skipnavigation

Mesurer les indicateurs de performance clés (KPIs) de vos voyages d'affaires

 

À l’ère du digital, les managers ont plus d’outil que jamais à leur disposition pour mesurer le succès de leur programme voyage entreprise. En un clic, il est possible d'avoir accès à de grands volumes de données, comme par exemple des détails relatifs à l’itinéraire de voyage, des informations concernant les fournisseurs, le coût des billets d'avion et bien plus encore.

 

Mais les chiffres et graphiques à eux seuls ne prouvent rien. Afin de pouvoir démontrer l'amélioration à terme, les managers en charge du programme voyage devront définir les indicateurs de performance clés (KPIs) et utiliser les données judicieusement afin de pouvoir contrôler au mieux l’évolution de leurs dépenses. Voici les KPIs que vous devriez envisager afin de mesurer le succès de votre programme voyages d'affaires :

 

  • Utilisation de réseaux de réservation approuvés
  • Respect de la politique de voyage par le collaborateur
  • Economies via les contrats avec les prestataires
  • Sécurité et satisfaction du voyageur
  • Emission de carbone

 

Dépenses et économies liées au voyage d'affaires

Une fois le coût du billet d'avion, des chambres d'hôtel, des frais de transport et des repas additionnés, il est évident que votre entreprise dépense une part significative de son budget général sur les frais de déplacement professionnel.

 

Ainsi, surveiller de près vos dépenses et économiser sur vos frais relatifs aux voyages d'entreprise constituent un KPI important à mettre en place. Vous pourrez mesurer cela de différentes manières. Vous pourrez par exemple analyser votre pouvoir de négociation avec les différents fournisseurs et prestataires, ou bien encore votre visibilité sur vos réservations et paiements. Voici certains des domaines à analyser :

 

  • L’utilisation de réseaux de réservation approuvés

Combien de vos voyageurs d'affaires utilisent les plateformes de réservation approuvées pour acquérir leurs billets d’avion, chambres d'hôtel et modes de transport sur place ? Divisez le montant que représentent les billets et réservations par la dépense totale du voyage pour connaître votre niveau de visibilité sur les réservations.

 

Plus le résultat est important, plus vous aurez des chances de réaliser des économies sur vos dépenses liées aux déplacements professionnels. Idéalement, la totalité de vos collaborateurs utilisera les canaux de réservation approuvés tels que votre outil de réservation en ligne (n’affichant que les résultats de recherche de tarifs aériens qui entrent dans votre politique de voyage d'entreprise). De la sorte, toutes les dépenses peuvent être enregistrées et mesurées.

 

  • L’utilisation de méthodes de paiement approuvées

Il est indispensable de connaître la manière dont vos voyageurs d'affaires emploient les moyens de paiements, comme les cartes bancaires de la société, pour régler les dépenses sur place comme les repas ou taxis. La visibilité sur les dépenses réalisées avec les moyens de paiement est une donnée clé ; calculez-la en divisant les dépenses réalisées avec la carte bancaire de la société pendant le déplacement par le total des dépenses du dit voyage.

 

Si tous les paiements sont réalisés via les cartes bancaires de la société, vous pourrez alors contrôler beaucoup plus facilement les dépenses et réaliserez encore plus d’économies sur vos déplacements professionnels. Avec notre outil CWT AnalytIQs, les décisionnaires pourrons monitorer ces données en temps réel et ainsi agir immédiatement si l’un des collaborateurs a outrepassé la politique de voyage entreprise instaurée.

 

  • Les économies réalisées via les contrats négociés

Combien d’économies réalisez-vous grâce aux taux préférentiels négociés auprès de vos prestataires de voyages favoris ?

Pour connaître le montant d'économies réalisables sur vos voyage d'entreprise en négociant des contrats de fournisseur, multiplier la différence entre les prix du marché et le tarif négocié par le volume acheté (par exemple le nombre de nuits réservées).

Assurez-vous d’utiliser les prix du marché actuel, justes et réalistes en définissant le montant qu’un voyageur paierait probablement en l'absence d'un tarif négocié.

 

Politique de gestion du voyage professionnel et respect de la politique

Les économies réalisables sur l’organisation d’un voyage d’affaires vont généralement de pair avec une politique interne solide. Selon les études menées par CWT, les sociétés ne disposant pas de politiques de voyage robustes pourraient dépenser jusqu’à 15% supplémentaires.

 

La politique de voyage mettra en place des bases solides qui participeront à la réduction des dépenses liées aux déplacements professionnels. Cela vous donnera un support dans vos objectifs et vous aidera à améliorer la satisfaction et la sécurité de vos collaborateurs. Le succès de votre politique peut être défini via le KPI de conformité à la politique voyage, intégrant :

 

  • Les classes de voyages non respectées

Dans quelle mesure vos voyageurs respectent-ils votre politique de classe en cabine ? Avec des billets en classe affaires généralement plus cher que des sièges en classe économie, cette donnée clé vous permet de savoir combien vous pourriez économiser en définissant une politique de voyage moins souple au sein de votre entreprise.

