skipnavigation

Professionel sparring og uundværlige relationer

Hos MT Højgaard handler samarbejdet med CWT om meget mere end blot rejser – her er det rådgivning, sparring og gode relationer til virksomhedens medarbejdere, der er i fokus. Det betyder, at CWT kan bidrage både på det strategiske og det operationelle plan.

 

Hos Danmarks førende bygge- og anlægsvirksomhed, MT Højgaard, sidder Anette Rask med det overordnede ansvar for Travel Management – en rolle hun har haft i fem år. Som afdelingschef for Internal Facility Service beskæftiger hun sig med intern service, vedligeholdelse af MT Højgaards kontorer og således også rejsekontoret, hvor CWT’s ansatte håndterer medarbejdernes rejser.

 

Komplekse rejsemønstre

Hos MT Højgaard rejser medarbejdere dagligt til nær og fjern, og lige nu er cirka 110 medarbejdere udstationeret i udlandet. Virksomheden har aktiviteter i mange dele af verden, blandt andet i det kolde Grønland, det varme Maldiverne, det eksotiske Vietnam, men selvfølgelig også hjemme i den lille danske andedam. Der er gang i nye projekter hele tiden, og fremtiden byder på et øget fokus på udlandet.

 

Det betyder, at MT Højgaard i 2011 vil mærke et stigende behov for assistance fra CWT’s rejsekontor. Og da Travel Management blot er en lille del af Anette Rasks ansvarsopgaver, er der brug for en skarp og troværdig sparringspartner, der har forståelse for de rejserelaterede udfordringer, der hele tiden dukker op.

 

CWT er min sparringspartner

Anette Rasks mange arbejdsområder har gjort det nødvendigt for hende at have en professionel rådgiver inden for Travel Management, for, som hun selv siger; ” Jeg er ikke eksperten, der kan lave den bedste kontrakt med fx flyselskaberne, her har jeg brug for en person, der har fuldstændig styr på, hvordan sådan en kontrakt skal se ud og forhandles – og her træder Carlson Wagonlit Travel ind på banen med René Wedelheim som Program Manager. Han er faktisk uundværlig som primus motor ved fx store forhandlinger.” Der er generelt et godt trekantssamarbejde mellem Anette Rask, CWT’s rejsekonsulent Pia Pilgaard og René Wedelheim. Ved deres månedlige møder bliver der set på tal og potentiale, og de vurderer sammen, om der skal tages kontakt til leverandører omkring en eventuel ny aftale. René Wedelheim agerer i dialogen med leverandørerne altid som MT Højgaards ”mand”, når partnerne mødes og forhandler aftaler. CWT modtager forslag til aftaler fra leverandørerne og sikrer med benchmark den bedste pris til MT Højgaard.

 

Erfa-gruppen – en vigtig grundsten

Et vigtigt element i MT Højgaards og CWT’s samarbejde er erfa-grupperne for CWT’s større kontraktkunder. Formålet med grupperne er erfaringsdeling inden for rejserelaterede områder såsom Risk Management, Expense Management, statistiksystem, Service Level Agreement og leverandøraftaler, og der er altid en livlig diskussion omkring gruppens syn på ’tidens trends’.

 

At få mulighed for at være en del af en erfa-gruppe er et tilbud, som Anette Rask har taget imod og betegner som næsten altafgørende for valget af CWT som samarbejdspartner. Anette Rask fortæller: ”Jeg bruger CWT’s erfa-gruppe meget, når jeg skal lægge strategier for Travel Management. Det er fantastisk at kunne sparre med mennesker, der sidder med de samme udfordringer, som jeg selv har.”

 

CWT Onsite – den operationelle ’sparring’

Anette fortsætter: ” Hos MT Højgaard har vi desuden på det operationelle plan valgt at have et CWT-kontor ’onsite’. Det betyder, at der på nuværende tidspunkt sidder tre af CWT’s medarbejdere ude hos os og styrer vores rejsekontor. Pia Pilgaard er teamleder og min sparringspartner i huset til dagligt. Det er rigtig rart at have medarbejdere, som jeg ved varetager rejseaktivitetsområdet med professionalitet og et ønske om at give hver enkel medarbejder den bedste rejse. Vi har jo projekter overalt i verden, så det er utrolig vigtigt, at rejsekontoret giver den helt rigtige rådgivning og bestiller den mest optimale rejse både med respekt for økonomi og for den rejsende.”

 

”Det er simpelthen så vigtigt, at de medarbejdere, der har et kompliceret rejsemønster, har en face-to-face kontakt med rejsekonsulenterne,” slutter Anette Rask.

 

Teamleder Pia Pilgaard fra rejsekontoret forklarer: ”Mange af de rejsende fremsender deres bestillinger på mail, hvilket gør det nemt for os på rejsekontoret at strukturere vores arbejdsdag, så de rejser, der haster mest, bliver booket først. Men samtidig er der også mange rejsende, der benytter sig af, at vi sidder i huset og kommer ind på rejsekontoret med deres mødekalender, så vi sammen – og med det samme – kan få en rejse på plads. Det kan fx være, når der skal besøges samarbejdspartnere på forskellige destinationer i Kina, hvor der ikke er mange daglige flyvninger. Så skal der evt. byttes rundt på rækkefølgen af møder og destinationer for at minimere den rejsendes tidsforbrug og dermed optimere udbyttet af rejsen. Ved at mødes face-to-face undgås unødig mailkorrespondance og lange telefonsamtaler.”

 

Med et smil i stemmen fortæller Anette Rask: ”Jeg føler mig ikke som rejsekontorets chef, men mere som en kollega. Jeg har et fantastisk forhold til alle tre medarbejdere fra CWT og synes, de er super dygtige.” Pia Pilgaard sender rosen tilbage: ” Vi på rejsekontoret har et virkelig godt samarbejde med Anette Rask. Vi ved, at døren altid står åben for spørgsmål og kommentarer, og det giver os en stor tilfredsstillelse at vide, at Anette har tillid til vores viden og erfaringer og lytter til vores vurdering af eventuelle beslutninger, hun skal træffe”.