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Normas de etiqueta: 9 trucos para triunfar en tus viajes corporativos

 

Estás a punto de hacer tu primer viaje de negocios. Sabes exactamente cuáles son los objetivos de tu reunión, quién estará en la sala y dónde te hospedarás después, pero, ¿sabes cómo saludar a tu cliente, cómo vestirte o cómo comportarte durante tus reuniones?

 

Los buenos modales son muy importantes para avanzar en el mundo corporativo. Entender las normas de etiqueta a la hora de hacer negocios es esencial, ya que de ello podría depender ganar o perder una oportunidad empresarial. Las primeras impresiones cuentan, así que revisa esta guía con atención para asegurarte de que representas a tu organización de manera adecuada.

 

1. Sé puntual (como mínimo)

El tiempo es oro, y hacer esperar a alguien es una grosería en cualquier parte del mundo. Asegúrate de llegar a tiempo, tanto si vas a asistir a una reunión como a una comida de trabajo o a una conferencia. Si puedes, trata de llegar cinco o 10 minutos antes de que empiece el evento, así tendrás tiempo para relajarte antes de su inicio.

 

La puntualidad muestra a los demás que valoras su tiempo, mientras que llegar tarde demuestra una falta de consideración. Por supuesto, nadie está exento de retrasarse por una causa de fuerza mayor. En dicho caso, avisa lo antes posible de tu retraso a las personas con las que vayas a reunirte.

 

Una manera sencilla de asegurarte de que vas a ser puntual es utilizar aplicaciones corporativas como CWT To GoTM, que se sincroniza con tu calendario de trabajo y te envía los recordatorios necesarios para cumplir con tus horarios de citas e itinerario de viaje.

 

2. Adáptate a las costumbres locales

Ya lo dice el refranero: allá donde fueras, haz lo que vieras. Respeta el hecho de que eres un huésped en el lugar que estás visitando y haz un esfuerzo por entender y adaptarte a las costumbres locales. Ten pequeños gestos como aprender un saludo local o hacer observaciones sobre el entorno. Aunque no tengan nada que ver con el motivo de tu viaje, serán apreciados. En función de la cultura, es posible que debas tener en cuenta otras consideraciones más significativas. Por ejemplo, en Japón nunca debes tocar la espalda o el hombro de tu interlocutor o romper el hielo hablando de temas como familia, religión o política.

 

También es importante conocer las costumbres en materia de propinas. Las aplicaciones como CWT To GoTM cuentan con una calculadora de propinas que te ayudará a no dar pasos en falso.

 

3. Sé profesional

Si bien estrechar la mano puede parecer la forma universal de iniciar una relación comercial, en ciertos países no lo es. Causar una buena primera impresión empieza por saludar de manera correcta, así que averigua cómo se hace en el lugar que vas a visitar.

 

Por ejemplo, en India, el saludo consiste en colocar ambas manos juntas e inclinarse ligeramente. También puedes demostrar tu profesionalidad prestándole a tu interlocutor total atención resistiendo el impulso de hablar con alguien más en la reunión, coger una llamada o revisar tus mensajes.

 

4. Vístete de forma apropiada

Dedica unos minutos a pensar qué vas a ponerte para encontrar el equilibrio adecuado entre comodidad y cortesía. Investiga y no hagas asunciones. La etiqueta en materia de vestimenta varía considerablemente de un país a otro.

 

5. Sé respetuoso

Ser respetuoso con los demás hace que sea agradable trabajar contigo y es una muestra de educación. En un ambiente de trabajo, evita levantar la voz y no utilices un lenguaje inapropiado. Mantén tu tono lo más neutro posible. También es de muy mala educación interrumpir a otras personas cuando hablan.

 

Abstente de criticar la infraestructura o burocracia de otro país. Incluso si tus clientes pudieran coincidir contigo, no apreciarán que llames la atención sobre el tema. Evita quejarte, ya que en ciertas culturas esto podría ser considerado como una falta de educación.

