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5 comportamientos de los viajeros que socavan tu política de viajes

 

Ciertos hábitos de reserva podrían estar costándole a tu negocio mucho dinero. Ya sea elegir una habitación de hotel demasiado cara o reservar en el último minuto,  cualquier desviación de la política de viajes puede tener un impacto en tus costes operativos.

 

Si identificas las principales causas de fuga, podrás modificar tu política de viajes para asegurarte de que no se cometan los mismos errores una y otra vez. Aquí te presentamos cinco conductas frecuentes de los viajeros que pueden ponerla en riesgo y algunas sugerencias encaminadas a ayudarte a ahorrar.

 

 

1. Ir por libre

Si bien es probable que la mayoría de los viajeros de negocios reserve a través de su empresa de gestión de viajes o de su aplicación especializada, no hay que descartar que algunos pueden sucumbir a la tentación de buscar mejores ofertas por su cuenta. Sin embargo, sin una autorización previa, es posible que los viajes terminen siendo cancelados, lo que afectará a los fondos de financiación de la empresa. Las políticas de viajes deben estipular claramente quién se encarga de firmar los presupuestos de viaje para evitar cualquier malentendido.

 

Sugerencia: establece claramente en la política quién es el responsable de autorizar las reservas de viajes de negocios y pide a los empleados que se dirijan a esa persona con cualquier pregunta o consulta que puedan tener.

 

 

2. Reservar a través de tercera partes

Si tus empleados no están reservando a través de los canales autorizados podrían estar desaprovechando ahorros derivados de los acuerdos con los proveedores preferentes. Una de las muchas razones para confiar la aplicación de la política de viajes a una empresa de gestión de viajes es que, a menudo, esta puede ofrecer alternativas más eficientes desde el punto de vista de los costes gracias a sus relaciones con proveedores tales como aerolíneas y cadenas hoteleras. Si existen alternativas más rentables y los empleados no las aprovechan por desconocimiento, lo más probable es que se incurra en un exceso de gastos totalmente innecesario.

 

Sugerencia: envía actualizaciones periódicas por correo electrónico o a través de la intranet para mantener a los empleados al día sobre los últimos descuentos y ofertas en materia de viajes corporativos.

 

 

3. Reservar a última hora

Un análisis reciente de 2,9 millones de vuelos dentro de Estados Unidos halló el mejor momento para comprar los billetes. El estudio demostró que, en promedio, un billete reservado dentro de las dos semanas anteriores a la salida cuesta alrededor de 150 dólares más que uno reservado en el plazo de tres semanas a tres meses antes del viaje. Por supuesto, son muchas las reuniones que se organizan con poco tiempo, tantas como las programadas, de ahí que a veces resulte complicado optimizar los ahorros. No obstante, si hay un empleado que continuamente solicita los viajes con poca antelación, quizá valga la pena examinar de cerca la política para ver si hay algo que puedas hacer.

 

Sugerencia: haz que tu política de viajes anime a los empleados a reservar el viaje lo antes posible para tener más tiempo para preparar un itinerario más barato.

 

 

4. Lucir galones

Aunque tu política debe aspirar a ser lo más flexible posible a la hora de satisfacer las necesidades de tus empleados, es importante enfatizar que es aplicable a todos. Los empleados pueden sentirse frustrados si la política tiene distintos baremos en función de la jerarquía. Si estableces directrices aplicables a toda la empresa, tu política presentará un enfoque con visión de futuro para reducir los costes de forma general en lugar de arbitraria. Además, si repartes las dietas a lo largo y ancho de la organización, la satisfacción de los empleados mejorará y los puntos de fidelización potenciales aumentarán y estarán mejor repartidos, lo que implicará que descienda el número de empleados que tenga que viajar en turista.

 

Sugerencia: deja que tus empleados puedan tomar decisiones. Por ejemplo, en lo que respecta a su alojamiento, permíteles que  indiquen sus propias preferencias sobre las características de la habitación del hotel. Junta también las dietas de comidas para que el presupuesto sea diario en lugar de por comida. Esta sencilla medida les permitirá tener más opciones.

 

 

5. No fijarse en el gasto

Para evitar que, al no gastar de su bolsillo, los viajeros de negocios sean menos exhaustivos con el control del gasto, es conveniente incentivarles para que ideen sus propias fórmulas de ahorro. Ya sea volando a un aeropuerto más pequeño o eligiendo la habitación de hotel más asequible, tú puedes mejorar los ahorros premiando a los mayores ahorradores. CWT Trip Estimator analiza su vasta base de datos de transacciones de viajes pasadas para encontrar tendencias de gastos, oportunidades de ahorro y estimaciones de costes. Esta herramienta te resultará muy práctica si quieres que tus empleados sean más cuidadosos con sus gastos.

 

Sugerencia: recompensa a los mayores ahorradores con un porcentaje estándar de lo que han ahorrado en viajes a tu empresa.

 

 

Elaborar tu política de viajes para cubrir todos los aspectos de los viajes de negocios puede ser un proceso difícil, pero saber cómo y por qué los empleados a veces tratan de recortar gastos es un paso importante para crear una política que los mantenga felices y seguros y que ahorre dinero a tu empresa..

Ponte en contacto con nosotros si quieres que te ayudemos a elaborar tu política de viajes para conseguir mayores ahorros

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