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CWT – Globale Datenschutzrichtlinie

The Global Privacy Policy is available in English and soon in the following languages. Please note that some of these pages are currently being translated.

 

Letzte Aktualisierung Oktober 2016

 

Warum sammeln wir personenbezogene Daten?

Diese globale Datenschutzrichtlinie gibt Auskunft darüber, wie Carlson Wagonlit Travel (CWT Global B.V. und dessen Tochtergesellschaften; nachfolgend „CWT“ genannt) personenbezogene Daten verwendet. CWT ist ein Travel-Management-Unternehmen mit Niederlassungen in vielen Ländern weltweit und bietet seinen Firmenkunden Dienstleistungen in den Bereichen Geschäftsreisen, Meetings und Events an. CWT sammelt personenbezogene Daten der Reisenden, der Teilnehmer von Meetings und Events des Kunden, die von CWT organisiert werden, sowie von Nutzern der CWT-Websites. Die Sammlung dieser Daten dient dazu, CWT die Bereitstellung der genannten Dienstleistungen zu ermöglichen.

 

Welche Art von Daten sammeln wir?

Wenn CWT einem Firmenkunden Dienstleistungen zur Verfügung stellt, wird mithilfe des unternehmenseigenen Tool, CWT Portrait, ein elektronisches Profil für jeden Reisenden erstellt. Personenbezogene Daten werden über entsprechende Feeds der Firmenkunden oder vom Reisenden (oder einem zugelassenen Reisekoordinator) selbst eingegeben. Personenbezogene Daten, die wir von jedem Reisenden sammeln, können folgende Informationen umfassen: Name, Geschlecht, Geburtsdatum, Anschrift, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Kreditkartenangaben/-nummern, Reiseziele, Reisepläne, persönliche Preferenzen des Reisenden (Sitzplatz, Mahlzeiten, Raucher usw.), Reisepass- und Visainformationen sowie Daten der nächsten Angehörigen. Wenn vom Anbieter eines Online-Buchungstools (OBT) ein Stammprofil erstellt wird, erhält CWT die im OBT gespeicherten Informationen und legt automatisch ein Profil in CWT Portrait an, damit der Reiseberater den Wünschen des Reisenden nachkommen kann. Bei der Organisation eines Meetings oder Events für einen Firmenkunden sammelt CWT personenbezogene Daten zur Anmeldung der Meeting- oder Event-Teilnehmer mithilfe der vom Kunden gewählten Tools oder der vom Kunden zur Verfügung gestellten Teilnehmerlisten. CWT sammelt personenbezogene Daten von Nutzern seiner Websites mittels Online-Formularen sowie bei der Übermittlung von Angaben durch die Nutzer per E-Mail an CWT. CWT leitet diese Nutzeranfragen an das zuständige Team von CWT weiter, das die Anfrage des jeweiligen Nutzers bearbeitet.

 

Wie wir personenbezogene Daten bearbeiten

Neben der Erstellung von Profilen der Reisenden sowie von Fluggastdatensätzen (PNRs) verwendet CWT personenbezogene Daten (meist die PNR) des Reisenden für folgende Reise- und sonstige reisebezogene Zwecke:

 

Reservierungen: Profile der Reisenden werden in einer Datenbank als Referenzmaterial gespeichert, das bei jeder Reservierung eingesehen werden kann. Bei einer Reservierung erstellt CWT eine PNR mit sämtlichen personenbezogenen Daten und den erforderlichen Buchungsinformationen, um die Reiseanfrage des Reisenden sowie behördlichen Anforderungen für bestimmte Reiseziele nachzukommen. Zu Letzteren gehören beispielsweise das Secure Flight Program der USA oder das Advanced Passenger Information System, das unter anderem in Großbritannien und China gilt. Um Reservierungen vornehmen zu können, muss CWT personenbezogene Daten an verschiedene dritte Reisedienstleister (wie beispielsweise Fluggesellschaften, Hotels, Mietwagenunternehmen, Anbieter von Online-Buchungstools und Sicherheitstracking-Diensten sowie computergesteuerte Buchungssysteme) innerhalb des Heimatlandes des Reisenden oder in anderen Ländern, in welche dieser einreist, weiterleiten. Oftmals müssen personenbezogene Daten auch an Regierungsorgane bestimmter Reiseziele, wie beispielsweise das Ministerium für Innere Sicherheit der USA, weitergeleitet werden. Ohne diese Informationen kann die Reise nicht angetreten werden.

 

Konsolidierung von Reisedaten: Auf Anfrage des Kunden (des Trägers der Reisekosten) können CWT oder Dritte Informationsberichte erstellen, die die Reisekosten pro Reiseziel, pro Reiseanbieter usw. zusammenfassen und auswerten. Solche Berichte können bestimmte personenbezogene Daten aus dem Profil des Reisenden enthalten.

