skipnavigation

Spar penge med Program Messenger

Hos Chr. Hansen A/S får du en venlig hilsen fra chefen for pengekassen, hvis du ikke overholder rejsepolitikken. I en personlig mail fra virksomhedens CFO får du at vide, hvor meget du kunne have sparet, hvis du havde bestilt din billet lidt før. Det virker. Category Manager Karina Landsmann Hansen fra Chr. Hansen A/S fortæller, hvordan implementeringen af CWTs ’Program Messenger’ hjælper hendes rejsende kolleger med at spare mange penge

 

Derfor indfører mange virksomheder en rejsepolitik, der skal sikre, at pengene i rejsebudgettet bliver brugt bedst muligt. Og indstillingen til, at man skal stå sammen om økonomien i en tid, hvor penge ikke hænger på træerne, er udbredt. Derfor var det med ro i sindet, at Karina  Landsmann Hansen, Category Manager i den danske biosciencevirksomhed Chr. Hansen A/S, indførte it-løsningen ’Program Messenger’ i samarbejde med CWT.

 

Og da Karina sidder med globalt ansvar for indkøb af såvel it som rejser, var det ikke svært for hende at se fordelen i en it-løsning, der hjælper både virksomheden og den enkelte medarbejder med at spare penge ved indkøb af rejser.”Jeg kigger altid på, hvordan vi kan optimere”, siger Karina, der bl.a. har en baggrund i indkøb og sourcing.

 

Rejsepolitik på programmet

Program Messenger er en service, som CWT tilbyder virksomheder, der gerne vil sikre sig, at de rejsende medarbejdere overholder den rejsepolitik, som ledelsen har lagt.

 

En rejsepolitik indeholder som regel en masse regler for, hvordan virksomhedens ansatte skal rejse, dvs. hvilke klasser, det er tilladt at rejse på, i hvor god tid billetter skal bestilles o.l. Regler, der godt kan glemmes i farten – og som det kan koste mange penge ikke at overholde.

 

Men med CWTs Program Messenger er det muligt at kombinere reglerne med en personlig besked til de mennesker, der bryder dem. ’Synderne’ får simpelthen en mail direkte i indbakken, når de forbryder sig mod rejsepolitikken.

 

”Folk kan jo godt forstå det”

For Chr. Hansens vedkommende kommer hilsenen direkte fra manden med pengekassen, CFO’en. Men det er ikke bare en løftet pegefinger, der kunne opfattes som irriterende overvågning – for mailen indeholder samtidigt det beløb, du kunne have sparet ved at følge politikken, og det gør den faktisk til en oplysende service. Der virker.

 

”Folk kan jo godt forstå det”, siger Karina Landsmann, der fortæller, at hun blev opmærksom på, at der var mange penge at spare, hvis flybilletter bliver bestilt senest 14 dage og ikke syv dage før afgang. Det førte til en ændring af rejsepolitikken og til en nødvendig ændring af adfærd og vaner hos de rejsende kolleger.

 

En artikel på virksomhedens intranet fortalte om den justerede rejsepolitik, og hvis de rejsende derefter nølede med at bestille deres flybilletter, fik de prompte en personlig hilsen fra CFO Klaus Pedersen via CWTs Program Messenger om at huske at være lidt tidligere ude næste gang.

 

Karina indrømmer dog, at det ikke er Klaus Pedersen, der sirligt og personligt skriver til synderne, men at det er en autogenereret mail uden mulighed for at svare direkte. At det er hans navn, der står på mailen, skal man dog ikke undervurdere. ”det vigtigste er, at du har den fulde opbakning fra topledelsen. det hjælper, at det er CFo’en, der er afsender – folk husker det næste gang”, siger hun.

 

Selvom mailen indeholder en opsang, har det ikke givet sure miner, ”Flere skriver og stopper mig i kantinen og siger, at de synes, det er en god idé”, fortæller Karina. Programmet virker, fordi det giver god mening.

 

Nemt og hurtigt

I det hele taget var det en hurtig og nem manøvre at indføre Program Messenger. ”Vi implementerede systemet i august-september 2012, og det eneste vi skulle gøre, var at skrive mailen, så ordnede CWT resten”, beretter Karina, der nød godt af et tæt samarbejde med Torleif Nesjan, der er Senior Program Manager i CWT.

 

Faktisk var det Torleif, der gjorde Karina opmærksom på muligheden for at spare penge ved at justere rejsepolitikken. ”Jeg opsøgte Karina med en business case, der viste, at Chr. Hansen ved at ændre sit bestillingsmønster og flytte en vis procentdel af sine rejsebestillinger fra syv til 14 dage, kunne spare en del penge. det drejede sig om ren adfærd,” fortæller han, ”folk skulle bare blive lidt bedre til at planlægge”.

 

Og det virker. Vanerne er ændret. ”Folk er blevet meget bedre til at få bestilt billetterne før”, siger Karina, der dog helst ikke vil ind på de konkrete besparelser, men hellere vil tale om, hvordan bestillingsmønstret har rykket sig, dvs. hvor mange fl ere af rejserne, der bliver bestilt mere end 14 dage før, og hun gør status: ”På den interkontinentale del af vores rejser er der sket en forbedring på 9 %, og på den kontinentale del er den 11 %”.

 

Selvom der hverken er krise eller kolbøtter på vej i en virksomhed som Chr. Hansen, er en del af at være veldrevet og velforberedt altid at udvise fornuftigt købmandskab og rettidig omhu. ”Min opgave er at sikre, hvordan vi kan gøre det bedre fremadrettet”, siger Karina. og den rejse kan CWT og Program Messenger således godt bryste sig af at være med på.