skipnavigation

Nye veje til besparelser

 

DSV Danmark har indført nye processer omkring rejsebooking og er nu oppe på at booke 75 % af alle rejser online. Connect Travel Magazine har talt med Finance Manager, Michael Giolbas, der fortæller, hvordan det gik til.

 

DSV transporterer ting. Alting. Overalt. Til lands, til vands og i luften. Du kan nærmest ikke køre en tur på motorvejen uden at se en lastbil med de tre velkendte, hvide bogstaver på mørkeblå baggrund. DSV er en dansk virksomhed med egne kontorer i over 70 lande og en omsætning på DKK 44 mia. i 2012. I Danmark er der 1.800 medarbejdere, hvoraf mange er på farten, og samlet set er der hele 22.000 blå-hvide medarbejdere, der forbinder verden på kryds og tværs. Men det er ikke alle rejseopgaver, der kan løses fra og med DSVs egne transportmidler – af og til skal der ’skrappere’ metoder til, og her hjælper CWT.

 

Nye veje til besparelser

Ganske vist er det kun ca. 2 % af medarbejderne i Danmark, der har et regelmæssigt rejsemønster, som skal klares ad andre ruter end dem, de mørkeblå lastbiler med det hvide logo dækker, men ikke desto mindre bliver det til ca. 3.000 rejser om året. Det antal er nok til, at DSV Danmark i 2012 vælger at se nærmere på rejse- og bestillingsmønstre i klar forventning om at kunne spare både tid og penge. Og det bliver gjort i nært samarbejde med CWT.

 

Fra in-house til outsource

Michael Giolbas, der er Finance Manager i DSV Danmark, er manden bag roret, når økonomi og proces skal kigges efter i sømmene. Med snart otte år i DSV kender han de fleste kroge og omveje i butikken, så det er med ro i maven, at han i 2012 påtager sig at være primus motor på at ændre strukturen omkring den interne rejsebooking – dvs. skubbe til folks vaner med at sende alt gennem den interne in-house rejsekonsulent, som sidder i DSV. Han fortæller om tankerne bag processen: ”Baggrunden var en konkret vurdering, der konkluderede, at det ville være billigere at outsource de svære rejser, og selv håndtere de mindre komplicerede rejser i forhold til at have vores egen rejsekonsulent in-house. Overordnet er beslutningen taget ud fra et ønske om at styrke vores fokus på kerneforretningen i DSV”.

 

At ændre bookingmønstret giver mest mening, hvis rejsemønstret indeholder mange forholdsvis simple rejser, og her fortæller Michael Giolbas: ”85 % af de rejser, der bliver foretaget, er fra A til B – det er dem, vi har arbejdet på at få overført til online booking. De sidste 10-15 % er mere komplicerede rejser, der skal håndteres af erfarne rejsekonsulenter”.

 

Vanens magt brydes

Hvad enten vi vil stå ved det eller ej, er vi mennesker vanedyr. Vi kører den samme rute til arbejde, sætter os det samme sted i kantinen og booker vores rejser, som vi plejer. Så hvordan var DSVs 'vaner' før projektet? ”Typiske – tror jeg,” svarer Michael Giolbas, ”Vi brugte in-house-ressourcen til ’alt’, hvorved vedkommende havde mere end rigeligt at foretage sig. Men mange af opgaverne var ikke direkte relateret til selve rejsebestillingen og ofte noget, medarbejderen selv kunne have klaret – det var bare lettere at spørge, når nu den interne rejsekonsulent var der alligevel. Vi fik i øvrigt stort set ikke booket online på det tidspunkt”.