 

Übermittlung an Dritte auf Anfrage des Firmenkunden: Auf Anfrage des Kunden kann CWT personenbezogene Daten an Dritte weiterleiten, um beispielsweise Datenkonsolidierungen durchzuführen oder den Aufenthaltsort von Reisenden im Notfall zu bestimmen. Diese Übermittlungen können mitunter die Weiterleitung von personenbezogenen Daten in andere Länder bedeuten.

 

Übermittlung innerhalb der CWT Group: Datenübermittlungen finden zwischen den Abteilungen von CWT sowie seinen Tochterunternehmen, Gemeinschaftsunternehmen und internationalen Partnern statt, um reisebezogene Serviceleistungen wie eilige Online-Buchungen, das Ausstellen von Flugtickets und Anfragen an den technischen Helpdesk sowie, falls erforderlich, die Überprüfung der Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen zu unterstützen.

 

Übermittlung an CWT-Dienstleister: Datenübermittlungen finden statt, damit CWT im Zusammenhang mit den Reise-, Meeting- und Event-Services entsprechende Supportdienste (wie Verwaltungs-, IT- und Technologieplattformen für die Tools von CWT sowie Telekommunikations- und Zahlungsdienste) in Anspruch nehmen kann.

 

Behördlich vorgeschriebene Datenübermittlung: Unter Umständen kann CWT dazu verpflichtet werden, Daten an Regierungs- und Strafverfolgungsbehörden weiterzuleiten.

 

Einhaltung der Reiserichtlinien: Auf Anfrage des Kunden kann CWT darüber Bericht erstatten, ob die Reisenden die Reiserichtlinien des Kunden einhalten, und Abweichungen von den Reiserichtlinien feststellen.

 

Reisezahlungsverkehr: Zur Abwicklung von Zahlungen im Zusammenhang mit Reisebuchungen kann CWT personenbezogene Daten an Dritte im Heimatland des Reisenden oder einem anderen Land weiterleiten.

 

CWT-Datenbanken: Die von CWT unterhaltenen elektronischen Profile von Reisenden werden in einer zentralen Datenbank an einem CWT-Standort in den USA gespeichert. Die Daten von Kunden, die die Leistungen von OBT-Anbietern in Anspruch nehmen, werden mitunter von diesen Drittanbietern gespeichert.

 

Neue Produkte und Dienstleistungen: Zur Verbesserung des Service und aufgrund der Verfügung gestellten Daten an CWT ist es CWT möglich, dass CWT dem Kunden zusätzliche Informationen für derzeitige oder zukünftige Reisen übermittelt. Es kann sich hierbei beispielsweise um eine Liste mit Restaurants in der Nähe eines bestimmten Hotels am Zielort oder um Angaben zu Parkplätzen am Abflughafen handeln.

 

Anwendung der Richtlinie

Übermittlung an Dritte: CWT beauftragt Dritte mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten der Reisenden aus der EU unter Einhaltung der geltenden EU-Datenschutzgesetze.

Sicherheit: CWT hat angemessene technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um den Schutz personenbezogener Daten der Reisenden von CWT-Kunden vor unbeabsichtigter und unzulässiger Offenlegung oder Vernichtung zu gewährleisten.

Aufbewahrung und Löschung: CWT speichert personenbezogene Daten nur so lange, wie dies zur Erbringung der von den Kunden angeforderten Serviceleistungen notwendig ist. Die längerfristige Speicherung bestimmter Daten kann erforderlich sein, um die Vorschriften der Finanzberichterstattung einzuhalten oder um Anfragen der Kunden zu vergangenen Reiseaktivitäten zu bearbeiten.

 

Rechte des Reisenden auf Datenzugriff

Der Reisende hat das Recht auf seine personenbezogenen Daten zuzugreifen. Er kann die Daten in seinem Profil direkt über CWT Portrait aktualisieren. Falls der Reisende Fragen oder Anliegen dazu hat, wie CWT seine Daten bearbeitet, kann er sich an CWT unter privacy@carlsonwagonlit.com wenden.

 

Streitschlichtung: Fragen oder Anliegen bezüglich der Nutzung oder Offenlegung personenbezogener Daten können direkt an privacy@carlsonwagonlit.com geschickt werden. CWT geht Beschwerden und Rechtsstreitigkeiten bezüglich der Nutzung und Offenlegung personenbezogener Daten nach und bemüht sich um eine Lösung.

 

 

Änderungen dieser Richtlinie sind vorbehalten. Änderungen werden auf dieser Website bekanntgegeben. Es empfiehlt sich daher, die Seite regelmäßig aufzurufen.