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Aide aux outils de réservation en ligne

Aide à la gestion de vos voyages en ligne

Votre entreprise a mis en place un outils de réservation en ligne (Online Booking Tool OBT) que vous pouvez utiliser pour gérer votre voyage depuis votre ordinateur. 

Cet outil réservé au voyage d'affaire permet de consulter toutes les options de voyages possibles qui correspondent aux critères de votre recherche. De plus, ces options sont configurées de façon à respecter la politique voyage de votre entreprise et ses fournisseurs privilégiés. Ainsi, certaines options peuvent apparaitre comme " ne correspond pas à la politique" et certaines des options non conformes à cette politique n'apparaitront pas du tout. Cela vous permet de gérer vos voyages en respectant la politique respective à votre entreprise.

Vous trouverez ci dessous quelques questions fréquentes qui pourront vous aider à comprendre le processus de réservation en ligne avec OBT. Veuillez noter que ces questions sont génériques et concernent tous les outils OBT gérés par CWT. Si vous avez des questions ou si vous avez besoin d'aide pour l'outils spécifique à votre entreprise, merci d'utiliser la liste défilante et de sélectionner votre OBT.

 

Les préférences voyageurs et les données relatives à votre voyage peuvent être gérées par CWT Portrait. Une aide à l'utilisation de CWT Portrait est disponible en cliquant sur le lien "Help"  dans CWT Portrait, ou en consultant le tutoriel en ligne.

CWT Portrait  transfère toutes les informations renseignées dans votre profil à la fois sur OBT et sur GDS (le système de gestion voyage utilisé par CWT). Après avoir effectué vos changements sur votre profil CWT Portrait  n'oubliez pas de cliquer sur "Submit Changes" pour vous assurer que vos changements sont enregistrés dans la base de données CWT Portrait.

Dans certain cas, les données voyageurs sont gérées différemment.Merci de contacter votre Centre Service Technique pour plus de questions.

D'abord, nous vous recommandons de vérifier que le nom qui apparait sur votre profil (ou le nom du voyageur pour qui vous faites la réservation) correspond aux détails de votre passeport, et que toutes les informations sont à jour.

Pour mettre à jour votre profil, vous devez d'abord identifier le système de gestion de profil sur lequel vous pouvez gérer votre nom. Cela peut être fait par CWT Portrait ou directement par OBT. Cependant, si votre entreprise utilise un flux de données RH pour votre nom, vous devrez contacter votre gestionnaire voyage pour plus d'informations.

Oui. Vous pouvez gérer vos "organisateurs" dans la section "Communication" de votre profil CWT Portrait.

Dans certains cas, la gestion de vos "organisateurs" se fait différemment. Merci de contacte le Centre de Service Technique pour plus d'informations.

Les outils de réservation en ligne sont disponibles 24h/24, 7 jours sur 7. Pour les voyages simples, il est facile de faire les réservations par OBT. De plus, les frais liés aux transactions en ligne sont moins élevés que les réservations en direct, ce qui permet à votre entreprise de faire des économies. Merci de vous référer au travel manager de votre entreprise pour plus d'informations.  

 

Quand un utilisateur a besoin de réserver un voyage à l'international ou vers plusieurs destination, nous lui recommandons de contacter son Conseiller Voyage CWT. Les Conseillers Voyage CWT ont accès à des options supplémentaires permettant de calculer le meilleur tarif possible pour des voyages complexes.

Les sites internet de réservation en ligne comme Expedia, Travelocity, ou les sites des compagnies aériennes sont conçus pour montrer toutes les options disponibles en fonction de vos critères de recherche. Votre OBT est configuré de manière à montrer des informations complémentaires liées à la polique voyage de votre entreprise. Par exemple, votre OBT peut émettre un avertissement si vous réservez un voyage qui n'est pas conforme à la politique de votre entreprise. Vous n'aurez pas cette possibilité pour les autres sites, et vous prenez le risque de réserver un voyage non conforme.

De plus, les réservations faites avec OBT sont automatiquement enregistrées dans les systèmes de suivi de sécurité CWT. Cela permet à CWT de vous joindre et de vous aider en cas d'urgence une fois arrivé à destination. Si vous faites une réservation en dehors des systèmes CWT, nous n'aurons pas accès aux informations nécessaires pour vous localiser et vous aider. 

Enfin, si vous avez besoin d'aide au cours de votre voyage,et que vous aviez réservé avec un OBT (ou avec un Conseiller Voyage CWT), vous pouvez bénéficier de l'assistance de l'équipe service client 24h/24, ce qui n'est pas le cas quand vous ne passez pas par CWT.

