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Procesos de solicitud y autorización de viajes

Dos fórmulas muy sencillas para optimizar la gestión de viajes
Octubre de 2017

 

Ahorrar tiempo, costes e incrementar la satisfacción de los viajeros es el sueño de cualquier gestor de viajes. Existen diversos medios de alcanzar estos objetivos y son muchos los informes y evaluaciones que realizamos de forma continua durante todo el año para refinar la fórmula que va a permitirnos alcanzarlos y, sin embargo, muchas veces nos olvidamos de contemplar lo más básico: evaluar los procesos de autorización y solicitud de viajes.

 

 

El proceso de autorización

La tendencia actual en lo que a procesos de autorización se refiere es la simplificación de los mismos con el objetivo de ganar en eficiencia sin perder el control del gasto. Para conseguir mayor eficiencia y mejores tarifas, hay que huir de la autorización activa y solicitarla únicamente en aquellos viajes que excedan un determinado precio o incumplan la política de viajes.

También conviene evitar que existan distintos niveles de autorización ya que esto redunda en una pérdida de tiempo y ya se sabe: cuanto menor sea la anticipación, mayor será el precio de los viajes.

 

Consejos CWT

  • Define claramente en tu política de viajes lo que está permitido y lo que no lo está. Establece proveedores preferentes, clases de reserva o categoría de hotel autorizada, precios tope… Todos estos parámetros permitirán que aquellos viajes que cumplan con los requisitos puedan solicitarse y cerrarse automáticamente sin demoras innecesarias.
  • Asegúrate de que todos los viajeros y organizadores de viajes conocen la política de viajes. Realiza formaciones y comunicaciones periódicas y aloja la política en un espacio fácilmente accesible por todos.
  • Si el viaje no cumple con lo estipulado en la política, establece un protocolo interno para que la autorización pueda hacerse de forma rápida. Evita largas cadenas de emails, formularios que precisen de la firma de varios niveles…
  • La conciliación de gastos puede ser un buen momento para reforzar el cumplimiento de la política de viajes. Puedes optar, por ejemplo, por no abonar los gastos si el viaje no cumple con la política.
 
 
El proceso de solicitud

 

A la hora de solicitar los desplazamientos a la empresa de gestión de viajes, resulta esencial contar con un proceso sólido, estructurado y personalizado que contribuya a recabar los elementos fundamentales para evitar la pérdida de información necesaria como, por ejemplo, las referencias para la correcta imputación del gasto.

 

Consejos CWT

  • Analiza el proceso actual de solicitud de viajes desafiando el statu quo en búsqueda de posibilidades de mejora en aras de lograr un incremento de  la eficiencia de tu empresa.
  • Estructura las peticiones de viajes a través de plantillas de email o bien a través de herramientas (online/offline).
  • Realiza formaciones o comunicaciones periódicas para garantizar que todo el personal implicado conoce el proceso.
  • No solicites a tu empresa de gestión de viajes los desplazamientos a no ser que estén ya autorizados.

 

Según métricas de CWT España, la simplificación de estos procesos permite reducir el tiempo del ciclo de una petición de viajes entre un 22 y un 38 %, así que no esperes más. El tiempo es oro. Ponte en contacto con tu gestor de cuenta de CWT para descubrir cómo CWT puede ayudarte a mejorar tus procesos de autorización y solicitud y benefíciate ya de las ventajas de contar con procedimientos depurados.