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Strategisches Meetingsmanagement

Teil 4

Einfach anfangen: So gehen Sie ein Strategisches Meetingsmanagement (SMM) praktisch an

Nachdem wir in den vorherigen Beiträgen die Vorteile, Elemente, Herausforderungen und Erfolgsfaktoren beschrieben hatten, geht es jetzt an die Umsetzung: Wie führt man ein Strategisches Meetingsmanagement im Unternehmen ein? Was sind erfolgversprechende Strategien? Der vierte Teil unserer Serie über die Studie Erfolg im Strategischen Meetingsmanagement des CWT Travel Management Institute gibt Praxistipps und Empfehlungen.

 

Grundsätzlich gilt: Bei der Implementierung eines SMM-Programms ist der Weg das Ziel – das Programm entwickelt sich laufend weiter. Da ein SMM-Programm zu den Zielen und der Kultur des Unternehmens passen muss, gibt es keine einheitliche Lösung für alle. Das ist Herausforderung und Chance zugleich – vor allem, da ein SMM typischerweise mehrere Länder umfasst und entsprechend viele lokale Rahmenbedingungen berücksichtigt werden müssen. Ein Erfolgsmodell ist, klein anzufangen und mit den sich bald einstellenden Erfolgen zu wachsen.

 
Strategisches Meetingsmanagement

Praktische Empfehlungen
 

  • Ziele definieren: Legen Sie vor Beginn fest, was Sie erreichen möchten und entwickeln Sie einen Plan zur Zielerreichung.
  • Klein anfangen: Gehen Sie kleine Schritte, nehmen Sie sich nicht zu viel vor. Wenn sich erste Erfolge einstellen, können Sie das weitere Wachstum ansteuern.
  • Stakeholder einbinden: Alle, die vom SMM-Programm betroffen sind, sollten Sie ins Boot holen: Interne Beteiligte wie Führungskräfte, Veranstaltungsplaner ebenso wie externe, also Leistungsträger oder andere Partner. Bilden Sie ein Komitee mit Vertretern aller betroffenen Bereiche und organisieren Sie regionale Informationsveranstaltungen.
  • Externe Hilfe holen: Ziehen Sie in Erwägung, bestimmte Elemente – oder alle – extern zu vergeben. Das kann die Entwicklung beschleunigen und Sie profitieren von Spezialisten-Know-how. Ein Geschäftsreiseanbieter mit Veranstaltungsspezialisten ist hier die richtige Adresse.

Eigene Ziele definieren

Unternehmen, die bereits ein SMM-Programm eingeführt haben und dieses auf weitere Länder oder Regionen ausweiten wollen, sollten für jede Region eigene Ziele definieren und auf Pilotprogramme setzen. Diese können erste Erfolge bringen und die Stakeholder überzeugen. Erfolgreiche Programme, die für viele Länder gelten, haben solide Strategien – gleichzeitig passen sie sich flexibel an ländertypische Kulturen, Abläufe und Rahmenbedingungen an. Unternehmen sollten keine Scheu haben, global zu denken – ein SMM muss nicht in allen Regionen vollständig ausgereift sein, um Erfolge zu bringen. Ian Cummings, VP Meetings & Events EMEA bei CWT, rät: „Fangen Sie einfach an. Jeder Tag, der vergeht, ohne dass Sie sich einen Überblick über Ihre Veranstaltungsaktivitäten verschafft haben, ist ein verlorener Tag.“

 

Ausblick: In dem Maße, in dem ein SMM-Programm reift und sich auszahlt, wird es immer stärkere Berührungspunkte mit Marketing und Sales haben. Und das wird zu einer stärkeren Konzentration auf die Teilnehmerzufriedenheit und zu neuen Wegen zur Messung der Veranstaltungsrendite führen.

 

 

Strategisches Meetingsmanagement

Das war der letzte Teil unserer Serie zur SMM-Studie. Haben Sie die ersten drei Teile verpasst? Hier finden Sie den ersten Beitrag, in dem wir Ihnen die Basics und Vorteile von SMM vorgestellt haben.

Im zweiten Teil ging es um die wichtigsten Elemente und das Vorgehen zur Einführung eines SMM-Programms.

Der dritte handelte von den Erfolgsfaktoren und Herausforderungen.

Die komplette Studie (in englischer Sprache) können Sie sich kostenlos herunterladen.

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