 

En divisant le nombre de réservations aériennes et ferroviaires en dehors du cadre défini dans la politique existante par les dépenses réalisées, vous obtiendrez le taux de non-conformité. Dans l’idéal, vous devriez vous fixer un taux de non-conformité de zéro.

 

  • Les prix les plus bas non respectés

Combien d’opportunités d’économiser perdez-vous parce que le prix le plus bas d’un billet d'avion n’est plus disponible ? En soustrayant le prix du billet d'avion (à son prix le plus bas) au prix du billet réellement réservé et divisant ensuite ce résultat par votre dépense en billet d’avion globale, vous obtiendrez votre taux indicateur.

 

Ici aussi, l’idéal à atteindre serait zéro. Vous pouvez réduire ce chiffre avec l’outil CWT Price Tracking déployé par Yapta FareIQ. Celui-ci annule et réserve automatiquement des billets quand des options à un prix plus bas sont relevées pour la même destination, conduisant ainsi à des économies considérables sur vos voyages d’affaires.

 

  • Visibilité sur les réservations hôtelières

Combien de réservations d'hébergement sont faites via des réseaux officiels ? Plus les réservations seront effectuées de la sorte, plus vous pourrez diriger vos collaborateurs vers les hôtels préférés et choisis par vos soins, améliorant ainsi la conformité à votre politique.

 

Pour connaitre votre niveau de visibilité sur les réservations hôtelières, divisez la dépense réalisée sur votre réservation par les dépenses totales en hôtel. Idéalement, 100 % de vos salariés utiliseront des plateformes de réservation valides comme l’application CWT To Go™, permettant aux voyageurs de réserver des hôtels entrant dans les limites de prix et de classe fixées dans votre politique de voyage.

 

Si vos collaborateurs réservent leurs propres hébergement, CWT’s Hotel Intel offre trois niveaux d'informations distincts, avec des avis sur les hôtels écris par des voyageurs d’affaires qui y ont séjourné, permettant ainsi à vos voyageurs d’accéder à de nombreuses informations avant de faire leur choix.

 

  • CWT Hotel Intel Directory permet au collaborateur de voir la note générale et la popularité des établissements en fonction des avis.

 

  • CWT Hotel Intel Core affiche les tarifs CWT et les tarifs négociés pour votre entreprise, les avis complets des autres voyageurs d’affaires et encourage les visiteurs à laisser leur avis après leurs passages.

 

  • CWT Hotel Intel Enhanced incorpore les principales informations en plus de fournir au managers des rapports trimestriel. Il vous permet aussi d’activer ou désactiver l’affichage des avis, de montrer les noms des voyageurs sur leurs avis ou au contraire de les garder anonymes et permet enfin d’afficher les hôtels en adéquation avec votre politique de voyage.
     

Pour encore plus de tranquillité d'esprit, vos collaborateurs seront toujours guidés vers les hôtels favoris de votre société et conformes à votre politique.

 

Prestataires

Une part importante de votre budget sera influencée par les fournisseurs de voyage d’affaires que vous aurez choisi. Comprenez-ici les compagnies aériennes, les établissements hôteliers et les moyens de transports utilisés sur place. Un choix de prestataire judicieux pourra venir réduire considérablement les dépenses de chaque voyage.

 

Ces indicateurs de performance clés vous dévoileront comment négocier les meilleures offres auprès des prestataires en contrôlant :

 

  • Le soutien apporté par le contrat 

Dans quelle mesure soutenez-vous vos fournisseurs de voyage d’entreprise favoris ? Divisez le montant total des réservations effectuées auprès d’un fournisseur particulier par le montant total contracté. Plus le résultat est élevé, plus le soutien apporté à ce prestataire est important, renforçant ainsi votre pouvoir de négociation auprès de celui-ci.

 

  • Les économies générées grâce au contrat

Comment se placent vos tarifs négociés auprès des compagnies aériennes, hôtelières et auprès des agences de location de voiture par rapport aux taux non-escomptés du marché actuel ? Les parties prenantes financières de votre société voudront connaître la qualité de vos accords auprès de vos fournisseurs de voyages d'entreprise.

Pour ce faire, comparez les prix contractés auprès d’un fournisseur avec leurs tarifs non-escomptés et multipliez la différence par le volume d'unité produit. Faites ce calcul pour tous les accords passés avec le fournisseur et vous connaitrez l’économie réalisée.

 

  • La satisfaction de vos voyageurs d'affaires

Vos collaborateurs sont-ils satisfaits de votre politique de voyages d’entreprise ? Il est indispensable que vos voyageurs se sentent soutenus et en sécurité lors de leurs déplacements, leur permettant ainsi de rester concentrés sur leur travail.

 

Vous pourriez mesurer la satisfaction de vos collaborateurs en menant régulièrement des enquêtes portant sur leurs avis concernant les fournisseurs de voyage que vous avez choisis, sur leur niveau de sécurité et leur avis concernant les axes d’améliorations qu’ils jugeraient nécessaires.

 

En calculant la différence entre le score de satisfaction moyen et le score de satisfaction atteignable le plus haut, vous aurez une idée des efforts à déployer afin d’améliorer la satisfaction de vos voyageurs d’affaires.