 

Information og motivation

Beslutningen bliver taget. Setup’et skal hen over sommeren 2012 ændres fra at have en dedikeret, in-house-ressource til, at de fleste rejsebestillinger skal foretages som online booking af den enkelte medarbejder. Men en ændring slår jo ikke igennem, bare fordi ledelsen tager en beslutning. For at opfordre til ændret adfærd blandt medarbejderne, er det derfor nødvendigt med nogle tiltag, der både kan informere og motivere. Michael Giolbas uddyber: ”Initielt havde vi møder med medarbejdere, der dækkede de primære ’rejse-afdelinger’ i DSV. Dels for at forklare den nye situation: ”Vores interne rejsekonsulent er her ikke længere”, og dels for at forklare: ”Hvad gør I nu?”’. Det gav naturligvis lidt udfordringer change managementmæssigt, men samlet set var det en rimelig god proces med medspillere og ikke modspillere. Den efterfølgende adfærdsændring hos de enkelte medarbejdere/brugere var egentlig OK, idet selve rejsebestillingsportalen er meget intuitiv – og i virkeligheden booker de fleste i forvejen deres private rejser på samme vis. Vi har, for at hjælpe processen, beskrevet og offentliggjort procedurer og forretningsgange på vores intranet, så der altid er hjælp at hente”.

 

Modstand?

Det lyder jo næsten for nemt. Er der virkelig ikke modstand og modvilje i organisationen? Michael Giolbas kan kun med besvær huske lidt træghed i starten med bemærkninger som ”Det er nyt, det andet virkede, det andet var lettere osv. Det hørte jeg i de første 3-4 måneder,” fortæller han, ”men herefter er det gået slag i slag, og er i dag en fuldstændig naturlig proces i DSV Danmark. Modstand har der aldrig været – små bump, men intet væsentligt”.

 

75 % online

I dag bookes ca. 75 % af alle rejserne i DSV Danmark online. ”Det kunne sikkert i nogle tilfælde gøres tidligere og dermed endnu billigere, men det er noget af det vi arbejder på at få italesat og ændret”, siger Michael Giolbas, der som den gode finansmand altid er på udkig efter muligheder for at gøre tingene lidt mere omkostningseffektivt. Men alt i alt er han ganske godt tilfreds med resultatet indtil videre og fokuserer på de mange fordele, omlægningen har givet: ”De enkelte medarbejdere kan nu uafhængigt af interne eller eksterne rejsekonsulenter selv tilrettelægge deres rejser. Det giver en frihed og sparer desuden en del intern tid frem og tilbage mellem rejsekonsulent og medarbejder, når de enkelte afgange ikke er ledige, for dyre osv. Hertil er der dygtig support og vejledning fra CWTs team”.

 

Politik og kontrol

Man er imidlertid ikke blind for, at der stadig er udfordringer, der skal løses, når det kommer til adfærdsændring, for med friheden til at booke selv, opstår der et øget behov for at understrege og udbrede en central rejsepolitik, så alle de ’nye rejsebookere’ ved, hvilke retningslinjer, der gælder. På dette område ligger der således stadig en opgave forude. Michael Giolbas forklarer: ”Besparelserne ligger umiddelbart i forskellen mellem den interne ressource og fee’et til CWT. Hertil kommer dog, at vores egen kontrol og sikkerhed for, at der altid vælges ’rigtigt’, ikke længere er fuldstændig intakt, men det er svært at sætte en pris på. Det er i øvrigt også noget af det, vi arbejder med at kontrollere og sikre. Kontrollen er dog bagudrettet, hvilket stiller anderledes krav til regler og politikker. Største ulempe er, at vi i dag ikke ’fanger’ den dyre/forkerte rejse inden den er bestilt og foretaget”.

 

CWT hjælper

Overordnet set er man nået langt i processen med at omstille fra inhouse-services til delvis selvbetjening, og det er delvist på grund af det gode samarbejde med CWT. Michael Giolbas siger: ”CWT har foruden intromødet med relevante DSV-medarbejdere bistået med svar og hjælp på alle vores opstartsspørgsmål. I dag booker CWT de vanskelige rejser, og hjælper i øvrigt med diverse ad hoc-forespørgsler”.

 

Forandring kan altså både fryde og give god mening på bundlinjen.