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Voyages d'affaires : 10 choses à ne pas oublier au moment de faire sa valise

Même à l’ère digitale, il reste encore un certain nombre d’objets physiques dont on ne peut se séparer – surtout en déplacements professionnels. Oubliez votre passeport et vous manquerez votre vol, oubliez votre téléphone ou votre ordinateur portable et vous pourrez difficilement communiquer avec vos clients et collègues, oubliez des documents importants et vous pourriez risquer votre relation client. Toutes ces erreurs étant faciles à commettre, il est facile de voir ce qu’elles pourraient coûter à votre entreprise et le stress qu’elles pourraient vous causer.

Cette liste pratique vise à préparer votre valise de façon efficace afin de vous donner du temps pour vous consacrer à la préparation de votre réunion ou conférence.

Voici 10 essentiels à inclure dans votre check-list de voyage d’affaires.

1. Titres de transport

L’objet indispensable numéro un sur votre liste n’est autre que votre passeport, sans lequel vous ne pourrez pas mettre un pied dans l’avion. Pensez à conserver tous vos titres de transport – y compris vos réservations de vols, confirmations d’hôtels et détails de location de voiture (si imprimés) – au même endroit. Ainsi, vous pourrez y accéder rapidement et éviter le moment de panique dans lequel on ne trouve pas sa carte d’embarquement, par exemple.

2. Ordinateur portable ou tablette

Prendre son ordinateur portable ou tablette avec soi est une excellente façon de rester productif tout en voyageant. Que vous relisiez une présentation ou que vous tapiez vos notes de réunion, cela donnera une valeur réelle au temps de travail que vous aurez passé en déplacement. Quel que soit votre appareil de prédilection, n’oubliez pas d’emporter le chargeur correspondant. Un adaptateur est également indispensable si vous voyagez à l’étranger, alors essayez de vous en procurer un avant le jour J – cela vous fera économiser du temps, ainsi que le coût d’un adaptateur à l’aéroport.

3. Smartphone

Le smartphone est une composante indispensable de la vie professionnelle moderne. Sans le vôtre, il serait difficile de communiquer avec vos collègues ou vos clients, et à vous organiser. Téléchargez l’application de voyages d’affaires  CWT To Go™, synchronisez votre téléphone avec votre calendrier professionnel et ainsi recevoir tous les rappels essentiels pour bien suivre votre emploi du temps et itinéraires de déplacements.

4. Accès Wi-Fi

Pensez à vos besoins en accès internet sans fil si vous devez travailler à distance, trouver votre chemin ou appeler votre famille. À l’hôtel, l’accès au Wi-Fi n’est pas toujours gratuit et,  dans certains établissements, peut se révéler coûteux. Les principaux opérateurs vendent des cartes internet utilisables sur tous ses appareils, tandis que le Wi-Fi de l’hôtel n’est souvent disponible que depuis un seul appareil. En vous inscrivant à CWT Hotel Intel™ , vous avez accès à un répertoire des hôtels du monde entier et aux avis des voyageurs d’affaires à leur sujet. Cela vous permet de voir quels hôtels sont les mieux classés en termes d’options Wi-Fi et de bien choisir votre hébergement avant de réserver votre séjour.  

5. Vêtements et accessoires

Emportez la bonne garde-robe. S’équiper de la veste, de la paire de chaussures ou des accessoires adéquats peut faire toute la différence lors d’un voyage professionnel intensif, y compris lors des apéritifs ou restaurants de dernière minute, connus pour leurs effets positifs sur le développement du réseau professionnel. Pour cela, vous avez autant besoin de tenues professionnelles formelles que décontractées, sans oublier sous-vêtements, chaussettes et pyjama. Consultez la météo de votre destination avant le départ – s’il y a du vent et de la pluie, prévoyez un imperméable ou un parapluie. De même, n’oubliez pas que les produits d’hygiène comme le shampoing, l’après-shampoing ou le dentifrice ne sont pas toujours fournis par l’hôtel, pensez alors à emmener les vôtres.        

