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Sharing-Angebote für Geschäftsreisen nutzen

Einsparpotenzial oder zusätzlicher Aufwand?

Lohnen sich Sharing-Angebote bei Geschäftsreisen?  

Im privaten Umfeld sind Sharing-Angebote wie AirBnB oder Wimdu für Übernachtungen und Uber oder Wundercar als Taxi-Alternativen beliebt. Doch sind sie auch für Geschäftsreisende geeignet?

 

Können Unternehmen von den niedrigeren Kosten profitieren? Grundsätzlich ja, doch Einkäufer und Travel Manager sollten einiges beachten. Zunächst gilt es, den Begriff klar zu definieren: Im Geschäftsreiseumfeld versteht man unter Sharing-Angeboten Portale, die z. B. Unterkünfte und Fahrzeuge vermitteln, ohne dass ein größerer Anbieter dahintersteht – es sind also in der Regel Angebote von privat.

 


-Sharing bei Geschäftsreisen

Sharing-Angebote

Nutzen Unternehmen bereits Sharing-Angebote?

Bisher nutzen deutsche Unternehmen Sharing-Angebote eher zurückhaltend. Häufig scheuen sie das Thema oder haben keine Ressourcen dafür, sodass die Initiative oft von den Geschäftsreisenden selbst ausgeht, die solche Services von ihren Privatreisen kennen und schätzen. Sie nutzen sie dann einfach, und häufig ist Sharing in der jeweiligen Reiserichtlinie weder explizit erlaubt noch verboten.

 

Sicherheit und Datenschutz

Sicherheit und Datenschutz im Blick behalten

Auf den ersten Blick sind Sharing-Angebote, vor allem bei Übernachtungen, oft günstiger als Hotels. Doch nur auf die niedrigeren Kosten zu schauen, greift zu kurz. Bei den Unternehmen, die sich damit beschäftigt haben, ist eine gewisse Zurückhaltung zu erkennen, die durchaus gerechtfertigt ist: Die Haupt-Herausforderung ist, dass diese Angebote keine lückenlose Transparenz der Reisedaten ermöglichen und die Sicherheitsstandards nicht eindeutig eingestuft werden können. Das wiederum beeinträchtigt sowohl die Sicherheit der Reisenden als auch das Reporting: Wenn Daten fehlen, kann das Travel Management keine vollständigen Auswertungen durchführen und Reisende nicht lokalisieren.

 

Zwar bieten einige Sharing-Plattformen durchaus Reporting-Daten an, aber diese können i. d. R. nicht mit denen des Geschäftsreisebüros oder des Unternehmens selbst konsolidiert werden – Lokalisierung der Reisenden ist dann nicht oder nur bedingt möglich. Des Weiteren müssten Unternehmen pro Zielland oder -ort bzw. pro Objekt genau prüfen, ob und wie Sicherheitsstandards und Notfallprozesse gewährleistet sind und Sharing dann explizit genehmigen oder verbieten. Das ist aber ziemlich aufwendig. Auch der Datenschutz ist ein wichtiges Thema: Bei vielen Anbietern stimmt man mit Nutzung der jeweiligen App z. B. automatisch zu, dass alle Smartphone-Kontakte auf den Servern des Anbieters gespeichert oder Bewegungsprofile angelegt werden können. In Deutschland ist dies heikel, da hier Arbeitgeber für den Schutz der Daten ihrer Mitarbeiter verantwortlich sind. Hinzu kommt, dass die Qualität nicht immer gut einzuschätzen ist: Eine Sharing-Unterkunft muss nicht schlechter sein als ein Hotel – aber die Sternebewertung als Orientierung greift hier natürlich nicht. Bewertungen anderer Reisender sind auch nicht immer hilfreich, weil diese häufig ganz andere Anforderungen haben als Geschäftsreisende.

 

Sharing kann interessant sein

Sharing kann interessant sein

Es gibt durchaus Branchen, Zielgruppen und Destinationen, für die sich Sharing-Angebote lohnen. Consultants, die länger auf Einsätzen sind, schätzen z. B. häufig alternative Unterkünfte mit einer privateren Atmosphäre, wo sie Kontakte knüpfen und sich vernetzen können. Das gilt insbesondere auch für jüngere Geschäftsreisende und für Ziele in Metropolen, wo es viele und attraktive Sharing-Angebote gibt. Aber auch in exotischen Destinationen mit geringem Hotelangebot kann Sharing sinnvoll sein. Unternehmen sollten dabei aber einige Aspekte beachten

 

 

Sharing-Empfehlungen von CWT

  • Unternehmen sollten sich in jedem Fall mit Sharing-Angeboten befassen – sonst besteht die Möglichkeit, dass Reisende sie einfach unabgesprochen nutzen und die unternehmerische Fürsorgepflicht unter Umständen vernachlässigt wird, wenn lückenlose Daten fehlen und die oben genannten Sicherheitsanforderungen eventuell nicht erfüllt sind.
  • Das Travel Management sollte genau prüfen, in welchen Fällen – z. B. bei bestimmten Reisemustern – Sharing-Angebote sinnvoll sein können.
  • Eine Risikobeurteilung der Top-Destinationen ist wichtig, außerdem sollten Sie prüfen, ob der Betriebsrat eingebunden werden muss.
  • Auch der Datenschutz muss berücksichtigt werden.
  • Treffen Sie eine Entscheidung, formulieren Sie die Reiserichtlinie klar und sensibilisieren Sie die Reisenden.

 

Fazit

Sharing-Angebote können auch für Unternehmen interessant sein. Sie sollten sich in jedem Fall mit dem Thema befassen und genau prüfen, ob und in welchen Fällen sie es erlauben wollen. Auch wenn sie sich dagegen entscheiden, sollten sie es in die Reiserichtlinien aufnehmen. So schaffen sie Klarheit und sensibilisieren die Reisenden dafür, dass die auf den ersten Blick geringeren Kosten durchaus Folgekosten erzeugen können.

 

 

Sharing bei Geschäftsreisen