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10 trucos para ahorrar en tus viajes corporativos

 

Ahorrar en viajes de empresa puede parecer todo un reto, especialmente si cuentas con muchos empleados volando a distintos lugares en horarios diferentes. No obstante, existe una forma de reducir tus costes sin comprometer la seguridad de los viajeros o mermar los servicios que les prestas.

 

Poner en marcha un proceso inteligente te permitirá ahorrar en cada viaje haciendo feliz tanto a tus viajeros como a tus públicos de interés. No te pierdas estos 10 trucos para reducir de forma efectiva tu gasto total en viajes.

 

1. Ata bien tu política de viajes corporativos

Desde la reserva de vuelos a las dietas pasando por la gestión de gastos, hay mucho que tener en cuenta a la hora de diseñar una política de viajes de negocios. Son muchos los aspectos que pueden escaparse del control. Mira muy de cerca tu política de viajes corporativos existente y piensa si es lo suficientemente robusta para cubrir todas las áreas de gasto en viajes dentro de tu empresa.

 

Enfócate en primer lugar en ordenar los fundamentos. Crea un proceso de aprobación adecuado junto con directrices en materia de reservas, dietas en destino y gastos. Establecer procedimientos claros ayudará a tus viajeros de negocios a tomar decisiones que respeten la política y a no incurrir en gastos adicionales que dañen tus resultados. Si no cuentas con una política de viajes, no dejes de leer nuestra guía acerca de cómo crear una.

 

2. Cuenta con un proceso de autorización previa al viaje

Una de las formas más sencillas de reducir el gasto en viajes corporativos es contar con un sistema de autorización para cada reserva. Establecer quién autoriza los viajes elimina el problema de tener que cancelar un viaje una vez reservado, algo que evita gastar en balde.

 

Si te asocias con una empresa de gestión de viajes, haz uso de su herramienta de autorreserva en línea. Esto debería darte una visión más amplia a la hora de organizar los desplazamientos.

La herramienta de CWT te permite elegir qué empleados pueden reservar sus hoteles y vuelos y monitorizar todas sus reservas fácilmente. Te permite tomar acción inmediata si se salen fuera de la política de viajes.

 

3. Ahorra en el aéreo

Los billetes de avión pueden ser caros, así que sé listo a la hora de elegir los que reservas. Puedes ahorrar simplemente siendo flexible con las fechas de vuelo y con las líneas aéreas que utilizas. También reservando únicamente en turista. No obstante, una vez hecha la reserva, es mejor tener un plan de viaje fijo. Compra billetes flexibles que te permitan elegir las fechas de regreso únicamente si es absolutamente necesario para tu viaje.

 

Recibir alertas con promociones aéreas y tarifas rebajadas puede también reducir de forma dramática tus costes en viajes corporativos. Por ejemplo, el innovador software de gestión de viajes de CWT busca los mejores precios y las tarifas aéreas más competitivas. Además, nuestra herramienta de seguimiento de precios alimentada por el FareIQ de Yapta cancela y realiza nuevas reservas de forma automática cuando encuentra una oferta más barata para el mismo destino, lo que te permite ahorrar aún más dinero. De media, nuestros clientes pueden ahorrar 170$ por billete.

 

4. Reduce el coste de los hoteles

Las tarifas hoteleras pueden variar enormemente, incluso dentro de un mismo hotel, así que ser listo puede traer consigo grandes ahorros. Puedes decidir dejar a tus viajeros de negocios elegir dónde quieren alojarse. No pasa nada, simplemente asegúrate de que fijas un presupuesto máximo o defines el número de estrellas permitido. Es posible que también quieras especificar que la habitación a solicitar ha de ser la estándar y definir claramente si los gastos de minibar, wifi, etc. están cubiertos.

 

Si quieres controlar las reservas, la información te ayudará. Nuestra plataforma CWT Hotel Intel proporciona reseñas genuinas e independientes realizadas por otros viajeros de negocios de tu empresa que se han alojado en los establecimientos. Si viajas regularmente a un mismo destino, podemos ayudarte a negociar descuentos especiales en las tarifas de hotel. También puedes ver cómo crecen tus ahorros gracias a nuestra herramienta de seguimiento de precios hoteleros alimentada por el FareIQ de Yapta, capaz de cancelar y realizar una nueva reserva cuando caen los precios. De media, nuestros clientes son capaces de ahorrar 135$ por estancia.