 

La sécurité  

La sécurité de vos voyageurs d'affaires doit faire partie intégrante de votre politique de voyages d'entreprise. Vos collaborateurs sont sous votre responsabilité, il est donc primordial de mettre en place des processus adéquats pour mesurer votre efficacité dans ce domaine.

 

Qu’il s’agisse d’instabilité politique ou de perturbations météorologiques, vos voyageurs d’affaires pourraient être exposés à un certain nombre de risques lors de leurs déplacements. Cet indicateur permettra de mesurer la capacité de votre entreprise à les protéger. Vous devrez contrôler:

 

  • Les informations concernant vos collaborateurs

Les profils de vos voyageurs sont-ils complets ? Disposez d'informations personnelles à jour concernant vos collaborateurs est un point essentiel pour pouvoir assurer la sécurité durant les voyages d'entreprise.

 

Vous pouvez mesurer votre progrès dans ce domaine en créant « un score d'achèvement » pour chaque profil. Vous prendrez en compte le nom, l'adresse, le numéro de téléphone ainsi que d’autres informations que vous jugerez utiles. Vous diviserez ensuite ce chiffre par le nombre le plus haut atteignable.
 

Si les profils des voyageurs sont tous complétés à 100 %, vous pourrez les joindre plus rapidement en cas d'urgence.

 

  • Leur localisation  

Savez-vous où se trouvent vos salariés quand ils voyagent ? Quand un incident survient, qu’il s’agisse d’une attaque terroriste ou d’un vol annulé, vous devrez réagir sans attendre.

 

Mesurez votre capacité à agir rapidement en divisant le nombre de voyageurs pour lesquels vous connaissez leur emplacement par le nombre total de voyageurs. CWT Messenger  peut aussi vous permettre de prendre contact immédiatement avec tous vos voyageurs à la fois où avec un collaborateur en particulier, c’est un outil idéal en cas d'urgence.

 

L’application de voyage gratuite CWT To Go permet à vos collaborateurs d’effectuer des réservations de dernière minute et de consulter les disponibilités lorsqu’il sont confrontés à des risques pendant leur déplacement, vous offrant ainsi plus de sérénité.

 

Responsabilité Sociale de l'Entreprise

La responsabilité sociale de l’entreprise est une notion très importante. Beaucoup de prospects et de clients actuels choisirons probablement une entreprise disposant d’une stratégie RSE solide affichant clairement leurs engagements face aux préoccupations sociales, environnementales, éthiques ainsi que leur attachement aux de droits de l'homme.

 

Vous pourriez par exemple définir un KPI qui mesurerai la capacité de votre entreprise à garder ses émissions de carbone au plus bas :

 

  • Visibilité sur votre empreinte carbonne

Quel est l'impact carbonique de votre programme de voyage et savez-vous réellement le calculer ? Définissez une échelle standard pour chaque poste du déplacement professionnel : le vol, les séjours à hôtel et le transport sur place, allant d’ « excellent », à « satisfaisant » et enfin pour finir « insuffisant ».

 

Attribuez-vous une évaluation « excellente » si vous utilisez un système permettant de calculer votre empreinte écologique carbonique pour chaque voyage, « satisfaisante » si vous utilisez un protocole approuvé de quantification des émissions de gaz à effet de serre et « insuffisante » si vous n'avez pas de méthode en place. Allouez des points à chaque évaluation et constatez l’amélioration de votre score au fil du temps.

 

  • Déplacement aérien ou ferroviaire ?

Combien de fois vos voyageurs choisirons-t-ils de se déplacer en train plutôt que par avion quand les deux options sont proposées ? Le mode de transport ferroviaire générant moins d’émission de carbone par passager que le voyage aérien, vous pouvez calculer les impacts environnementaux de votre programme de voyage d'entreprise en divisant le nombre de billets de train par le nombre total de billet, train et avion confondus.

 

Il est évidement quasiment impossible pour des sociétés qui organisent souvent des voyages professionnels à l'étranger de n’utiliser que le train, mais plus le résultat est important, moins votre impact sur la planète est important.

 

Ces méthodes de calculs spécifiques aux voyages d'entreprise et indicateurs de performance clés cités dans ce guide vous aideront à mesurer le succès de votre programme de voyage. Ils sont cependant donnés à titre informatif.

 

Quand il s’agit de définir les KPIs relatifs à un programme de voyage d’entreprise, il n’y a pas d’approche générale. Chaque entreprise a sa propre culture, des objectifs uniques et des collaborateurs aux profils et besoins différents. Il est important de mettre en place des indicateurs adaptés à votre société.

 

Contacter dès à présent Carlson Wagonlit Travel pour une gestion des déplacements professionnels plus efficace.

 

 

 

 

 

 

Contactez nous dès maintenant pour améliorer l'efficacité de vos voyages d'affaires.

Nom *

Prénom *

Email Professionnel *

Société *

Pays

Phone number

Dépense voyages (/an)

J'accepte d'être contacté par CWT

Déjà client ?

 
 
 
 
 
 
Thank you for your interest in CWT.
We will contact you within 3 business days.