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Strategisches Meetingsmanagement

Teil 3

So haben Sie Erfolg durch Strategisches Meetingsmanagement (SMM)

Was macht eigentlich Erfolg im Strategischen Meetingsmanagement (SMM) aus? Wie misst man ihn? Und was sind typische Herausforderungen bei der Entwicklung und Einführung eines solchen Programms? Im dritten Teil unserer Serie über die Studie Erfolg im Strategischen Meetingsmanagement des CWT Travel Management Institute zeigen wir Erfolgsfaktoren und Herausforderungen im SMM.

 

Die CWT-Studie hat ergeben, dass der eindeutig wichtigste Faktor, an dem sich ein SMM-Programm messen lassen muss, die Einsparungen bei den gesamten Veranstaltungskosten sind. An zweiter Stelle kommen die Einsparungen, die unmittelbar beim Einkauf realisiert werden können, und gleichauf damit die Teilnehmerzufriedenheit. Danach folgen die Einhaltung der Veranstaltungsrichtlinie und die Zufriedenheit des Auftraggebers, also des Veranstalters bzw. der Abteilung, die das Meeting ausrichtet.

 
Strategisches Meetingsmanagement
Pragmatisch zum Erfolg

Bei den Gründen, die zum Erfolg eines SMM-Programms führen, lag interessanterweise die Unterstützung durch das Topmanagement als Faktor ganz vorn. Ebenfalls wichtig für den Erfolg sind die Daten- und Reportingqualität, externe Partner, das Engagement von Stakeholdern und die Synergien aus Geschäftsreisen und Veranstaltungen. Dabei ist ein schrittweises Vorgehen bei der Einführung hilfreich, das die strategischen Ziele in einem pragmatischen Ansatz verfolgt. Dies gilt auch für die Umsetzung einer Veranstaltungsrichtlinie, die möglichst unkompliziert die Anforderungen des Unternehmens abbilden sollte. Entscheidend sind gute Beziehungen und transparente Kommunikation mit Leistungsträgern, vornehmlich Hotels.

Alle müssen ins Boot

Der wichtigste Erfolgsfaktor ist auch gleichzeitig die größte Herausforderung: die verschiedenen Interessengruppen einzubeziehen. Vom Top-Management über die verschiedenen involvierten Abteilungen (Reisemanagement, Recht, Marketing und Sales, Fachabteilungen) bis zur Assistentin, die Veranstaltungen organisiert, sind sehr viele Akteure am SMM zu beteiligen. Dabei kommt dem Top-Management die wichtigste Rolle zu, gefolgt vom Einkauf, Veranstaltungsplanern und dem Travel Management.

 

Ian Cummings, Vice President Meetings & Events EMEA, meint dazu: „Mangelnde Unterstützung durch die verschiedenen Interessengruppen ist leider die häufigste Ursache für das Scheitern eines SMM. Daher sollte man hierauf frühzeitig den Fokus legen und sich z. B. auf schnelle Erfolge konzentrieren – auch wenn sie vielleicht zu Beginn nicht riesig sind. Diese Geschichten kann man dazu nutzen, um die anfänglich Zweifelnden ins Boot zu holen.“

 

Auch müssen die Personen, die auf der operativen Ebene an Veranstaltungen beteiligt sind, besonders gut mit dem SMM-Programm vertraut gemacht werden. Dabei ist es hilfreich, dass ein gutes SMM diese durch optimierte Prozesse üblicherweise von lästigen Tätigkeiten wie Teilnehmer- und Zahlungsverwaltung, Datenerfassung oder Vertragsgestaltung entlastet und ihnen mehr Zeit für den interessanteren Teil der Veranstaltungsplanung lässt.

 

 

Strategisches Meetingsmanagement

Im vierten und letzten Teil unserer Serie zur SMM-Studie werden wir Ihnen praktische Tipps geben und Schlussfolgerungen ziehen. Haben Sie die ersten beiden Teile verpasst? Hier finden Sie den ersten Teil, in dem wir Ihnen die Basics und Vorteile von SMM vorgestellt haben. Im zweiten Teil ging es um die wichtigsten Elemente und das Vorgehen zur Einführung eines SMM-Programms. Die komplette Studie (in englischer Sprache) können Sie sich kostenlos herunterladen.

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