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Kombinieren und profitieren

Hoteleinkauf für Veranstaltungen und Geschäftsreisen.

Hotelausgaben machen bis zu 40 Prozent der gesamten Reisekosten in Unternehmen aus und stellen damit einen großen Kostenblock dar. Wer beim Einkauf von Hotelleistungen, Veranstaltungen gleich mitberücksichtigt, kann Reisekosten deutlich reduzieren. Doch der Hoteleinkauf für Geschäftsreisen ist häufig unübersichtlich und wird zunehmend komplexer, wenn auch Anforderungen von Veranstaltungen berücksichtigt werden müssen.

CWT kennt die Herausforderungen und unterstützt Sie gerne bei der Kostenoptimierung.

 

Hier sind unsere Tipps:

 

 

 

Definieren Sie einheitliche Standards für Ihre Anforderungen an Hotels:

Definieren Sie einheitliche Standards für Geschäftsreisen und Veranstaltungen, bevor Sie mit den Hotelverhandlungen beginnen. Berücksichtigen Sie hierbei auch die Zahlungskonditionen: Zahlungsziel, Stornogebühren und Kommisionszahlungen sollten möglichst einheitlich festgelegt werden. Nur so gelingt es, einheitliche Rahmenverträge zu verhandeln.

Buchen Sie Hotels für Geschäftsreisen und Veranstaltungen über den gleichen Anbieter:

Eine solide Datenbasis ist entscheidend für den Einkauf von Hotelleistungen. Wer mit einem Partner zusammenarbeitet, der sowohl Geschäftsreisen als auch Veranstaltungen abdeckt, erhält lückenlose Buchungsdaten und Auswertungen für beide Bereiche. Diese bilden die Grundlage für ein gemeinsames Hotelprogramm, also für die Verhandlung von Zimmerraten genauso wie von Tagungspauschalen.

 

 

Bündeln Sie Volumina:

Wenn Sie wissen, wie hoch Ihre Hotelkosten im Jahr sind, können Sie weitere Rabatte durch Volumenbündelung erzielen. Binden Sie dann auch Gruppenraten in Ihre Verhandlung ein. So können Sie mitunter Zugriff auf begehrte Messekontingente erhalten. Zusatzleistungen, wie kostenfreies WiFi, Parkplätze oder Zimmerupgrades sollten Sie gleich mitverhandeln.

Nutzen Sie eine standardisierte Vorlage für Veranstaltungsanfragen:

Angebote verschiedener Hotels unterscheiden sich häufig stark voneinander. So sind Leistungsumfänge, die enthaltenen Services und Zahlungskonditionen meist sehr unterschiedlich. Dadurch ist das Vergleichen der Angebote sehr schwierig und zeitaufwendig. Wenn Sie eine standardisierte Vorlage für Anfragen verwenden, vereinfachen Sie diesen Prozess erheblich.

 

 

Erarbeiten Sie eine einheitliche Reise- und Veranstaltungsrichtlinie:

Sind die Standards definiert und Verträge verhandelt, sollten Sie eine einheitliche Richtlinie für beides, Reisen und Veranstaltungen formulieren. Unverzichtbar ist dann auch die Kommunikation an alle Mitarbeiter und Partner.

Überprüfen Sie Ihre Richtlinie regelmäßig und beziehen Sie das Reisendenfeedback ein:

Überprüfen Sie die Einhaltung der Richtlinie laufend. Hierbei lohnt es sich, auch das Feedback der Reisenden und der Veranstaltungsteilnehmer einzuholen. So erhalten Sie wertvolle Informationen darüber, ob das Hotel den Anforderungen entspricht und verhandelte Leistungen erbracht wurden. Wenn Sie Abweichungen feststellen, müssen Sie die Ursachen analysieren und das Hotelprogramm gegebenenfalls anpassen.

 

Worauf Sie bei der Konsolidierung von Hotelverträgen achten sollten, zeigt Ihnen unsere Checkliste. Diese können Sie hier kostenlos herunterladen.

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