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Die Hotelraten-Frage:

Flexibel oder fix?

Eine wichtige Frage beim Einkauf von Hotelleistungen ist: Sind feste Vertragsraten vorteilhafter für uns – oder lohnt sich ein Abschlag auf die veröffentlichten Raten mehr? Die Antwort ist wie so oft: Es kommt darauf an.

Viele Unternehmen verhandeln mit ihren Hoteldienstleistern feste Vertragsraten – diese gelten immer und beinhalten meist bestimmte Zusatzleistungen. Bei flexiblen Raten hingegen erhält das Unternehmen einen Rabatt auf die beste verfügbare Rate (Best Available Rate = BAR). Wir erläutern, in welchen Fällen und bei welchen Rahmenbedingungen sich welche Vereinbarung lohnt.

 
Flexible Hotelraten
 

Wann lohnen sich flexible Raten?

In Städten mit hoher Auslastung müssen Hotels kein zusätzliches Geschäft generieren, daher werden sie keine attraktiven Vertragsraten anbieten. Hier können Unternehmen durch 10 oder 15 Prozent auf die BAR schon signifikante Einsparungen erzielen, sodass sie prüfen sollten, ob sie viele Übernachtungen in solchen Destinationen (Paris, London, New York etc.) haben.

Auch bei Hotels niedrigerer Kategorie in Städten, in denen das Unternehmen geringes Volumen generiert, lohnen sich flexible Raten. Hier können Unternehmen bis zu 15 Prozent Einsparungen erzielen.

Wann sind feste Vertragsraten vorteilhafter?

Fest vereinbarte Raten sind vorteilhafter für Firmen, die ein festes Hotelbudget auf Basis der Vorjahresumsätze haben. Wenn zum Beispiel Geschäftsreisen mit Großevents zusammenfallen, haben Hotels keine Motivation, einen Rabatt auf die BAR zu gewähren – und das kann das Budget des Unternehmens empfindlich überziehen. Gleichzeitig kann eine feste Rate nach dem Event die Auslastung für das Hotel sichern und somit für beide Seiten attraktiv sein. Auch in Städten oder Regionen mit generell niedrigerer Nachfrage sind sie in der Regel attraktiver. Denn dort versuchen Hotels und Ketten über günstige Vertragsraten, die Auslastung zu steigern. Also sind sie auch entsprechend verhandlungsbereit.

 

 

Hotelraten

 

Firmenreiseprogramm

 

Was ist mit einer Kombination beider Methoden?

Um die dafür erforderlichen Analysen durchzuführen, ist ein reifes Firmenreiseprogramm notwendig. Nur mit einer möglichst lückenlosen Datenbasis können Unternehmen die entscheidenden Fragen stellen (und beantworten): An welchen Orten geben wir wie viel für welche Hotels aus? Was brauchen unsere Reisenden? Sind sie zum Beispiel immer mehrere Tage oder länger im Hotel? Dann brauchen sie Zusatzservices wie Wäsche- oder Schuhreinigung und WLAN – dies lässt sich häufig besser über eine Vertragsrate abbilden.

Auch die Hotelkategorie ist ein wichtiger Faktor: Flexible Raten sind oft in niedrigeren Kategorien vorteilhaft, während sich feste Vertragsraten eher im oberen Segment lohnen.

Fazit: Es ist komplex. Unternehmen müssen über umfassende Daten verfügen und diese gründlich analysieren. Sie sollten die Anforderungen der Reisenden genau kennen bzw. ermitteln. Und sie müssen die jeweiligen Hotelmärkte untersuchen, um herauszufinden, welches Modell sich für sie lohnt: dynamisch, fix oder eine Mischung aus beiden.