6. Portefeuille ou portemonnaie

Penser à prendre son portefeuille ou porte-monnaie fait partie du kit indispensable des voyageurs d’affaires. Sans cela, le paiement pourrait se révéler difficile. Par ailleurs, même s’il est probable que vous régliez par carte la majorité du temps, il est toujours bon d’avoir des espèces sur soi (monnaie et billets de faible dénomination pour régler les petites dépenses). En règle générale, ne prenez avec vous que ce dont vous êtes sûr(e) d’avoir besoin (cela vaut aussi pour les cartes) et ne prenez qu’une poignée d’espèces dans la devise locale – cela limitera les dommages si votre portefeuille venait à être perdu ou volé. Enfin, assurez-vous de toujours avoir votre portefeuille ou porte-monnaie à portée de main : dans la poche de votre veste ou de votre pantalon, de manière à pouvoir vous acquitter de vos dus sans encombre.

7. Pastilles à la menthe

Dans le monde des affaires, il est d’autant plus important de faire une première impression irréprochable – on ne sait jamais sur qui on va tomber, et si cette personne est un client ou un partenaire potentiel important, la dernière chose dont on veut se soucier, c’est de la fraîcheur de son haleine. Cet essentiel d’hygiène est toutefois facilement négligé, alors n’oubliez pas d’emporter un paquet de pastilles à la menthe (le chewing-gum étant susceptible de faire mauvaise impression) pour rafraîchir votre haleine régulièrement et en particulier après les repas.   

8. Polycopiés

Demandez-vous : quels sont les documents dont vous aurez besoin durant votre déplacement ? Polycopiés de présentation ou agenda de réunions, ils représentent une composante essentielle de la réussite de votre déplacement. Bien sûr, il est possible qu’une imprimante soit disponible à votre destination pour les imprimer sur place, mais pourquoi laisser ça au hasard ? Imprimer le nécessaire ne vous prendra que quelques minutes et vous vous sentirez mieux en sachant que c’est prêt lorsque vous arriverez à destination.  

9. Fournitures

Pensez également aux fournitures de bureau qui vous seront utiles pendant votre voyage. Cela peut paraître évident, mais si votre déplacement inclut un rendez-vous client, il vous faudra un bloc-notes et un stylo pour prendre note de tout plan d’action et vous assurer d’avoir l’air organisé. De quelles autres fournitures pourriez-vous avoir besoin ? Des notes repositionnables pour vous servir de rappels visuels express, des trombones pour assembler des documents et des chemises pour les protéger. Inutile de prendre tout un magasin de fournitures dans votre valise, mais quelques articles pratiques s’avèreront utiles.  

10. Business cards

Même si vous prévoyez de retrouver des visages familiers au cours de votre déplacement, n’omettez pas d’inclure quelques cartes de visite dans vos bagages. On ne peut jamais prévoir les rencontres pouvant se révéler être des atouts précieux pour son réseau professionnel, et dans ce cas-là, on veut être sûr(e) de laisser ses coordonnées . Emportez une liasse de cartes suffisamment généreuse pour ne pas en manquer, glissez-en dans la poche de votre veste, dans votre mallette ou sacoche d’ordinateur ainsi que dans votre portefeuille ou porte-monnaie. Ainsi, vous serez toujours prêt à saisir l’opportunité d’établir une nouvelle connexion. Les cartes de visite sont les bienvenues lors de conférences et font d’excellents badges.

 

Une fois vérifié avoir inclus tous les éléments figurant sur notre check-list du parfait voyage d’affaires, n’oubliez pas de revérifier.

 

Faire sa valise pour un déplacement d’une nuit  

Si vous prévoyez de passer une nuit sur place, n’emportez qu’un bagage à main. Cela vous fera économiser du temps à votre arrivée et éliminera le risque que votre bagage ne se perde. Par conséquent, n’emportez avec vous que le strict minimum : des vêtements de rechange et vos essentiels de toilette, votre téléphone, votre ordinateur portable et un bloc-notes avec un stylo. Tenez vos contacts informés de là où vous vous trouvez, en vous assurant que la personne responsable des déplacements dans votre entreprise connaît votre itinéraire de voyage. Emportez le minimum d’espèces et de cartes bancaires nécessaire dans votre portefeuille ou porte-monnaie.

Déplacements de 3, 4 ou 5 jours

La liste des indispensables est naturellement plus longue pour les déplacements d’une durée de plusieurs jours. En plus des essentiels mentionnés précédemment, vous aurez besoin d’une combinaison de tenues habillées et décontractées. Si votre voyage comprend plus d’une destination, pensez à comment vous fournir en internet sans interruption – une carte Wi-Fi ou un hotspot vous permettront de rester productif en toutes circonstances et en contact avec les bonnes personnes.  

 

 

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