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Medir los indicadores clave de rendimiento de los viajes corporativos

 

En la era digital actual, los gestores de viajes tienen más poder que nunca para medir el éxito de su programa de viajes corporativos. Con solo pulsar un botón, pueden acceder a los detalles del itinerario de viaje, a la información del proveedor, a los costes de los billetes aéreos y a otras muchas áreas que generan importantes volúmenes de datos.

 

No obstante, los números, tablas y gráficos no demuestran nada por sí solos. Para mostrar la evolución en el tiempo, los gestores de viajes deben establecer indicadores clave de rendimiento (KPI) y utilizar los datos de forma inteligente para supervisar los progresos realizados en función de los mismos. Los KPI a tener en cuenta serían:

 

  • Utilización de los canales de reserva autorizados.
  • Cumplimiento de la política por parte de los viajeros.
  • Ahorro en los contratos con los proveedores.
  • Satisfacción y seguridad de los viajeros.
  • Emisiones de carbono.

 

Gasto y ahorro en viajes corporativos

Si sumas el coste de los billetes de avión, las noches de hotel, los desplazamientos terrestres y las comidas, queda patente que tu empresa invierte una parte importante de su presupuesto en viajes corporativos.

 

Por lo tanto, hacer un seguimiento de los mismos y conseguir ahorros es un KPI importante. Existen distintas formas de medir este indicador, por ejemplo, evaluando la negociación con los proveedores o la visibilidad sobre las reservas y los pagos. Algunas áreas que puedes controlar son:

 

  • Utilización de los canales de reserva autorizados

¿Cuántos de tus viajeros de negocios están utilizando canales de reserva autorizados para organizar sus viajes aéreos, habitaciones de hotel y transporte terrestre? Divide el gasto de sus billetes y reservas por el gasto total en viajes y obtendrás tu nivel de visibilidad de reserva.

 

Cuanto mayor sea, mayores probabilidades de ahorrar tendrás. Lo ideal es que el 100 % de tus empleados utilice canales de reserva autorizados, como tu herramienta de autorreserva en línea –que únicamente muestra los resultados conformes con tu política de viajes corporativos– para que todos los gastos puedan ser registrados y medidos.

 

  • Utilización de las formas de pago autorizadas

Es importante saber hasta qué punto tus viajeros están utilizando formas de pago autorizadas –como una tarjeta de crédito corporativa– para cubrir los gastos del viaje tales como los de comida y taxi. La visibilidad de los pagos es una métrica clave dentro de los viajes corporativos: se calcula dividiendo el gasto relacionado con los viajes de una tarjeta de crédito corporativa entre el gasto total en viajes.

 

Si todos los pagos se canalizan a través de las tarjetas de crédito corporativas, te resultará mucho más fácil controlar los gastos y realizar ahorros adicionales en viajes corporativos. Gracias a la herramienta CWT AnalytIQs, los gestores de viajes pueden hacer esto en tiempo real. Además, esta les permite reaccionar de inmediato cuando una reserva se hace fuera de la política.

 

  • Ahorro conseguido gracias a las negociaciones

¿A cuánto ascienden los ahorros que estás consiguiendo gracias a los descuentos ofrecidos por tus proveedores preferentes? Para calcular el montante total, multiplica la diferencia entre las tarifas públicas y las negociadas por el volumen unitario.

 

Asegúrate de que estás utilizando una tarifa de mercado correcta y realista calculando la tarifa que un viajero pagaría en el caso de que no existiera una tarifa negociada.

 

Política de viajes corporativa y cumplimiento

Los ahorros en viajes corporativos van de la mano de una política sólida. Según un estudio de CWT, las empresas que no cuentan con políticas de viajes robustas podrían estar gastando hasta un 15 % más.

 

Una política de viajes corporativa proporciona directrices claras que ayudan a las empresas a reducir sus gastos en viajes y a cumplir sus objetivos, así como a mejorar la seguridad y el bienestar de sus empleados. El éxito de una política puede medirse mediante un indicador que tenga en cuenta los siguientes factores:

 

  • Tipo de cabina

¿Hasta qué punto tus viajeros están cumpliendo con la política en lo que al tipo de cabina se refiere? Los billetes en clase ejecutiva son normalmente más caros que en turista, así que este aspecto podría ayudarte a saber cuánto podrías ahorrar si haces que tu política sea un poco más restrictiva.

