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Strategisches Meetingsmanagement

Das CWT Travel Management Institute (TMI) hat eine neue weltweite Studie herausgebracht: Erfolg im Strategischen Meetingsmanagement.  Wir stellen Ihnen die wichtigsten Erkenntnisse der Studie in mehreren Teilen vor. Lesen Sie jetzt Teil 1: Basics und Vorteile von SMM.

 

Die ersten Konzepte für Strategisches Meetingsmanagement kamen in der Mitte der 1990er Jahre auf. Im Jahr 2004 hat die Global Business Travel Association (GBTA) die Grundlagen definiert und seitdem weiter verfeinert. Sie hat dabei folgende Definition erarbeitet:

 

„Strategisches Meetingsmanagement (SMM) ist ein strukturierter Ansatz zum unternehmensweiten Management von Veranstaltungsaktivitäten, Prozessen, Zulieferern und Daten. Dies hat zum Ziel, messbare Businessziele zu erreichen, die im Einklang mit den strategischen Zielen der Organisation stehen. Außerdem soll Mehrwert in Form von messbarer Einsparung, Risikominderung und Erhöhung der Servicequalität geschaffen werden.“

 

SMM – eine komplexe Angelegenheit?

Dabei ist wichtig, dass SMM nicht nur eine Sammlung von Regelungen ist, sondern einen ganzheitlichen Ansatz verfolgt. Tatsächlich haben sich in der Realität mehrere Ansätze für ein SMM herausgebildet, da es so viele Faktoren gibt, die solch ein Programm beeinflussen: Interne Faktoren wie Unternehmensziele oder die Kultur spielen ebenso eine Rolle wie externe, etwa die Branche oder die Region. SMM wird oft als komplex empfunden, da es kein einheitliches Modell gibt. Das Gegenteil ist der Fall: Eben weil es so viele mögliche Konfigurationen gibt, haben viele der heute sehr wirksamen Programme klein angefangen und sich mit ihrem Erfolg weiterentwickelt.

SMM – die Vorteile

Einsparungen sind üblicherweise die stärkste Motivation, sich mit einem strategischen Ansatz für das Meetingsmanagement zu befassen. Und tatsächlich berichten viele Unternehmen von recht rasch nach der Einführung einsetzenden Spareffekten von bis zu 25 Prozent auf die ursprünglichen Ausgaben für Veranstaltungen. In späteren Stadien der Programmreife werden dann Effekte wie Risikominderung und bessere Compliance wichtiger.

 

Ian Cummings, Vice President Meetings & Events EMEA bei CWT, sagt dazu: „Ein SMM-Programm ist zwar für große, in mehreren Regionen oder stark regulierten Branchen agierende Unternehmen besonders wichtig. Aber die Vorteile sind auch für kleinere Unternehmen attraktiv – und viele von ihnen haben sie bereits erzielt. Die Vorteile sind universell.“

 

Alle Vorteile tragen zu einem wichtigen Resultat bei: höhere Teilnehmerzufriedenheit und ein verbesserter Return on Event (ROE). Wenn Veranstaltungsplaner Tools und Technologien an die Hand bekommen, mit denen sie effizienter arbeiten können, dann müssen sie weniger Zeit für die Logistik des Meetings aufwenden. Als logische Folge können sie sich auf die inhaltliche Arbeit konzentrieren und sicherstellen, dass die Ziele der Veranstaltungen erreicht werden.

 

 

Im zweiten Teil stellen wir Ihnen die wichtigsten Elemente des SMM und beispielhafte Vorgehensweisen vor.
Die komplette Studie (in englischer Sprache) können Sie sich kostenlos herunterladen.

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