viele Einkäufer eine Herausforderung. Gleichzeitig wächst der Stellenwert der Reisendenbedürfnisse, sodass Einkauf und Management von Flugprogrammen viele Anforderungen bedienen müssen. Wir geben Tipps dazu, wie Sie dennoch beim Einkauf von Flügen sparen können.

 

Auf vielen innerdeutschen und Europastrecken gelten seit einiger Zeit dieses Tarifsystem: Meist gibt es einen Basistarif, der sehr günstig ist, aber nur die Mitnahme von Handgepäck und keine Umbuchungen oder Erstattungen erlaubt. Weitere Tarifstufen gestatten ein weiteres Gepäckstück oder flexibles Umbuchen. Doch auch wenn sich Unternehmen inzwischen daran gewöhnt haben, besteht nach wie vor die Gefahr, dass Unternehmen die Gesamtkosten von Flugreisen schlecht überblicken können und es für Reisende und Buchende kompliziert ist, den passenden Tarif zu finden. Hinzu kommt, dass das Wohlbefinden Reisender bei Unternehmen immer stärker in den Fokus rückt und berücksichtigt wird. Was tun, um die Kosten dennoch im Griff zu behalten?

 

 

Einkauf: Zusatzleistungen auf das Volumen anrechnen lassen

Die nachträgliche Buchung von Zusatzleistungen oder Umbuchungen kann höhere Kosten erzeugen. Unternehmen sollten daher in ihrer Reiserichtlinie klar definieren, welche Services Reisende buchen dürfen oder sogar sollen. Denn die einfache Vorgabe, immer den günstigsten Tarif zu buchen, kann zu unerwarteten zusätzlichen Kosten führen. Daraus resultierend sollten Einkäufer bei ihren Verhandlungen mit Airlines unbedingt darauf achten, dass diese Zusatzleistungen auf das vereinbarte Volumen angerechnet werden. Denn wird nur der Basistarif angerechnet, kann übers Jahr gesehen das vereinbarte Volumen sinken.

KMU: Reiserichtlinie zentrales Element, professionelle Unterstützung wichtig

Kleine und mittlere Unternehmen, die gar nicht genügend Flugvolumen generieren, um selbst Raten zu verhandeln, können trotzdem Maßnahmen ergreifen: Der erste Schritt ist, dass sie sich ein gutes Geschäftsreisebüro mit attraktiven verhandelten Raten suchen. Ein zweites Kernelement ist die Reiserichtlinie: Gerade bei kleineren Unternehmen lohnt es sich meist, diese zu optimieren und gut zu formulieren, also klare Empfehlungen auszusprechen. Doch das allein reicht nicht. Die Einhaltung der Richtlinie muss auch überprüft werden. Das bedeutet, dass Unternehmen – und das gilt übrigens auch für große – unbedingt die Reisedaten und das Reiseverhalten analysieren sollten. Denn nur so können sie herausfinden, ob außerhalb der Richtlinie gebucht wird, und passende Maßnahmen ergreifen. Doch das kostet natürlich Zeit, und häufig leisten sich kleine und mittlere Unternehmen kein eigenes Travel Management. Eine Möglichkeit ist, das an einen Dienstleister wie CWT auszulagern. Davon profitiert dann auch der Einkauf, weil er sich nicht in die Spezifika des Reisemarktes einarbeiten muss.

 

 

Gilt immer: Bedürfnisse der Reisenden berücksichtigen

Der Fokus vieler Unternehmen hat sich in den letzten Jahren verschoben: Die Bedürfnisse der Reisenden haben einen höheren Stellenwert, da man erkannt hat, dass zufriedene, stressfrei reisende Mitarbeiter für das Unternehmen mehr Nutzen generieren und produktiver sind. Gleichwohl sind Einsparungen natürlich nach wie vor wichtig. Also müssen Reiseverantwortliche die Reisenden und Buchenden in die Gestaltung des Flugprogramms einbeziehen und erzielte Erfolge auch kommunizieren – das motiviert weiter zur Einhaltung. Sie sollten aus ihren Rückmeldungen und der Analyse der Reisedaten die richtigen Schlüsse ziehen, um das Flugangebot bedarfsgerecht zusammenstellen und kostengünstig einkaufen zu können. Das Flugprogramm muss konsequent nachgehalten und regelmäßig aktualisiert werden – dann zeigt es die größte Wirkung.

Praxistipps zusammengefasst:

Unternehmen sollten:

  • Zusatzleistungen anrechnen lassen, um verhandelte Volumina zu erfüllen
  • Daten analysieren und Feedback von Reisenden einholen, um den Bedarf möglichst genau zu ermitteln
  • Reisebüropartner mit attraktiven verhandelten Raten suchen und gegebenenfalls das Travel Management und/oder den Einkauf auslagern (KMU)
  • ihre Reiserichtlinie anpassen, sie klar formulieren, gut bekannt machen und konsequent nachhalten
  • Einsparungserfolge kommunizieren