 

Al dividir el número de reservas aéreas y ferroviarias fuera de la política entre el gasto total, obtienes tu tasa de incumplimiento. Idealmente, esta debería ser igual a cero.

 

  • Tarifas aéreas lógicas más bajas

¿Cuántos ahorros estás perdiendo porque la tarifa aérea más baja no está disponible? Al restar la tarifa aérea lógica más baja al precio real del billete y al dividir luego el resultado entre el gasto total en billetes de avión, obtendrás el nivel de incumplimiento involuntario.

 

De nuevo, lo ideal sería que fuera igual a cero. Puedes trabajar para reducir esta cifra con la herramienta CWT Price Tracking –con tecnología FareIQ de Yapta– que cancela y reserva automáticamente los billetes cuando encuentra un precio más barato para el mismo destino, lo que te permite conseguir ahorros adicionales.

 

  • Hotel 

¿Cuántas reservas de hotel se están haciendo a través de los canales oficiales? Cuantas más reservas se hagan de esta manera, mayor poder tendrás para dirigir a tus viajeros hacia tus hoteles preferentes, algo que hará aumentar el cumplimiento.

 

Para conocer el nivel de visibilidad del apartado hotelero, divide los gastos reservados por el total del gasto en hoteles. Lo ideal es que el 100 % de tus empleados utilice canales de reserva autorizados, como la aplicación CWT To GoTM, que permite a los viajeros reservar hoteles dentro de la clasificación de estrellas o el precio marcados en la política.

 

Si tus empleados reservan sus propios hoteles, CWT Hotel Intel proporciona tres niveles de información para ayudarles con la selección, con reseñas de hoteles escritas por viajeros de negocios que realmente se han alojado en los establecimientos, lo que les permite tomar una decisión informada sobre dónde hospedarse.

 

  • CWT Hotel Intel Directory permite a los viajeros ver la puntuación general y la popularidad basada en comentarios.

 

  • CWT Hotel Intel Core muestra las tarifas negociadas por CWT y la empresa, las reseñas completas de los viajeros y les anima a estos a hacer una reseña después de sus viajes.

 

  • CWT Hotel Intel Enhanced incorpora los elementos básicos y ofrece informes trimestrales de gestión de viajes. También te permite activar o desactivar la captura de reseñas, mostrar los nombres de los viajeros en las reseñas o mantenerlos anónimos, además de configurar las pantallas para que muestren únicamente tus hoteles preferentes.

 

Para una mayor tranquilidad, tus empleados siempre serán guiados a los hoteles preferentes y que cumplen los requisitos de la política.

 

Proveedores

Una proporción significativa de tu presupuesto irá a parar a tus proveedores de viajes de negocios –fundamentalmente hoteles y compañías de transporte aéreo y terrestre–. Elegir los proveedores adecuados puede reducir tus costes en cada viaje, algo que supone un ahorro significativo.

 

Este indicador te permitirá ver cómo alcanzar los mejores acuerdos con los proveedores haciendo un seguimiento de algunos factores:

 

  • Apoyo a los contratos

¿Hasta qué punto apoyas a tus proveedores de viajes corporativos preferentes? Divide el gasto reservado con un proveedor por la cantidad total contratada: cuanto más alto sea el número, mayor será el apoyo que prestes a tus proveedores y más sólida será tu posición a la hora de negociar.

 

  • Ahorro por contrato

¿Cómo se comparan tus tarifas aéreas, hoteleras y de alquiler de coches negociadas con las que no lo son? Tus públicos de interés querrán saber lo bueno que es el acuerdo que has firmado con tus proveedores preferentes así que, para mostrárselo, compara los precios contratados de un proveedor con tus tarifas no negociadas y multiplica la diferencia por el volumen unitario producido. Haz este cálculo para todos los acuerdos que hayas firmado y podrás saber lo que estás ahorrando.

 

  • Satisfacción del viajero

¿Cuál es el nivel de satisfacción de tus viajeros con el programa de viajes corporativos? Es importante que se sientan apoyados y seguros cuando viajan, para que puedan concentrarse en el trabajo.

Podrías medir la satisfacción de los viajeros realizando regularmente una encuesta para conocer su opinión sobre los proveedores de viajes corporativos utilizados, la seguridad y saber si existe alguna área susceptible de mejora.