 

El respeto también hay que aplicarlo fuera de la oficina, especialmente si estás con un cliente en un restaurante u otro lugar. Si bien es conveniente establecer una relación relajada con las personas con las que te estás reuniendo, es importante que te seas profesional en todo momento.

 

6. Utiliza el sentido común

A la hora de hacer negocios, son miles las situaciones que pueden producirse en las que necesitarás aplicar todo tu sentido común. Por ejemplo, es importante mantener la privacidad de las conversaciones de negocios. Nunca se sabe quién puede estar sentado a tu lado en el tren, así que espera hasta estar de vuelta en tu hotel para comentar con tus compañeros de trabajo tus impresiones acerca de la reunión a la que acabas de asistir.

 

Si tu cliente te paga el hotel, no reserves la suite presidencial en un alojamiento de cinco estrellas, ya que este podría considerarlo como un exceso. Ten también mucho cuidado con lo que compartes en tus redes sociales. Presumir de la opulencia de tu hotel o hablar mal de la gente con la que te has reunido podría acarrear serias consecuencias.

 

 

7. Negocia con inteligencia

La etiqueta varía considerablemente en función de los países y sectores industriales, pero, independientemente de dónde te encuentres, es vital que midas la atmósfera de la habitación y ajustes tu enfoque en consecuencia.

 

Trata de ser asertivo sin ser agresivo. No interrumpas nunca a nadie y sé diplomático, aunque no estés de acuerdo con lo que dicen los demás.

 

8. Cuida tus modales en la mesa

Cada país tiene diferentes costumbres y tradiciones a la hora de comer, por lo que es esencial que te informes acerca de las mismas antes de viajar. Lugares comunes serían no hablar con la boca llena, utilizar la servilleta y mantener tu bolso o enseres fuera de la mesa. Estas prácticas  deben ser observadas en todo momento.

 

Si tu pareja o un compañero de trabajo han venido contigo al viaje, confirma que estén invitados a la comida. No lo des por hecho, ya que podrías poner en una situación incómoda a tus anfitriones. Es importante que no te aproveches de la hospitalidad de un cliente.

 

Aunque la buena educación por sí sola no sea suficiente para que tu viaje de negocios sea un éxito, ciertamente es un factor significativo a la hora de convencer a tus clientes de que pueden hacer negocios contigo y con tu empresa.

 

9. Cumple con la política de viajes de tu empresa

Seguro que tu empresa cuenta con una política de viajes en la que están recogidas todas las reglas, desde hacer reservas aéreas, hasta liquidar los gastos pasando por los regalos que puedes aceptar. Es importante que acates en todo momento lo establecido en tu política de viajes. Ten en cuenta que esta está diseñada principalmente para garantizar tu seguridad durante tus desplazamientos. Además, también recoge pautas a seguir en materia de:

  • Reservas de avión, tren, hotel y alquiler de coches.
  • Utilización de otros medios de transporte como los taxis.
  • Reglas para el gasto en destino (comidas, entretenimiento y llamadas telefónicas).
  • Seguridad relacionada con los viajes, tanto la personal como la relativa a los materiales de trabajo.
  • Normas en torno a los regalos y favores que se pueden comprar o aceptar durante los viajes de negocios, particularmente en ciertas partes del mundo.
  • Proceso de aprobación que los empleados y gerentes deben seguir.
  • Sistema para el pago de cualquier gasto incurrido durante el viaje.

 

Entender las normas de etiqueta locales sobre cómo hacer negocios es esencial para que puedas comportarte de forma profesional y representar a tu organización de manera efectiva. Hazlo bien y podrás aprovechar nuevas oportunidades de negocio para tu empresa e impulsar tu perfil profesional.

Ponte en contacto con nosotros si quieres que te ayudemos a que tus viajes de negocios sean todo un éxito

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