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Cómo redactar una política de viajes efectiva

Todo lo que necesitas para planificar con éxito tus viajes de negocios

Redactar una política de viajes corporativa efectiva

 

Son muchos los factores a tener en cuenta a la hora de organizar cualquier viaje corporativo, de ahí que tenga sentido contar con una política de viajes sólida. Establecer todos los procedimientos relevantes servirá para mantener la seguridad de tus viajeros y para, al mismo tiempo, reducir tu gasto en viajes corporativos. Algunos de los pasos clave para diseñar la política de viajes ideal para tu empresa incluyen:

 

  1. Definir tus objetivos 
    Esto puede consistir en mantener bajos tus costes asegurándote de que tus empleados estén seguros y cómodos y ayudándoles a tomar decisiones acerca de sus viajes.

  2. Garantizar que tu política de gastos refleje las necesidades de tus viajeros
    Ten en cuenta los destinos más frecuentes para tus viajeros de negocios y el mejor modo de llegar hasta allí, ¿existen necesidades o consideraciones específicas relacionadas con las actividades de tu empresa?

  3. Proporcionar distintas opciones a tus empleados
    A todo el mundo le gusta poder elegir, así que trata de ofrecer a tus empleados una selección de hoteles o líneas aéreas. Puedes mantener los costes bajos delimitando la categoría del hotel o la clase aérea.

  4. Fijar normas claras para todos los aspectos relacionados con el viaje
    Tu política de viajes tiene que ser universal para que no haya dudas. Tiene que definir todos los aspectos, desde las reglas a la hora de reservar el aéreo hasta las políticas en materia de gastos o de regalos. 

  5. Asegurarse de que todo el mundo sabe en qué consiste la política de viajes
    Todos los documentos relevantes tienen que estar disponibles para todos los miembros de tu empresa, ya sea a través de la intranet o a través de una plataforma de viajes. La política debe comunicarse de forma clara a todos, incluidos los mandos para que puedan asegurarse de su cumplimiento.

 

Mejores prácticas de la política de viajes corporativa

A la hora de redactar una política de viajes corporativa, hay que evitar el café para todos. Tienes que empezar por reflexionar acerca de la naturaleza de tu organización. ¿Es bastante estricta o más bien relajada? Asegúrate de que tu política de viajes refleja su naturaleza.

 

Insiste en la importancia de que tus empleados lean el documento, por su propia seguridad, y clarifica qué es lo que tienen que hacer en una situación de emergencia y con quién deben ponerse en contacto.

 

Otra información que debes incluir es cómo deben ir al aeropuerto tus viajeros y volver y hasta qué punto está permitido que combinen los viajes de trabajo con su ocio.

 

Da autonomía a tus empleados ofreciéndoles una selección de hoteles y pon al mismo tiempo un límite al número de estrellas o al precio por noche. Sé claro a la hora de señalar que cumplir con la política de viajes garantizará el pronto pago de cualquier gasto adicional. Finalmente, no dejes de revisar tu política de viajes corporativa. La flexibilidad es clave y tu política de viajes y procedimientos deben amoldarse a los cambiantes requisitos de tus empleados y de tu negocio.

 

Recuerda a los directivos séniores que, además de los viajeros de negocios, también es importante que ellos sigan la política para ayudar a vuestra empresa a apoyar a vuestros socios estratégicos y a gestionar mejor los gastos.

 

Qué incluir en tu política de viajes corporativa

Son muchos los aspectos a tener en cuenta antes de escribir tu política de viajes corporativa. Si bien tu política debe reflejar las necesidades únicas de tu negocio y empleados, necesitas establecer políticas para estas áreas fundamentales:

 

  • Reservas aéreas, hoteleras y de coches de alquiler.
  • El uso de otros modos de transporte como los taxis.
  • Reglas para los gastos in situ, incluidas las comidas, los gastos de invitaciones y las llamadas de teléfono.
  • La seguridad relacionada con los viajes, tanto en términos de seguridad personal como del material de trabajo.
  • Las normas en materia de regalos y favores que pueden darse o recibirse durante los viajes de negocios.
  • El proceso de autorización que deben seguir empleados y gerentes.
  • El sistema de pago de cualquier gasto en el que se incurra durante el viaje.

 

Crear tu política de gastos relacionados con los viajes

Establecer una política de gastos clara y justa es vital para la salud de tu negocio. Una mala gestión de los gastos relacionados con los viajes puede costarle dinero a tu empresa.

Nuestras recomendaciones sobre cómo tu política debe abordar los gastos clave son las siguientes:

 

Viajes adicionales

Deja claro que los costes cubiertos son únicamente aquellos relacionados con los viajes de negocios –ya sea un evento, una reunión o una formación– y que los viajes de ocio u otros gastos deben salir del bolsillo de los empleados. También debes alentar a los viajeros de negocios a utilizar el modo de transporte más efectivo desde el punto de vista de los costes, teniendo en cuenta el tiempo empleado en el desplazamiento.

Alojamiento

Da autonomía a tus empleados ofreciéndoles una selección de hoteles y pon al mismo tiempo un límite al número de estrellas o al precio por noche. Puedes también fijar precios para cada ubicación y pedirles que no superen el tope. Especifica que la habitación a reservar ha de ser la estándar y subraya claramente si los gastos de minibar, wifi, etc. están cubiertos.

Comidas

En función de la cultura de tu empresa puedes ser tan explícito como quieras con tu política de dietas para comidas. Muchas empresas prefieren destinar una cantidad diaria fija a repartir entre desayuno, comida y cena, pero tu política debe incluir una cláusula sobre las bebidas alcohólicas –normalmente para clarificar que están serán abonadas por los empleados a no ser que estén con un cliente–.

