skipnavigation

Københavns Universitet optimerer rejsebudgettet med CWT

Peter Lintrup er en travl mand. Oven i at skulle købe stole, borde, tavler og papirclips til en institution med ca. 40.000 studerende skal han holde styr på, om det årlige rejsebudget på 70 millioner kroner bliver brugt så fornuftigt som muligt.

 

50 institutter, 9000 medarbejdere

Københavns Universitet har 50 institutter, og selvom ikke alle 9000 ansatte har livlig rejseaktivitet, er der alligevel godt gang i professorer, forskere og undervisere, som skal deltage i konferencer og vedligeholde et fagligt, verdensomspændende netværk. Og lige så stor forskel der måtte være på at læse astrofysik og psykologi, lige så stor forskel har der været i måden at bestille rejser på. Kun ca. en tredjedel af alle rejserne blev før i tiden booket gennem et rejsebureau. Det kan være dyrt i længden, når der er faste aftaler at få glæde af, og det kan være meget tidskrævende, hvis rejsebooking ikke er noget, man gør så tit.

 

Autonomi og gode argumenter

Derfor satte Peter Lintrup sig for at indlede en effektivisering af travel management-disciplinen i virksomheden Københavns Universitet, i daglig tale bare kaldet KU. Forinden havde CWT vundet den statslige aftale, der giver dem ret til at indgå samarbejde med institutioner som KU. ”Vi startede dialogen med CWT for 16 måneder siden,” fortæller Peter, ”og omkring 1. januar i år indgik vi en aftale, som vi lige så stille og roligt har implementeret”. Til forskel fra andre virksomheder, hvor topledelsen fra den ene dag til den anden kan beslutte at indføre nye processer, er KU med de 50 institutter ikke underlagt samme, stramme overordnede styring.

 

Der er stor grad af autonomi, argumenterne for at indføre nye regler skal være gode, og nye tiltag kan kræve en vis modningsperiode.

 

Argumenterne for en bedre styring af rejsebooking er dog til stede i overmål. Afregning af rejseomkostninger er nemmere, booking og ændring af billetter er mere smidig, og kontrol af om rejsepolitikker bliver fulgt er væsentlig nemmere. Største forhindring er vanerne og den tidsmæssige investering ved at skulle skifte til et nyt system, registrere personoplysninger etc.

 

Masseoprettelse af profiler

Fordelt på institutterne er der 140 personer, som har ret til at bestille rejser for deres kolleger. Som et eksperiment bestilte de rejserne på fælles kreditkort, men det var ikke en god løsning. ”Problemet var, at det var for uspecificeret. Det var bøvlet at holde styr på og fordele på de forskellige rejsekonti,” fortæller Peter, der gennem foråret har fulgt, hvordan en tålmodig masseoprettelse af profiler på de ansatte har medført et langt bedre overblik. ”Gennem fem måneder indsamlede vi oplysningerne og sendte dem til CWT, og det kom op at køre hen over sommeren,” og han fortsætter: ”Forberedelsen til en nemmere rejseafregning i forbindelse med implementering af et rejseafregningssystem er nu gjort, og det bliver lettere at tjekke overholdelsen af rejsepolitikker.” Så snart de specifikke rejsedata er forbundet til den enkelte person, er det således meget lettere at se og vejlede, hvis den pågældende person fx kunne rejse billigere – eller bedre for samme beløb – ved at ændre adfærd.

 

”Mange rejsende tror, at de sparer tid ved selv at ordne det hele, men ofte er billetbooking en tidsrøver, også ubevidst. Hvis de henvender sig til et professionelt rejsebureau, glider det meget hurtigere”.

 

Opdragelse tager tid

Der er dog et lille stykke vej endnu, før de rejsende på KU er opdraget færdigt. ”80 % af de rejser, vi foretager, er point-topoint. De burde bestilles online. Men p.t. er det kun ca. 40 % af de rejser, der bookes gennem CWT, der bliver bestilt online,” siger Peter.

 

Det er CWTs statsteam, der servicerer de rejseansvarlige på KU, og Peter sporer stor tilfredshed. Samarbejdet med CWT er rigtigt godt, og det er ikke i snitfl aden mellem Peter og CWT, at der ryger fi nker af fadet. ”CWT har brugt meget tid på os, og der er aldrig langt fra spørgsmål til handling hos dem. De fl este udfordringer har været internt på KU. der er mange, der stadig booker på tilfældige bookingsider”. Og det piner en økonomimand som Peter: ”Her er vi nødt til at understrege, at vi ikke kan få de rabatter, vi har i vores aftale, hvis folk booker uden om systemet”.