 

5. Fija dietas de comida y transporte realistas

Es probable que te des cuenta de que dejar a los empleados controlar sus gastos en comida y transporte puede reducir el exceso de gasto. Las dietas de comidas pueden aglutinarse en una cantidad diaria dejando al empleado la elección de cuánto quiere gastarse en el desayuno, comida y cena. Siempre habrá excepciones, así que reserva ese restaurante de lujo para las reuniones con tus clientes VIP. En lo que al transporte se refiere, debes aconsejar a los empleados que opten siempre por el método más efectivo en términos de costes, teniendo en cuenta los tiempos de viaje. Esto puede suponer que utilicen su vehículo propio para ir de A a B y luego que sean reembolsados.

 

6. Planifica con antelación

Esta es la regla de oro en materia de ahorro. En el universo de los viajes corporativos siempre es sensato reservar los hoteles y vuelos con antelación ya que los precios pueden subir dramáticamente cerca de la fecha de salida.

 

Con CWT Trip Estimator  podrás tener una idea por anticipado de los precios de los billetes, de las tendencias en materia de reservas, de las tarifas de hotel, etc. También piensa quién asiste a las reuniones con clientes. ¿Es necesario que alguien viaje miles de kilómetros si tienes a alguien en destino?

 

7. Entiende tus cargos suplementarios asociados a los viajes

Los cargos adicionales como la wifi o el aparcamiento pueden depararte una sorpresa muy desagradable al final de un viaje, especialmente cuando crees que tienes todo contabilizado. Algunos proveedores de servicios corporativos pueden aunar estos costes en un paquete combinado, ayudándote a presupuestarlos y a tener el control de tus gastos.

 

8. Ayuda a tus empleados a ser más productivos durante sus desplazamientos

Si tus viajeros de negocios pasan menos tiempo organizando sus viajes, dedicarán más tiempo al trabajo, algo que es beneficioso para tu empresa. Hacer que cada paso de su viaje sea tan fluido como sea posible les permitirá ser productivos durante sus desplazamientos.

 

La tecnología juega un papel clave en todo esto. Por ejemplo, nuestra aplicación móvil gratuita CWT To Go sincroniza los horarios de viaje de tus empleados con sus calendarios, lo que les permite acceder a esta información siempre que lo necesiten. Además, a través de la misma compartimos información local y descuentos, lo que hace que no tengan que buscarlos y dispongan, por lo tanto, de más tiempo para centrarse en su trabajo.

 

9. Plantéate contratar servicios de gestión de viajes

Contratar a un especialista en viajes corporativos puede ser realmente beneficioso en términos de gasto. Cómo expertos en la materia, en Carlson Wagonlit Travel trabajamos con organizaciones de todo el mundo para implementar programas y servicios de gestión de viajes personalizados y nuestro apoyo como líderes de la industria puede ahorrarte dinero, tiempo y estrés.

 

Trabajar con una empresa como CWT te permite beneficiarte de nuestras tarifas aéreas y hoteleras preferentes, así como de las ofertas y promociones locales. Además, nuestro vanguardista software CWT AnalytIQs reúne los datos de los gastos en viajes y los gastos asociados como las comidas. Te da una visibilidad total de todos los aspectos de tus viajes, ayudándote a tomar las decisiones adecuadas que redundarán en una reducción significativa de tus costes.

 

10. Premia a tus empleados y a tu empresa

Cada vez que tus viajeros eligen una opción más eficiente desde el punto de vista de los costes están ahorrándole dinero a la empresa. En el transcurso de un año, esto puede realmente sumar una cantidad considerable así que, ¿por qué no organizar un incentivo para conseguir ahorros adicionales? Puede tratarse de un vale de su tienda favorita, una parte de los ahorros o incluso tiempo libre. Esto son solo algunos ejemplos de cómo reducir los costes de los viajes y animar a tus viajeros a seguir ahorrando.

 

También puedes conseguir ahorros asegurándote de que tu empresa saque el máximo partido a los programas de puntos corporativos. Hacerse miembro es gratuito y tu empresa obtiene puntos cada vez que un empleado hace una reserva. Cuando la suma de puntos es significativa, estos pueden ser canjeados por un billete aéreo, el paso a una clase superior y, a menudo, por estancias hoteleras y alquileres de coche.

 

Estas son solo algunas fórmulas de ahorrar en viajes corporativos, no obstante, cada negocio es distinto y como expertos podemos trabajar con tu organización para crear un paquete de soluciones de gestión de viajes corporativos sólido que se adapte a tus empleados, industria y finanzas a fin de que puedas seguir reduciendo los costes a largo plazo.

 

 

 

 

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