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CWT España participa en el X Congreso Nacional de Business Travel

 

A finales de mayo se celebró en Madrid la primera edición de Expo Turismo de Negocios, una feria dedicada a los viajes de negocios y MICE, que reunió a los profesionales y asociaciones del sector en el Centro de Convenciones Norte de IFEMA. Enmarcado en la feria, también tuvo lugar el X Congreso Nacional de Business Travel, en el que se celebró una mesa redonda sobre “Nuevas Tecnologías aplicadas al Business Travel”, que contó con la presencia de Rafael Sueiro, director general de Carlson Wagonlit Travel España.

Moderada por Fernando Puelles, Head of Business Travel de Amadeus, la mesa redonda reunió a Rafael Sueiro, por parte de CWT España, Marta Crespo de CaixaBank, Albert Ortiz de Travel Advisors, Ignacio San Agustín de Viajes El Corte Inglés, y Carlos Romero de BMC Travel.

Preguntados sobre la innovación tecnológica que más ha cambiado el mundo de los viajes de negocios en los últimos años, la digitalización del sector, y más concretamente la aparición de las herramientas de reserva online, fueron las respuestas más compartidas. Aun así, la penetración de estas herramientas en nuestro país es aún muy baja comparada con su uso en otros países. El moderador apuntó en este sentido algunos datos: la media de adopción de este tipo de herramientas está entre el 20 % y el 30 %, con grandes fluctuaciones según empresas y sectores. Estos porcentajes muestran por tanto amplias posibilidades de mejora en muchas firmas.

Retos de la digitalización

El principal escollo para la adopción de las nuevas tecnologías existentes pasa por un sentimiento tan lógico como la resistencia al cambio, pero también por la falta de inversión que se ha vivido en España en los peores años de la crisis. Además, muchas empresas aún no han llegado al nivel de digitalización necesario para poner en marcha este tipo de herramientas y los viajes corporativos no son el negocio central de la mayoría de ellas. De ahí que las inversiones tecnológicas en ese ámbito no sean prioritarias en muchos casos. Pero esta situación no se mantendrá así de por vida y muchos son aún los cambios que el sector vivirá en el futuro próximo.

La posibilidad de ofrecer a los usuarios una experiencia idéntica en distintos canales y la movilidad serán puntos clave durante los próximos años y CWT está invirtiendo mucho en este sentido, con herramientas como la app CWT To GoTM, por ejemplo, que cada vez cuenta con más funcionalidades de reserva y que sincroniza los viajes con el calendario del smartphone del viajero, para darle la información que necesita cuando la necesita. También RoomIt by CWT, la división hotelera de la empresa, tiene en cuenta la multicanalidad y ofrece alojamientos para el sector corporativo, tanto offline como a través de las principales herramientas de autorreserva y de una aplicación móvil.

Tecnologías de futuro

Otro tema relevante fue el uso de la Inteligencia Artificial para mejorar y personalizar las experiencias del viajero, desde el momento de la reserva hasta la vuelta a casa, pasando por el tiempo que esté en destino.

Lo ideal sería contar con un asistente virtual que nos acompañase durante todo el viaje, para ayudarnos con tareas como pedir un taxi, buscar un restaurante donde hacer una pausa para comer, o guardar todos los gastos que el viaje genera y los envíe directamente a nuestro ordenador, para tener todo listo para liquidarlos a la vuelta. Para que esto suceda, todos los proveedores han de estar interconectados y comunicarse entre sí, y los procesos han de simplificarse al máximo. Este es otro punto clave en la estrategia de futuro de CWT, que ya está haciendo las primeras pruebas con chatbots y pone un gran énfasis en el uso del análisis de datos para mejorar sus servicios al máximo.

Preguntados en este punto sobre el papel futuro de los travel managers en un entorno tan automatizado, los ponentes aseguraron que su tarea se centrará en estar al día sobre las nuevas tecnologías, en la adopción de aplicaciones para la gestión de gastos y en definitiva, en anticipar las nuevas necesidades de sus socios y darles solución. La tecnología solo es un facilitador, y la función del travel manager seguirá siendo la de definir la política de viajes de su empresa.

Otro tema discutido fue el del uso de las redes sociales en el entorno de los viajes corporativos. Aunque aún no existe una red social propia en la que los viajeros compartan sus experiencias sobre este tipo de desplazamientos, las nuevas regulaciones en materia de protección de datos harán que estas iniciativas sean incluso más complicadas de poner en marcha en el futuro. Por eso, es necesario poner en marcha otras alternativas. CWT permitirá a sus viajeros compartir sus experiencias en cuestión de hoteles, por ejemplo, con sus colegas a través de CWT To Go. Este entorno cerrado y corporativo en el que expresar opiniones sobre los alojamientos más utilizados por una empresa es más adecuado para invitar a la participación y sortear los peligros que toda red social tiene asociados. Otra posibilidad que se está explorando es permitir a los viajeros de una misma empresa saber si algún colega está de viaje de negocios en la misma zona, posibilitando el que se pongan en contacto para trabajar, ir al aeropuerto, etc. Una forma simple de incentivar la comunicación y el ahorro de costes.

Ahorrar costes

Por último, los ponentes se centraron en los gastos de empresa y su monitorización, por un lado, y en el aún gran componente manual que existe a la hora de gestionarlos, por otro. Todos coincidieron en la necesidad de contar con herramientas que controlen todo el proceso del viaje corporativo y que ofrezcan alternativas al viajero en tiempo real. En este sentido, CWT ya cuenta con programas que permiten averiguar en tiempo real si los viajeros están reservando fuera de la política de viajes establecida y ponerse en contacto con ellos enviándoles mensajes para que tomen las mejores decisiones. Por otro lado, productos como CWT Price Tracking, por ejemplo, monitorizan constantemente las tarifas aéreas para encontrar los mejores precios, cancelando y reservando de nuevo si aparece una opción más barata. Y gracias al análisis de datos y los programas predictivos será incluso factible saber si es momento de cerrar una reserva o es mejor esperar unos días para hacerla, porque la predicción es que su precio va a bajar.

Durante la hora que duró esta mesa redonda, quedó claro que aunque la adopción de las mejoras digitales hasta ahora haya sido lenta, parece probable que en los próximos años su crecimiento será exponencial.

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