Calcular la diferencia entre el promedio de satisfacción y la puntuación más alta posible te dará una idea de cuánto trabajo tienes que hacer para mejorarla.

 

Seguridad

La seguridad y protección de tus viajeros de negocios es algo fundamental dentro de la política de viajes corporativa. Tus empleados son tu responsabilidad, por lo que es vital contar con procesos adecuados para medir la efectividad en esta área.

 

Desde altercados políticos a condiciones climáticas severas, tus viajeros podrían enfrentarse a una serie de riesgos. Este indicador medirá la capacidad de tu empresa para protegerlos. Necesitarás monitorizar:

 

  • Perfil con toda la información y al día

¿Tienen tus viajeros los perfiles debidamente cumplimentados y al día? Tener toda la información personal actualizada de tus viajeros es un paso esencial en materia de seguridad.

 

Puedes medir tu progreso en esta área creando un ‘tanteo de cumplimentación’ para cada perfil –teniendo en cuenta el nombre, la dirección, el número de teléfono y otros campos– y luego dividiendo el resultado por el total más alto posible.

 

Si todos los perfiles de los viajeros están completos al 100 %, podrás localizarles más rápidamente en caso de emergencia.

 

  • Ubicación

¿Sabes dónde están tus empleados cuando viajan? Cuando se produce un incidente, ya sea un ataque terrorista o un vuelo cancelado, se espera de ti una reacción inmediata.

 

Mide tu capacidad de respuesta dividiendo el número de viajeros que sabes dónde están entre el número total de empleados que se hayan de viaje. La herramienta CWT Messenger también te permite ponerte en contacto de forma inmediata con cualquiera de tus viajeros –o con todos ellos–, algo muy útil en caso de emergencia.

 

La aplicación gratuita de viajes CWT To GoTM permite a tus empleados hacer reservas de última hora y consultar horarios siempre que lo necesiten, algo que proporciona una tranquilidad añadida en caso de que se produzca algún incidente.

 

Responsabilidad Social Corporativa

La Responsabilidad Social Corporativa (RSC) es más importante que nunca. Muchos clientes y clientes potenciales son más propensos a elegir una empresa con una estrategia de RSC en la que quede reflejada su firme compromiso por abordar las preocupaciones sociales, medioambientales, éticas y en materia de derechos humanos.

 

Para establecer un indicativo que mida la capacidad de tu empresa para mantener las emisiones de carbono al mínimo, puedes evaluar los siguientes factores:

 

  • Emisiones de carbono

¿Cuál es el impacto en materia de emisiones de tu programa de viajes? ¿Lo estás midiendo debidamente? Basta con que establezcas una escala estándar para cada categoría de viaje corporativo –aéreo, hoteles, transporte terrestre– que vaya desde ‘excelente’, hasta ‘adecuada’ e ‘inadecuada’.

 

Otórgate una calificación de ‘excelente’ si usas una calculadora de carbono para calcular la huella de cada uno de tus viajes, de ‘adecuada’ si usa un método aprobado por el protocolo GHG para estimar tus emisiones de carbono o de inadecuada si no tienes un método establecido. Atribuye puntos a cada calificación y calcula la evolución de tu puntuación.

 

  • Tren frente a avión

¿Con qué frecuencia utilizan tus viajeros el ferrocarril en lugar del avión en aquellas rutas que ofrecen ambas opciones? Como los viajes en tren generalmente producen menos carbono por pasajero que los viajes en avión, puedes calcular los beneficios en materia medioambiental de tu programa de viajes corporativos dividiendo el número de billetes de tren por el número total de billetes de tren y de avión.

 

Aunque es inviable que el ferrocarril represente el 100 % de los viajes, cuanto mayor sea el porcentaje, mejor.

 

Las métricas específicas de viajes corporativos y los componentes clave que se describen en esta guía te ayudarán a medir el éxito de tu programa de viajes. Sin embargo, deben ser tratados como sugerencias.

 

A la hora de establecer tus KPI de viajes corporativos, no hay un enfoque único que se adapte a todas las compañías, porque la cultura, los objetivos y las necesidades de cada empresa son diferentes. Es importante que establezcas los KPI adecuados para tu organización.

 

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