Propinas

Muchas políticas corporativas cubren hasta un 20 % en propinas pero únicamente cuando se incluyen dentro de la factura como un cargo de servicio. Si un viajero decide añadir más propina debe salir de su propio bolsillo o ser decisión de su gerente el abonarla.

Socialización

Al socializar con los clientes tus empleados pueden incurrir en gastos de comida, bebida, etc. La mejor forma de gestionar estos gastos es fijando un límite o rango y advirtiendo que será necesaria la autorización de la gerencia para cualquier reembolso por encima de la cantidad fijada.

 

Cómo determinar tu presupuesto

Utilizar datos del comportamiento de los viajeros y de gastos anteriores es clave para presupuestar de forma inteligente tus gastos anuales. Distintos empleados viajarán de forma diferente, a sitios distintos y con distinta frecuencia. No obstante, contar con datos sobre el precio medio de los vuelos por milla, de la noche de hotel o de los costes medios de las comidas o el transporte terrestre te ayudará a predecir de forma exacta tus gastos de cara al año siguiente y a anticiparte.

 

Fijar límites de gasto

En la mayoría de los casos, los viajeros de negocios quieren hacer lo más adecuado para su empresa y muchas compañías se han dado cuenta de que dejar el control del gasto en manos de sus empleados puede reducir el exceso de gasto. Encuentra un término medio en el que puedas darles las riendas a tus empleados tras haber fijado unos límites.

 

Por ejemplo, los gastos en comidas pueden fijarse como una cantidad diaria para dar al empleado la flexibilidad necesaria para elegir cuánto quiere gastarse en cada comida.

En lo referente al alojamiento, puedes dejar a tus empleados que se queden en una habitación estándar en cualquier hotel con un determinado número de estrellas o con un precio por noche dentro de los límites.

 

En lo relativo al transporte terrestre, la política de viajes corporativa debe estipular claramente la utilización del modo de transporte más efectivo desde el punto de vista de los costes y teniendo en cuenta el tiempo de viaje.

 

Y por último, en el capítulo aéreo hay que tener en cuenta que la mayoría de los viajeros de negocios aceptarán volar en clase turista en sus viajes de corto recorrido.

 

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Gestionar las notas de gastos

Es importante que los viajeros de negocios conozcan el modo de hacer sus gastos. Pídeles que rellenen un informe de gastos con la fecha, cantidad, categoría, ubicación y propósito del viaje y decide si quieres que guarden los recibos de todos sus gastos o solo los de aquellos que excedan una cantidad determinada.

 

Da a tus empleados un tiempo para remitir sus gastos, esto ayudará a tu negocio a mantener un flujo de caja estable y exacto. De forma similar, hazles saber cuándo pueden esperar la liquidación de sus gastos. En función de la cantidad gastada, puede ser una buena idea clarificar quién ha de aprobar sus gastos en cada caso.

 

Implementar tus normas y procedimientos

No existe una política de viajes única y uniforme. Si tu política no se adapta a la naturaleza de tu organización es poco probable que cumpla con las expectativas de tus públicos de interés. Tu política de viajes debe adaptarse a tu cultura corporativa y ser flexible con las necesidades de tus empleados, industria y economía. También debe ser circulada entre todos y comprendida.

 

Tus normas y procedimientos ayudarán a tus viajeros de negocios a tomar decisiones dentro de los parámetros de tu política de viajes corporativa. Esta debe incluir procedimientos para todas las reservas. Después de todo, es importante que los empleados sepan a qué atenerse en cada etapa del viaje.

 

Es probable que también sea necesario incluir una sección acerca de las consecuencias en caso de que no se sigan las normas y procedimientos establecidos.

 

Tener en cuenta los procedimientos en materia de seguridad y prevención

La seguridad, prevención y bienestar de los empleados debe estar en el centro de toda política de viajes corporativa.  Durante sus viajes de negocios, tus empleados son responsabilidad tuya, de ahí que sea crucial que tu política cuente con procedimientos que puedan dar una respuesta ágil ante cualquier riesgo para la seguridad personal, condiciones climáticas adversas o inestabilidad política en un país extranjero.

 

Insiste en la importancia de que tus empleados lean tu política de viajes corporativa por su propia seguridad y clarifica las acciones que deben adoptar en caso de emergencia y con quién deben ponerse en contacto. Si tus empleados viajan de forma regular a países de alto riesgo, organiza para ellos formación adicional de seguridad y prevención. Trabajamos con International SOS para ofrecer asistencia médica y de seguridad avanzada y para mantener a tus empleados seguros durante sus desplazamientos.

 

No dejes de echar un vistazo a cómo apoyamos a tus empleados en cada etapa de su viaje.

 

Comunicar la política de viajes a tus empleados

Una vez que hayas escrito tu política de viajes corporativa necesitas asegurarte de que tus empleados la hayan leído y comprendido. Independientemente del soporte en el que decidas plasmar la política de viajes –documento escrito, intranet, email– existen distintas formas de asegurarse de que esta se comunica de forma efectiva.

 

Una vez creada tu política de viajes corporativa, solicita la opinión de tus empleados y subraya los beneficios de la misma para ellos. Clarifica los canales de reserva preferentes y explica los motivos de las decisiones adoptadas. Una buena práctica es involucrar a los empleados en cualquier iniciativa que les afecte. Esto hará que tu política de viajes corporativa evolucione y mejore gracias a las sugerencias incorporadas en versiones sucesivas del documento.

 

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