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Cómo extraer el máximo partido al presupuesto para desplazamientos de tu empresa

No te pierdas las recomendaciones que te brindamos para hacer que, en 2018, tu programa de viajes brille más que nunca
Octubre de 2017

 

En la actualidad, la biométrica, la robótica, la realidad aumentada y la tecnología ponible ya forman parte de los desplazamientos. Los aeropuertos están cultivando un nuevo ecosistema en torno al internet de las cosas para favorecer las eficiencias operativas gracias a la comunicación multicanal entre sus instalaciones, los viajeros y los proveedores de servicio.

 

Pero estos cambios son solo la punta del iceberg de lo que nos espera. En 2018 distintos desarrollos tecnológicos van a seguir transformando el universo de los viajes.

 

El universo de los viajes corporativos nunca había sido tan voluble. Para no naufragar en este mar de cambios, los programas con más éxito son aquellos en los que se vigila muy de cerca todos los factores a fin de revaluar la estrategia de forma frecuente y realizar las modificaciones oportunas para enderezar el rumbo. La capacidad de reacción es clave.

 

Desde CWT te damos varios consejos para agudizar tus instintos y convertirte en un verdadero maestro.

 

 

Consejos generales

 

  1. Tu programa de viajes solo será sostenible si eres capaz de crear una situación ganar-ganar para ti y tus proveedores. Sopesa las prioridades, oportunidades y riesgos en beneficio de todos.
  2. La velocidad con la que el panorama de los proveedores cambia es apabullante. Dedica tiempo a estar al día y a entender el efecto de los cambios en tu programa. Sé flexible y adáptalo a medida que emerjan nuevos riesgos y evolucione el mercado.
  3. Amplia las fuentes de datos utilizadas para evaluar tu estrategia y medir el rendimiento de los proveedores. Considera incorporar los datos de las tarjetas de crédito y gastos para obtener más información.  Infórmate también del ROI por viaje de los viajeros.
  4. Considera ser más flexible con los viajeros que aportan mayor valor en lugar de imponer las mismas normas para todos. Relaja las normas cuando sea posible para mejorar la retención de los empleados.

 

 

Consejos para el apartado aéreo

 

  1. Encuentra tu propuesta de valor única y sácale partido. Ten en cuenta que existe una presión creciente sobre los costes debido a las negociaciones sindicales. Además, se espera que el precio del combustible aumente. Esto provocará que las aerolíneas se enfoquen en el rendimiento.
  2. Prepárate para un panorama cambiante ya que son muchas las aerolíneas que realizan cambios en sus inventarios y ofertas de producto.
  3. Entiende tu huella global total y utiliza tu gasto como factor clave en las negociaciones.
  4. Enfócate en mejorar la política para controlar los costes: cabina permitida, compra anticipada…

 

 

Consejos para el apartado hotelero

 

  1. Trabaja de la mano de los hoteles para conseguir que los viajeros se adhieran a la política. Ten en cuenta que los hoteles buscan crear lealtad a su marca fomentando las relaciones individuales con cada viajero.
  2. Sácale partido a los precios dinámicos. Utiliza comparativas de mejores tarifas disponibles para identificar el punto óptimo y negocia acuerdos a varios años con los hoteles con precios dinámicos para impulsar las eficiencias.
  3. Limita el proceso anual de solicitud de propuesta a los hoteles de más valor e identifica puntos clave para la negociación como el comportamiento de los viajeros, los días de la semana más proclives para sus estancias…
  4. Desarrolla canales de comunicación dentro de tu organización y subraya constantemente los beneficios de tu programa hotelero para tus viajeros y tu empresa.
  5. Monitoriza a tus viajeros y proveedores una vez finalizada la temporada de solicitudes de propuesta. Vigila también la utilización de establecimientos no preferentes y la disponibilidad de las tarifas negociadas y toma las acciones oportunas para corregir cualquier desviación.

 

 

Consejos para el apartado de transporte terrestre

 

  1. Prepara una estrategia de negociación sólida para afrontar la presión por aumentar las tarifas que tratarán de imponer las compañías de alquiler de coches ante el incremento de sus costes. Conocer tus patrones globales, el modo en el que se distribuyen los costes y el mercado global –incluidos los actores locales– te dará ventaja.
  2. Solicita a tus proveedores preferentes que te proporcionen información de todas las transacciones para ganar visibilidad del gasto en cargos por servicios complementarios. Esto te permitirá estar mejor informado para llevar a cabo tus negociaciones.
  3. Evalúa todas las alternativas de transporte terrestre posibles para reducir los costes y mejorar la experiencia de los viajeros. En función del itinerario, se puede autorizar la reserva de coche de alquiler, tren, coche con conductor y/o taxi.
  4. Estate atento a los sobrecargos por ítems incluidos en tu contrato. Repostaje incorrecto, cargos por GPS y daños materiales son algunas de las sorpresas frecuentes que incrementan el coste total de esta partida.

 

 

Para obtener más información, descárgate el informe 
Previsión Global para el Sector de los Viajes 2018