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Travel Risk Management

So sorgen Sie für Reisesicherheit

Die drei Elemente der Reisesicherheit

Das Sicherheitsbedürfnis in Unternehmen hat sich verändert, da immer mehr Geschäftsreisen in Gebiete mit mittlerem oder sogar hohem Reiserisiko führen. Das müssen keine politischen Krisenherde sein – inzwischen gelten andere Bewertungskriterien, sodass auch europäische Metropolen gefährlicher eingestuft werden als noch vor 10 Jahren. Daher kümmern sich immer mehr Firmen um ein professionelles Risikomanagement, da sie sonst Gefahr laufen, ihre Fürsorgepflicht nicht zu erfüllen und außerdem Folgekosten durch Reisestörungen riskieren. Wir geben Tipps, wie Travel Manager umfassend vorsorgen können.

Ein gutes Travel Risk Management fußt auf drei Säulen:
Risikomanagement
 

1. Information:

Reisende und Travel Manager brauchen Zugang zu Informationen über die Reisesicherheit – das ist der erste und wichtigste Schritt zu einem leistungsfähigen Risikomanagement. Dazu gehören Zielgebietsinformationen mit Überblick über Infrastruktur, Gepflogenheiten und kulturelle Besonderheiten. Außerdem sind ausführliche Beschreibungen möglicher Sicherheits- und Gesundheitsrisiken wichtig. Reisende sollten zudem Warnungen zu aktuellen Ereignissen und Hinweise erhalten, wie sie durch umsichtiges Verhalten Risiken vermeiden können.

Am besten vermeidet man Risiken schon im Vorfeld – wer zum Beispiel ein Event in einer exotischen Destination plant, muss vorab die Sicherheits- und Gesundheitsbedingungen in Erfahrung bringen. In großen Unternehmen sollte die Sicherheitsabteilung eingebunden werden, die das Vorhaben prüft.

 

2. Reaktion:

Wer Reisende in gefährliche Regionen schickt, muss sicherstellen, dass man sie im Notfall lokalisieren, kontaktieren und unterstützen kann. Wichtige Bestandteile eines entsprechenden Risikomanagements sind zum Beispiel ein Notfallstab, in dem die Unternehmensleitung und relevante Abteilungen vertreten sind, frühzeitige Warnungen vor potenziellen Gefahren oder ein rund um die Uhr erreichbarer Notfall-Service und medizinische Unterstützung.

 

Selbst bei als sicher geltenden Reisezielen ist das nicht übertrieben: Auch wer eine vergleichsweise harmlose Reisestörung, etwa durch Streiks oder Unwetter erfährt, reist besser mit dem guten Gefühl, dass er oder sie bei Bedarf Unterstützung erfährt. Und „besser reisen“ bedeutet in diesem Fall: stressfreier und dadurch auch produktiver, was wiederum dem Unternehmen nützt.

 

Risikomanagement

 

CWT to Go

 

3. Technologie:

Die heutige Technik gibt Travel Managern viele Möglichkeiten an die Hand und macht das Risikomanagement leistungsfähig. Mögliche Tools sind ein interaktives landkartenbasiertes Traveler Tracking, Systeme zur Zwei-Wege-Kommunikation zwischen Unternehmen und Reisenden (E-Mail, SMS, Sprachnachricht) oder die Dokumentation der ergriffenen Sicherheitsmaßnahmen als Nachweis, dass das Unternehmen der Fürsorgepflicht nachkommt.

 

Nützlich ist auch eine leistungsfähige Reise-App, die alle Reisedaten enthält, über Änderungen informiert und die Kommunikation mit dem Unternehmen oder Reisebüro ermöglicht. All das funktioniert jedoch nur, wenn alle Leistungen über den gleichen Buchungskanal – idealerweise über das Geschäftsreisebüro – gebucht werden. Denn nur dann liegen lückenlose Daten über den gesamten Reiseverlauf vor und können Aufenthaltsorte schnell ermittelt werden.

 

Wenn Reiseverantwortliche in Unternehmen diese drei Säulen in ihr Firmenreiseprogramm integrieren, erfüllen sie Sicherheitsanforderungen ganz selbstverständlich.