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Strategisches Meetingsmanagement

Teil 2

Der Weg ist das Ziel: Strategisches Meetingsmanagement muss sich entwickeln

Experten sind sich einig: Ein Strategisches Meetingsmanagement-Programm (SMM) muss sich über einen gewissen Zeitraum entwickeln. Sich ändernde Marktbedingungen, Technologien und Geschäftsziele zwingen Unternehmen dazu, ihre SMM-Prioritäten ständig anzupassen. Im zweiten Teil unserer Serie über die Studie Erfolg im Strategischen Meetingsmanagement des CWT Travel Management Institute zeigen wir mögliche Schritte auf, mit denen sich ein SMM aufbauen lässt.

 

Zu Beginn ist es natürlich wichtig, sich darüber im Klaren zu sein, was mit dem SMM erreicht werden soll. Ein Plan für das Vorgehen ist notwendig, ebenso wie die Einbeziehung aller Beteiligten, die das Vorhaben unterstützen sollen.

Am Anfang stehen die Daten

Für viele Unternehmen beginnt das SMM mit der Zentralisierung des Einkaufs, was entweder intern oder über einen externen Partner erledigt werden kann. Dazu ist es hilfreich, alle bestehenden und neu abzuschließenden Verträge zu kontrollieren. Eine einfache Möglichkeit, diese Kontrolle zu erlangen, ist es, die Reiserichtlinie um einen entsprechenden Passus zu ergänzen: Er gibt vor, dass alle Verträge für Veranstaltungen vor der Unterzeichnung an eine zentrale Stelle weitergeleitet werden müssen (Travel Management, Einkauf o. ä.). So erhält das Unternehmen schrittweise den Überblick über die entsprechenden Vereinbarungen. Um einen Plan für das SMM zu erstellen, sind umfassendere Daten hilfreich. Diese können zum Beispiel über Reports von Leistungsträgern und die Analyse von Abrechnungen ermittelt werden. Manche der in der Studie befragten Unternehmen ließen die Daten aus verschiedenen Quellen von externen Auftragnehmern beschaffen.

Und was ist mit Einsparungen?

Kostensenkungspotenzial ist ein wichtiger Treiber, ein SMM-Programm einzuführen. Zu Beginn der Einführung sind die Einsparungen recht einfach zu beziffern und betragen bei über der Hälfte der Befragten über 11 Prozent und bei einem Fünftel über 15 Prozent. Mit steigendem Reifegrad des Programms werden Einsparungen etwa aus effizienteren Partnerschaften mit Leistungsträgern oder aus verhandelten Raten schwieriger abzuschätzen. Hier werden dann häufig die höhere Transparenz und Sichtbarkeit der Ausgaben für Meetings und Events zu einem wichtigen Faktor. Dies hängt auch von der grundsätzlichen Ausrichtung ab: Für viele Unternehmen sind Risikominimierung, Wahrnehmung der Fürsorgepflicht oder die Teilnehmerzufriedenheit wichtigere Ziele als Kostensenkung.

 

 

Outsourcing als Option

Sollen Unternehmen ihr SMM outsourcen oder intern verwalten? Oder eine Kombination von beidem versuchen? Wie so oft lautet die Antwort: Es kommt darauf an. Über 60 Prozent der Befragten lagern zumindest Teilaspekte ihres SMM aus, am häufigsten Teilnehmerregistrierung und -management und gleich danach die Beschaffung von Locations und anderer Leistungen. Welche Services von externen Anbietern in Anspruch genommen werden, hängt stark von den Zielen des Unternehmens und seiner Struktur, der Branche und den technischen Rahmenbedingungen ab.

Den Erfolg langfristig sichern

Nach der Implementierung gibt es diverse Hürden für längerfristigen Erfolg. Etwa ein Fünftel der Befragten nennen Compliance-Aspekte als Hindernisse, gleich darauf folgen die Unterstützung durch die beteiligten Gruppen im Unternehmen oder das notwendige Budget. Andere kämpfen mit Unternehmensstrukturen, fehlenden Daten oder Reports, um Ergebnisse nachweisen zu können. Dabei muss der Erfolg auch immer in Relation zum Reifegrad des SMM-Programms und unter Berücksichtigung von Faktoren wie der Unternehmensgröße gesehen werden.

 

 

Um Erfolgsfaktoren und Herausforderungen wird es im dritten Teil unserer Serie zur SMM-Studie gehen. Hier finden Sie den ersten Teil, in dem wir Ihnen die Basics und Vorteile von SMM vorgestellt haben. Die komplette Studie (in englischer Sprache) können Sie sich kostenlos herunterladen.

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