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Combinar datos de viajes y gastos

Cuando se trata de garantizar la seguridad de tus viajeros, ¿has pensado en cómo sus gastos pueden ayudar?

Los beneficios de combinar
datos de viajes y gastos

 

Los datos de viajes y gastos son cruciales para cualquier gestor de viajes a la hora de garantizar  la seguridad de los empleados de la empresa. Chris Baker, director gerente de Concur UK Enterprise, ha explorado cómo los datos de buena calidad y en tiempo real pueden ayudar a las compañías a cumplir con su deber de diligencia. A continuación, comparte algunos consejos muy útiles.

 

“Contar con políticas, programas y procesos de viajes sólidos ayudará a proteger a los empleados, pero no basta con revisar los itinerarios para ver dónde están las personas. Cerca de la mitad de los viajes se reserva fuera de los canales corporativos, lo que crea vacíos en los datos de viajes y desprovee a los gestores de viajes de cualquier control.

 

El primer paso para corregir esto es proporcionar a los viajeros herramientas y experiencias fáciles de utilizar. Los empleados deberían poder entrar, realizar una búsqueda rápida y encontrar el vuelo, hotel o tren que necesiten a las tarifas preferentes de su compañía o de su empresa de gestión de viajes. De esa manera, la empresa hace el trabajo duro por ellos así que, ¿por qué reservarían en otro lado?

 

Sin embargo, incluso con una gran herramienta siempre habrá algunos empleados que reserven directamente con los proveedores. Además de desaconsejar las reservas directas, en Concur hemos buscado el modo de devolver los datos al sistema y hemos descubierto que los itinerarios no son la única fuente útil de información. Los datos de gastos proporcionan información en tiempo real que son cruciales para la gestión del deber diligencia.

 

Las tarjetas de crédito corporativas, por ejemplo, a menudo se pasan por alto como una fuente de información fiable sobre dónde están los empleados y qué están haciendo. Si la tarjeta ha sido utilizada para pagar en una cafetería a las afueras de una ciudad que se enfrenta a una alerta terrorista, sabrás rápidamente si tus viajeros están fuera de peligro.

 

Los datos de la tarjeta de crédito son también una forma útil de asegurarse que el itinerario planificado y el viaje real coinciden. Una vez que esto se convierte en una herramienta integral que gestiona tanto los viajes como los gastos, es fácil detectar discrepancias. Si, por ejemplo, el viajero tuvo que trasladar una reunión y viajar a Edimburgo en lugar de a Dublín, los datos de la tarjeta pronto mostrarán sus movimientos  aunque su itinerario no haya sido actualizado.

 

Con todos los datos en el lugar correcto, el siguiente paso es determinar cómo manejar las emergencias relacionadas con los viajes. Desafortunadamente todo –desde las huelgas hasta el mal tiempo y, por supuesto, los ataques terroristas– puede afectar a los viajes de negocios. Cuando un gestor de viajes tiene una visibilidad completa de dónde se encuentran sus viajeros, es mucho más fácil identificar quiénes se han visto afectados.

 

Por último, es esencial contar con un plan para ayudar a los viajeros cuando y dondequiera que necesiten apoyo. Desde la nueva reserva de un vuelo cancelado hasta la evacuación de emergencia, los gestores de viajes deben ser capaces de localizar, monitorizar activamente y asistir a cada empleado.

 

Conviene reunir al equipo encargado de los viajes de la empresa y a los proveedores para discutir varios escenarios. Si no eres capaz de encontrar una solución a cada situación, es hora de revisar tu programa de viajes y la tecnología que hay detrás”.

 

Descubre cómo CWT puede ayudarte a la hora de garantizar la seguridad de tus viajeros

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