Comme notre outils de réservation en ligne prend en compte la politique de votre entreprise à chaque recherche, cela peut prendre plus longtemps que les sites de réservation standarts (comme Expedia, Travelocity, ou les sites des compagnies aériennes). Notre procédure garantit que chaque voyageur respecte les règles et recommandations de son entreprise et ait accès à des tarifs négociés au préalable.

De plus grâce à ces recherches personnalisées, les OBT ont accès à plusieurs sources de données pour s'assurer qu'elles sont toutes prise en compte dans les résultats proposés. 

Enfin, la rapidité de votre OBT est lié à votre débit internet d'autant plus aux périodes de fort traffic. Vous pouvez vérifier avec votre service informatique si le réseau est plus saturé que d'habitude, causant ainsi des lenteurs.

Cela dépend de la manière dont a été configuré l'OBT de votre entreprise. D'une manière générale, les utilisateurs peuvent avoir accès à leur OBT via la page voyage sur l'intranet de l'entreprise ou via CWT Portal. En passant par cet accès, les utilisateurs doivent s'enregistrer sur l'OBT (ni nom d'utilisateur ni mot de passe ne sont requis). Dans ce cas, il n'est pas possible d'ajouter le lien comme favori. Cependant, les utilisateurs peuvent enregistrer à leurs favoris le lien vers CWT Portal ou l'intranet de leur entreprise.

Si votre entreprise a configuré l'OBT avec un accès direct (pas besoin de s'enregistrer ou d'avoir un nom d'utilisateur ou mot de passe) alors vous pouvez ajouter ce lien à vos favoris.

Le plus souvent, les entreprises favorisent un accès à OBT par l'intranet ou CWT Portal pour des raisons de sécurité

Merci de contacter votre Centre Service Technique CWT. Vous pouvez trouver les contacts sur l'OBT. Nous vous recommandons de faire une copie écran du problème afin que nos équipes support puissent comprendre au mieux le problème que vous rencontrez. 

Tous les OBT permettent d'enregister un voyage comme modèle ou d'utiliser un ancien voyage pour créer un modèle. Lorsque vous faites une réservation vers une destination fréquente, la méthode la plus efficace est d'utiliser un voyage précédent comme modèle. Les modèles peuvent inclure des vols, des hôtels et des loueurs.Vous n'aurez qu'à changer vos dates de départ et d'arrivée. Veuillez noter que tous les tarifs  seront réévalués en fonction des dates que vous renseignerez. Les tarifs aériens et autres tarifs peuvent être différents de ceux de votre précédents voyages. 

Si la configuration de l'OBT de votre entreprise vous donne le choix de rechercher par tarifs/prix ou dates, la meilleure méthode de recherche dépend de vos besoins pour ce voyage.

Si le prix est l'élément le plus important et que votre emploi du temps est flexible, ou que vous souhaitez avoir accès à diverses options d'itinéraire selon le prix, nous vous recommandons de chercher par prix/tarfis. Une recherche par prix/tarif vous présentera des options en mettant en avant les prix et les politiques permettant aux utilisateurs de faire des comparaisons. Si votre voyage nécessite que vous partiez ou que vous arriviez à des dates précises, nous vous recommandons de faire une recherche par date. Une recherche par date vous permet de sélectionner votre vol, de voir le tarif du vol sélectionné et dans un second temps de vous proposer des options moins chères ou plus conformes à la politique de l'entreprise.

Si l'option est disponible, assurez vous de faire une recherche par date et non par prix pour réduire les résultats. Lorsque vous renseignez vos critères de recherche, assurez vous d'identifier spécifiquement votre heure de départ ou d'arrivée. Vous pouvez réduire les résultats de votre recherche en utilisant des filtres.

Les options de votre OBT peuvent varier en fonction de vos critères de recherche et de leur conformité à la politique voyage de votre entreprise. De plus, les résultats peuvent varier en fonction de votre amplitude horaire. Si vous voulez voir plus de résultat, sélectionnez l'option "Any Time" si disponible. Si vous voulez réduire le nombre de résultats, choisissez des horaires spécifiques.

Oui, réserver une voiture et/ou un hôtel en même temps que votre vol est généralement recommandé.Cependant, vous pouvez parfois réserver un hôtel ou une voiture ultérieurement. 

Notez que ce document compile les réponses aux questions fréquentes. Si ces réponses ne s'appliquent pas à votre situation, ou si vous avez besoin d'une aide autre, merci de contacter le Centre Service Technique ou votre équipe voyage. 
 

Dernière mise à jour : Septembre 2013